Podpisanie umowy jest kluczowym elementem decydującym o momencie jej zawarcia. Nie zawsze jednak możliwe jest, aby dwie strony zobowiązania podpisały kontrakt w tej samej chwili. Co zrobić, gdy jedna osoba nie może podpisać umowy własnoręcznie?
Czym jest podpisanie umowy?
Podpis umowny jest powszechnie rozumiany jako forma akceptacji umowy przez daną osobę. Poniekąd jest to oczywiście prawdziwe twierdzenie, choć warto dodać, że w przypadku umów, które występują w formie pisemnej (tak zwykłej, jak i kwalifikowanej). Jeśli chodzi o formę ustną, która jest dopuszczalna także dla niektórych umów cywilnoprawnych podpis nie ma żadnego znaczenia – w takim przypadku zobowiązanie zostaje bowiem zaciągnięte w chwili ustnego wyrażenia woli wobec drugiego kontrahenta.
Podpis na umowie powinien być złożony tylko przez osobę posiadającą pełną zdolność do czynności prawnych lub taką, która posiada odpowiednie umocowanie do reprezentacji innego podmiotu (np. spółki prawa handlowego, stowarzyszenia, fundacji czy wreszcie mocodawcy będącego inną osobą fizyczną).
Podpis musi wyrażać pełne imię i nazwisko danej osoby, może być przy tym złożony w dowolnej części umowy, choć powszechnie pojawia się on na samym końcu kontraktu. Podpisanie umowy nie może być utożsamiane z parafą, która jest tylko formą zapoznania się danej osoby z treścią umowy, a nie jej pełną akceptacją.
Co, jeśli ma miejsce brak podpisu na umowie?
Jeśli dana osoba z różnych przyczyn nie może stawić się na podpisanie umowy – choć chce to zrobić – istnieje kilka rozwiązań takiej sytuacji:
- strona, która nie może złożyć własnoręcznego podpisu, ma prawo wyznaczyć swojego pełnomocnika, który zaopatrzony w odpowiedni dokument złoży na kontrakcie swój podpis z zaznaczeniem, że działa w imieniu i na rzecz swojego mocodawcy. Pamiętajmy, że pełnomocnictwo musi mieć taką samą formę jak umowa, która będzie podpisywana (np. w przypadku umowy sprzedaży nieruchomości, która musi zostać zawarta w formie aktu notarialnego, pełnomocnictwo również musi być notarialne. Z kolei przy umowie sprzedaży samochodu wystarczające już jest pełnomocnictwo w zwykłej formie pisemnej);
- strona, która nie może złożyć osobiście podpisu na umowie, ma prawo uczynić to przy pomocy odpowiednich narzędzi elektronicznych. Do najpopularniejszych metod w tym zakresie zaliczymy podpis poprzez platformę ePUAP, elektroniczny kwalifikowany podpis certyfikowany lub platformę autoryzującą podpisy elektroniczne. Pamiętajmy, że własnoręczne podpisanie umowy, a następnie jej zeskanowanie i wysłanie mailem do kontrahenta, nie może być uznane za wiążące. Podobnie będzie, gdy strona „podpisze” dokument pismem maszynowym/ komputerowym. Zgodnie z treścią art. 781 Kodeksu cywilnego do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej;
- strona, która nie może stawić się w danym miejscu na podpisanie umowy, ma prawo zrobić to w miejscu, w którym aktualnie przebywa, a następnie odesłać dwa podpisane egzemplarze umowy do swojego kontrahenta. Ten następnie składa swoje podpisy, zachowuje jedną wersję umowy, a drugą odsyła z powrotem do nadawcy. W ten sposób możliwe jest podpisywanie umów przez osoby mieszkające od siebie w znacznych odległościach i którym nie spieszy się z podpisaniem kontraktu.
Jakie skutki prawne niesie za sobą brak podpisu na umowie?
Jeśli na danej umowie nie będziemy mieli podpisu wszystkich stron, to taką sytuację powinniśmy traktować jako brak zaciągnięcia zobowiązania. W przypadku umów dwustronnych (np. umowy sprzedaży) brak podpisu którejkolwiek ze stron będzie oznaczał brak całej transakcji, choć jeśli dana umowa mogłaby być zawarta w formie ustnej, to tutaj okoliczności danej sprawy mogą przesądzić o uznaniu umowy za zawartą.
Przykład 1.
Jan pożyczył Piotrowi 500 zł z zastrzeżeniem, że ten odda mu całą kwotę w ciągu najbliższych 2 miesięcy. Mężczyźni postanowili, że w ciągu 3 dni od przekazania pieniędzy Piotrowi dla pewności podpiszą jeszcze umowę w formie pisemnej. Jan przygotował odpowiedni kontrakt i umieścił na nim swój podpis, następnego dnia przekazał umowę Piotrowi do podpisu. Piotr, tłumacząc się brakiem czasu, stwierdził, że podpisze umowę w domu i odeśle ją Janowi jak najszybciej. Ostatecznie umowy jednak nie podpisał, licząc na to, że w takim przypadku nie będzie musiał oddawać pożyczonych pieniędzy. Piotr odpowiada jednak za zwrot pożyczki, ponieważ umowa tego rodzaju opiewająca do kwoty 1 000 zł może być zawarta w formie ustnej. Brak podpisu Piotra na przygotowanej umowie nic w tej sytuacji nie zmienia i zobowiązanie jest ważne od samego początku.
Przykład 2.
Jan pożyczył Piotrowi 1 200 zł z zastrzeżeniem, że ten ma mu oddać całą kwotę w ciągu najbliższego miesiąca. Świadkiem pożyczki była siostra Jana – Magdalena. Jan poprosił Piotra o przygotowanie umowy pożyczki na piśmie, jednak ten zapomniał o spełnieniu tej prośby. W tej sytuacji można uznać, że umowa nie została w ogóle zawarta, ponieważ pożyczka przekraczająca wartość 1 000 zł musi zostać udokumentowana umową w formie pisemnej, co w omawianym przypadku niestety nie nastąpiło. Odzyskanie pieniędzy przez Jana będzie możliwe, choć bardzo utrudnione, ponieważ Piotr będzie mógł bronić się przed sądem tym, że otrzymał od Jana pieniądze w formie darowizny, a nie pożyczki.
Podsumowując, podpis na umowie jest formą wyrażenia oświadczenia woli przez stronę, że zgadza się ona na warunki zawarte w kontrakcie i w ten sposób zaciąga zobowiązanie. Podpisanie umowy jest istotne przede wszystkim dla umów, które muszą występować w formie pisemnej. Jeśli chodzi o te, które mogą być zawierane w formie ustnej, podpis nie ma właściwie większego znaczenia. Brak podpisu na umowie to tak naprawdę brak powstania zobowiązania. Jeśli dana strona nie może podpisać umowy własnoręcznie, wówczas może wyznaczyć do tego zadania swojego pełnomocnika. Może również podpisać umowę w formie elektronicznej lub osobiście wysyłając ją później do drugiego kontrahenta.
