Tłumaczenie zagranicznych dokumentów pracownika

Podejmując zatrudnienie, każdy pracownik musi liczyć się z dostarczeniem pracodawcy wymaganych dokumentów do akt osobowych. Czy tłumaczenie zagranicznych dokumentów pracownika jest obowiązkiem pracownika czy pracodawcy? W artykule szczegóły!

Dokumenty pracownicze związane ze stosunkiem pracy

Przypomnieć należy, że akta osobowe każdego pracownika obejmują następujące 4 części:

część A, w której przechowywane są oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
część B, w której przechowywane są oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
część C, w której przechowywane są oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
część D, w której przechowywane są odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Pracownik, który podjął zatrudnienie u nowego pracodawcy, ma obowiązek przedstawienia mu dokumentów niezbędnych do ustalenia uprawnień pracowniczych. Wymagane jest przedłożenie nowemu pracodawcy świadectwa pracy z ostatniego miejsca pracy, gdy okres zatrudnienia zakończył się w roku kalendarzowym podjęcia kolejnej pracy. Jest to niezbędne do ustalenia przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu oraz w celu określenia dotychczas osiągniętego zarobku, co ma znaczenie przy określaniu podstaw składek emerytalno-rentowych, jak również jest potrzebne do określenia prawidłowej wysokości stawki zaliczki na podatek dochodowy.

Zobacz też:

Czym jest całkowita nieściągalność składek i w jaki sposób może skutkować?

Dokumentowanie okresów zatrudnienia na potrzeby uprawnień pracowniczych

Przepisy prawa nie nakładają na pracowników konieczności przedkładania kopii wszystkich świadectw pracy czy dyplomów, jednak w praktyce okazuje się to niezbędne przede wszystkim przy wyliczaniu przysługującemu pracownikowi wymiaru urlopu.

Zgodnie z Kodeksem pracy wymiar urlopu wynosi:

20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Przy czym do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy.

Pamiętać należy, że przepisy Kodeksu pracy pozwalają na wliczenie do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, okresów nauki na poniższych zasadach:

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się przewidziany programem nauczania czas trwania nauki w zasadniczej lub innej równorzędnej szkole zawodowej, ale nie więcej jednak niż 3 lata.
W przypadku ukończenia średniej szkoły zawodowej do okresu pracy, od którego uzależniony jest wymiar urlopu, wlicza się przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, ale nie więcej jednak niż 5 lat
Ukończenie średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych skutkuje doliczeniem do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, 5 lat.
Absolwentowi średniej szkoły ogólnokształcącej do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, wlicza się 4 lata.
Osoby, które ukończą szkołę policealną do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, będą miały doliczone 6 lat.
Do okresu pracy, od którego uzależniony jest urlop w przypadku absolwentów szkoły wyższej, wlicza się dodatkowo 8 lat.

Wskazane okresy nauki nie podlegają sumowaniu.

Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, wówczas do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.

Z powyższego wynika, że pracownik, który chce korzystać z wyższego wymiaru urlopu, musi przedłożyć pracodawcy dokumenty dotyczące jego zatrudnienia i/lub edukacji, celem wykazania, że posiada udokumentowany staż pracy uprawniający do 26 dni urlopu.

Tłumaczenie zagranicznych dokumentów pracownika

Pojawia się pytanie, co w sytuacji, kiedy pracownik ma zagraniczne dokumenty – czy to dokumenty szkolne świadectwo lub dyplom, lub świadectwo pracy?

Zgodnie z ustawą o języku polskim na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy oraz umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Kontrolę używania języka polskiego w powyższym zakresie powierzono Państwowej Inspekcji Pracy.

Dokumenty związane z prawem pracy muszą być sporządzone w języku polskim. Dlatego pracodawca może żądać tłumaczeń dokumentów pracownika, jeżeli są one sporządzone w języku obcym. Jest to istotne, gdyż od nich uzależnione jest określenie niektórych uprawnień pracowniczych.

Przepisy prawa nie nakładają obowiązku, aby treść zagranicznych dokumentów pracownika była przetłumaczona w formie tłumaczenia przysięgłego sporządzonego przez tłumacza przysięgłego.

Jednakże tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego ma większą wiarygodność i pozwala uniknąć wątpliwości co do zapisów zawartych w treści danego dokumentu pracownika.

Poza tym tłumaczenie przysięgłe daje pewność, że zawiera ono dokładny przekład zapisów dokumentu z języka obcego na język polski, co tłumacz poświadcza własnoręcznym podpisem i za co bierze odpowiedzialność. W przypadku tłumaczeń dokonywanych przez inne osoby, zwłaszcza w przypadku języków, które nie są popularne, pracodawca może otrzymać tłumaczenie niezgodne z prawdą, co będzie trudno mu zweryfikować samodzielnie.

Dopuszczalne jest dokonanie tłumaczenia dokumentów przez dowolną osobę, w tym przez samego pracownika lub pracodawcę.

Przykład 1.

