Zawieranie umów między spółką z ograniczoną odpowiedzialnością a członkiem jej zarządu jest obwarowane koniecznością spełnienia wymogów przewidzianych przez przepisy Kodeksu spółek handlowych. Niespełnienie tych przesłanek grozi nieważnością umowy zawartej z naruszeniem tych przepisów. Jak prawidłowo powinien zostać ustanowiony pełnomocnik spółki? Kto udziela takiego pełnomocnictwa? Odpowiedź poniżej.
Pełnomocnik spółki w trybie art. 210 ksh
Zgodnie z art. 210 § 1 ksh w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Celem wprowadzenia regulacji określonej w art. 210 § 1 ksh była ochrona spółki, jej wspólników i wierzycieli przed niekorzystnymi dla spółki decyzjami jej zarządu. Przepis art. 210 ksh nie wymaga, aby sprzeczność taka rzeczywiście występowała, ponieważ wystarczy zaistnienie tylko potencjalnej kolizji indywidualnych interesów członków zarządu z interesem samej spółki.
Jak wskazuje Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 6 marca 2019 roku, V ACa 98/18: „Zwrot »w umowie między spółką a członkiem zarządu«, o którym mowa w art. 210 § 1 k.s.h., oznacza wszystkie czynności prawne związane z taką umową, a także wszystkie akty wiedzy związane z taką umową, tj. zawarcie tej umowy, jej zmianę, odstąpienie od niej przez spółkę, członka zarządu czy inną stronę, wypowiedzenie jej przez spółkę, członka zarządu czy inną stronę, rozwiązanie jej za porozumieniem stron, uchylenie się od złożonego pod wpływem błędu oświadczenia woli, zgłoszenie wady, potrącenie, zgłoszenie zarzutu przedawnienia, uznanie roszczeń, zawarcie ugody itp.”.
Natomiast pod pojęciem „sporu”, o którym mowa w art. 210 § 1 ksh, rozumie się wszelkie postępowania sądowe, zarówno procesowe, jak i nieprocesowe, a w przypadku postępowania procesowego – zarówno sytuację, gdy spółka i członek jej zarządu występują po przeciwnych stronach (powoda i pozwanego), jak i wtedy, gdy występują wobec siebie w innych relacjach (strona – interwenient przystępujący do sprawy po drugiej stronie).
Zgodnie z art. 210 § 1 ksh w umowie między spółką z o.o. a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Przepis ten ma charakter bezwzględnie obowiązujący, wobec czego zawarcie umowy w imieniu spółki między innym podmiotem niż określony tym przepisem, tj. radą nadzorczą lub pełnomocnikiem powołanym uchwałą wspólników a członkiem zarządu należy uznać za czynność bezwzględnie nieważną, która nie może zostać konwalidowana.
W każdym przypadku zawarcia przez członka zarządu umowy ze spółką, w której sprawuje on swą funkcję, istnieje konieczność zachowania rygorów określonych w art. 210 ksh, bez względu na to, czy dana czynność należy do kategorii tzw. czynności wewnętrznych, czy czynności zewnętrznych. W konsekwencji dla oceny podstaw stosowania art. 210 ksh nie ma znaczenia okoliczność wystąpienia albo niewystąpienia in casu ryzyka zagrożenia interesów spółki, ponieważ działanie tego unormowania ma na celu zapobieżenie potencjalnemu konfliktowi interesów, a nie tylko konkretnym przejawom takiego konfliktu. Zatem nawet gdy z powodu charakteru danej czynności lub wywołanych przez nią skutków prawnych wskazane ryzyko in concreto nie zachodzi, konieczne jest wdrożenie trybu przewidzianego w art. 210 ksh, ponieważ członek zarządu nie jest uprawniony do reprezentacji spółki w razie zawierania umowy, której drugą stroną miałby być on sam.
Podstawowym skutkiem niezastosowania się do zasad określonych w art. 210 § 1 ksh jest bezwzględna nieważność dokonanej czynności na podstawie art. 58 Kodeksu cywilnego w związku z art. 2 ksh.
Pełnomocnik spółki, o którym mowa w art. 210 ksh, nie może być utożsamiany z pełnomocnikiem uregulowanym w art. 98-109 kc, już choćby z tej przyczyny, że pełnomocnik, o którym mowa w art. 210 § 1 ksh ustanowiony jest uchwałą zgromadzenia wspólników – a zatem w drodze uchwały organu, który co do zasady nie jest uprawniony do reprezentowania spółki (spółkę – zgodnie z art. 201 § 1 ksh – reprezentuje zarząd).
Czy zgromadzenie wspólników może udzielić pełnomocnictwa do zawarcia umowy innemu członkowi zarządu?
W przypadku istnienia zarządu wieloosobowego pełnomocnictwo upoważniające do działania za spółkę z o.o. nie może być udzielone innemu członkowi zarządu, zatem członek zarządu nie może reprezentować spółki w umowie z innym członkiem zarządu. Nietrafne jest zatem stanowisko prezentowane przez niektórych w doktrynie dopuszczające możliwość udzielenia takiego pełnomocnictwa innemu członkowi zarządu, oparte na milczeniu ustawodawcy, który explicite nie wypowiada tego zakazu. Skoro ratio legis unormowania zawartego w art. 210 § 1 ksh polega na wyeliminowaniu konfliktu interesów pomiędzy członkami zarządu z jednej i spółką z drugiej strony, to nie wymaga uzasadnienia stwierdzenie, że zagrożenie interesów spółki nie ustaje w przypadku gdy w umowach z członkami zarządu reprezentuje ją, występujący jako pełnomocnik, inny członek tego organu.
Umowa między spółką a jedynym członkiem zarządu będącym jedynym wspólnikiem
Zgodnie z art. 210 § 2 ksh w przypadku gdy wspólnik, o którym mowa w art. 173 § 1, jest zarazem jedynym członkiem zarządu, przepisu § 1 się nie stosuje. Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Czynność prawna dokonana między jedynym wspólnikiem będącym jedynym członkiem zarządu a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. Artykuł 210 § 2 ksh nie przewiduje żadnych wyjątków w zakresie tej formy. Dlatego skutkiem niezachowania formy przewidzianej w art. 210 § 2 zdanie drugie ksh (formy aktu notarialnego) jest bezwzględna nieważność dokonanej czynności prawnej. Przepis ten ma zastosowanie tylko do spółek jednoosobowych i tych, w których spółka jest obok wspólnika własnym wspólnikiem, a także dotyczy wszelkiego rodzaju umów zawieranych z członkami zarządu: umów o pracę, o zarządzanie, o dzieło, zlecenia.
