Pracodawca jest zobowiązany zgodnie z przepisami prawa prowadzić dokumentację pracowniczą. Kto jednak ponosi odpowiedzialność za akta pracownika, gdy pracodawca zleca usługi kadrowo-płacowe biuru rachunkowemu? Sprawdź w poniższym artykule.
Odpowiedzialność za akta pracownika a obowiązek pracodawcy
Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca zobowiązany jest prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).
Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może powierzyć podmiotom trzecim obowiązków związanych z prowadzeniem tej dokumentacji. Przepisy prawa nie zabraniają outsourcowania tego procesu.
W razie podjęcia decyzji przez pracodawcę o powierzeniu biuru rachunkowemu obowiązków dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej zakres obowiązków i odpowiedzialności zależy od uregulowań zawartych w umowie między tymi podmiotami.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – zakres obowiązków
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej składa się z 2 elementów:
prowadzenia akt osobowych,
prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika będzie polegać na prowadzeniu dokumentacji pracowniczej zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 roku.
Zgodnie z ww. rozporządzeniem akta osobowe to dokumentacja pracownicza składająca się z 4 części oznaczonych od A do D. W części A dokumentacji należy zamieszczać oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. Z kolei w części B biuro rachunkowe będzie zamieszczać oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. W części C akt pracowniczych należy natomiast zamieścić oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. W części D akt osobowych biuro będzie zamieszczać odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Biuro rachunkowe, w zakresie, w jakim zobowiązanie takie wynika z umowy z pracodawcą, może być również odpowiedzialne za prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika zatrudnionego u pracodawcy dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w której skład wchodzą:
dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Obowiązki związane z zabezpieczeniem dokumentacji pracowniczej
Biuro rachunkowe, prowadząc dokumentację pracowniczą, powinno zapewniać odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.
Powyższe wynika np. z obowiązku dokładania, przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, należytej staranności uwzględniającej profesjonalny charakter wykonywanych przez biuro rachunkowe usług. Warto jednak wprowadzić wprost do umowy między pracodawcą a biurem rachunkowym obowiązek przestrzegania standardów wynikających w tym zakresie z przepisów prawa.
Wykonywanie obowiązków pracodawcy związanych z odbiorem dokumentacji
Biuro rachunkowe, wykonując obowiązki ciążące na pracodawcy, może również, jeżeli taki zakres obowiązków wynika z umowy z pracodawcą, doręczać, za pokwitowaniem, pracownikowi albo byłemu pracownikowi informację bądź zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.
Doręczeń dokonuje się osobiście albo za pośrednictwem:
operatora pocztowego w rozumieniu Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe;
osoby upoważnionej przez pracodawcę;
środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.
Wykonywanie obowiązków pracodawcy związanych z wydawaniem dokumentacji
Biuro rachunkowe, jeżeli tak wynika z umowy z pracodawcą, może również wykonywać ciążący na pracodawcy obowiązek wydawania dokumentacji pracowniczej:
pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo innym osobom wskazanym w przepisach kp;
osobie upoważnionej przez pracownika albo byłego pracownika, albo inną osobę wskazaną w przepisach kp.
Odpowiedzialność biura rachunkowego za ochronę danych osobowych pracowników
W przypadku zlecenia przez pracodawcę biuru rachunkowemu prowadzenia dokumentacji pracowniczej pracodawca powierza jednocześnie do przetwarzania dane osobowe pracowników.
Umowa taka powinna stanowić w szczególności, że biuro rachunkowe:
przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie pracodawcy – co dotyczy też przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega biuro rachunkowe;
zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiążą się do zachowania tajemnicy lub będą podlegać odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;
podejmuje wszelkie środki wymagane na mocy art. 32 RODO;
przestrzega warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego wynikających z RODO;
biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga pracodawcy poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO;
uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga pracodawcy wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO;
po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem zależnie od decyzji pracodawcy usuwa lub zwraca mu wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo UE lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych;
udostępnia pracodawcy wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w niniejszym artykule oraz umożliwia pracodawcy lub audytorowi upoważnionemu przez pracodawcę przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji.