Pan Andrzej prowadzi firmę budowlaną. W ostatnim czasie chciał on zatrudnić przy pracach na budowie pracowników, którzy wcześniej pracowali przy wznoszeniu budynków w Niemczech. Pracownicy posiadają dokument Arbeitsbescheinigung, czyli niemieckie świadectwo pracy wystawianie im przez pracodawcę po zakończeniu stosunku pracy. Wskazać należy, że pracownicy, którzy chcą pracować dla pana Andrzeja, zaraz po szkole wyjechali pracować w Niemczech – dlatego, aby mogli uzyskać wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego, muszą przedłożyć posiadane dokumenty polskiemu pracodawcy. W takim wypadku pracodawca ma podstawy do żądania ich tłumaczenia. Pracownicy przetłumaczyli je samodzielnie, gdyż po długim pobycie w Niemczech nauczyli się języka niemieckiego. W tym przypadku brak jest podstaw, aby polski pracodawca zakwestionował ten dokument wraz z tłumaczeniem.

Dokumentowanie zagranicznego zatrudnienia

Jeśli chodzi o zagraniczne zatrudnienie, to jego dokumentowanie jest dosyć elastyczne, także na potrzeby stosunku pracy w Polsce.

Zgodnie z przepisami ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy udokumentowane okresy zatrudnienia, przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego, są zaliczane do okresów pracy w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie uprawnień pracowniczych.

Dlatego pracownik dysponujący zagranicznymi świadectwami pracy lub innymi dokumentami związanymi ze stosunkiem pracy powinien przekazać je pracodawcy. Przepisy nie nakładają wprost przekazania tych dokumentów wraz z ich tłumaczeniami, jednak z uwagi na zapisy ustawy o języku polskim jest to zasadne.

Wątpliwość może wzbudzać to, na kim ciąży obowiązek przetłumaczenia zagranicznych dokumentów dotyczących zatrudnienia.

Powszechnie wskazuje się, że pracodawca może żądać od pracownika okazania przetłumaczonego dokumentu zagranicznego dokumentującego zatrudnienie. Jako podstawę prawną w takim przypadku wskazać należy art. 6 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy.

Zgodnie bowiem z art. 6 kc ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne. Uprawnienia pracownicze to korzyści dla pracowników, dlatego też to pracownik powinien należycie udokumentować staż pracy poza Polską i przedłożyć tłumaczenie zagranicznych dokumentów.

Pamiętać należy, że w przypadku pracowników, którzy wcześniej pracowali poza Polską, nie zawsze będą dysponowali oni zagranicznym odpowiednikiem świadectwa pracy. Każde państwo posiadające swój system prawa pracy reguluje według swojego uznania i potrzeb dokumenty potwierdzające zatrudnienie. Dlatego też potwierdzenie okresów zatrudnienia pracownika poza granicami Polski będzie wynikało z wewnętrznych przepisów kraju, w którym praca była wykonywana.

Oznacza to nie nic innego, jak to, że zatrudniając pracownika z zagranicznym stażem pracy, pracodawca nie może wymagać żądania od niego wyłącznie świadectwa pracy.

Aktualnie obowiązujące regulacje prawne nie określają katalogu dokumentów zagranicznych pracownika, które pozwalałyby na wykazanie mu okresów zatrudnienia poza Polską.

Obowiązkiem pracodawcy jest ustalenie faktu zatrudnienia oraz jego charakteru i okresu zatrudnienia poza Polską, a to nastąpić może w zasadzie na podstawie każdego dokumentu związanego z zagranicznym stosunkiem pracy.

Dokumentami potwierdzającymi zagraniczne okresy pracy będą m.in.:

umowa o pracę,
zaświadczenie wystawione przez zagranicznego pracodawcę,
odcinki wypłat wynagrodzenia,
zaświadczenia dotyczące podlegania ubezpieczeniu społecznemu,
kopie otrzymywanych od zagranicznego pracodawcy formularzy rozliczeniowych,
referencje zagranicznego pracodawcy.

Przy czym w przypadku tych dokumentów również wymagane będzie ich przetłumaczenie.

Przykład 2.

Pan Andrzej prowadzi firmę budowlaną. W ostatnim czasie chciał on zatrudnić przy pracach na budowie pracowników, którzy wcześniej pracowali przy wznoszeniu budynków w Niemczech. Pracownicy przedłożyli mu kopie umów wraz z tłumaczeniem, w celu ustalenia ich uprawnień pracowniczych. Pan Andrzej zakwestionował je i zażądał od nich świadectw pracy, których oni nie posiadali. Pan Andrzej powinien uwzględnić przedłożone przez pracowników umowy o pracę jako dokumenty pracownicze dowodzące okres zatrudnienia zagranicznego.

Podsumowując, tłumaczenie zagranicznych dokumentów pracownika na potrzeby stosunku pracy jest uzasadnione w świetle przepisów ustawy o języku polskim, przy czym ciężar dokonania tłumaczenia spoczywa na pracowniku, co nie wyklucza możliwości przejęcia tego obowiązku przez pracodawcę.

Polecamy:

Korekta rocznej składki zdrowotnej - najważniejsze informacje