Kto ponosi odpowiedzialność za akta pracownika w biurze rachunkowym?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Pracodawca jest zobowiązany zgodnie z przepisami prawa prowadzić dokumentację pracowniczą. Kto jednak ponosi odpowiedzialność za akta pracownika, gdy pracodawca zleca usługi kadrowo-płacowe biuru rachunkowemu? Sprawdź w poniższym artykule.

Odpowiedzialność za akta pracownika a obowiązek pracodawcy

Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca zobowiązany jest prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).

Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może powierzyć podmiotom trzecim obowiązków związanych z prowadzeniem tej dokumentacji. Przepisy prawa nie zabraniają outsourcowania tego procesu.

W razie podjęcia decyzji przez pracodawcę o powierzeniu biuru rachunkowemu obowiązków dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej zakres obowiązków i odpowiedzialności zależy od uregulowań zawartych w umowie między tymi podmiotami.

Biuro rachunkowe może na zlecenie pracodawcy wykonywać obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej ciążące zgodnie z przepisami na pracodawcy. Biuro rachunkowe należy w takim wypadku traktować jak podwykonawcę. Obowiązki i zakres upoważnienia biura powinny jasno wynikać z umowy.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – zakres obowiązków

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej składa się z 2 elementów:

  • prowadzenia akt osobowych,

  • prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Jeżeli pracodawca i biuro rachunkowe tak postanowią, w umowie o obsługę kadrowo-płacową biuro rachunkowe może być odpowiedzialne za realizację obowiązków pracodawcy w zakresie prowadzenia akt osobowych.

Obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika będzie polegać na prowadzeniu dokumentacji pracowniczej zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 roku.

Zgodnie z ww. rozporządzeniem akta osobowe to dokumentacja pracownicza składająca się z 4 części oznaczonych od A do D. W części A dokumentacji należy zamieszczać oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. Z kolei w części B biuro rachunkowe będzie zamieszczać oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. W części C akt pracowniczych należy natomiast zamieścić oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. W części D akt osobowych biuro będzie zamieszczać odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Biuro rachunkowe, w zakresie, w jakim zobowiązanie takie wynika z umowy z pracodawcą, może być również odpowiedzialne za prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika zatrudnionego u pracodawcy dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w której skład wchodzą:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;

  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

  • karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;

  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Obowiązki związane z zabezpieczeniem dokumentacji pracowniczej

Biuro rachunkowe, prowadząc dokumentację pracowniczą, powinno zapewniać odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Powyższe wynika np. z obowiązku dokładania, przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, należytej staranności uwzględniającej profesjonalny charakter wykonywanych przez biuro rachunkowe usług. Warto jednak wprowadzić wprost do umowy między pracodawcą a biurem rachunkowym obowiązek przestrzegania standardów wynikających w tym zakresie z przepisów prawa.

Wykonywanie obowiązków pracodawcy związanych z odbiorem dokumentacji

Biuro rachunkowe, wykonując obowiązki ciążące na pracodawcy, może również, jeżeli taki zakres obowiązków wynika z umowy z pracodawcą, doręczać, za pokwitowaniem, pracownikowi albo byłemu pracownikowi informację bądź zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.

Doręczeń dokonuje się osobiście albo za pośrednictwem:

  • operatora pocztowego w rozumieniu Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe;

  • osoby upoważnionej przez pracodawcę;

  • środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Wykonywanie obowiązków pracodawcy związanych z wydawaniem dokumentacji

Biuro rachunkowe, jeżeli tak wynika z umowy z pracodawcą, może również wykonywać ciążący na pracodawcy obowiązek wydawania dokumentacji pracowniczej:

  • pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo innym osobom wskazanym w przepisach kp;

  • osobie upoważnionej przez pracownika albo byłego pracownika, albo inną osobę wskazaną w przepisach kp.

Odpowiedzialność biura rachunkowego za ochronę danych osobowych pracowników

W przypadku zlecenia przez pracodawcę biuru rachunkowemu prowadzenia dokumentacji pracowniczej pracodawca powierza jednocześnie do przetwarzania dane osobowe pracowników.

Pracodawca i biuro rachunkowe prowadzące dokumentację pracowniczą zobowiązane są zawrzeć umowę o powierzeniu danych osobowych do przetwarzania.

Umowa taka powinna stanowić w szczególności, że biuro rachunkowe:

  • przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie pracodawcy – co dotyczy też przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega biuro rachunkowe;

  • zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiążą się do zachowania tajemnicy lub będą podlegać odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;

  • podejmuje wszelkie środki wymagane na mocy art. 32 RODO;

  • przestrzega warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego wynikających z RODO;

  • biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga pracodawcy poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO;

  • uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga pracodawcy wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO;

  • po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem zależnie od decyzji pracodawcy usuwa lub zwraca mu wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo UE lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych;

  • udostępnia pracodawcy wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w niniejszym artykule oraz umożliwia pracodawcy lub audytorowi upoważnionemu przez pracodawcę przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów