Służba wojskowa wiąże się w oczywisty sposób z zaprzestaniem wykonywania pracy przez osoby do niej powołane, a pozostające wcześniej w zatrudnieniu. Okres służby podlega odpowiedniemu odnotowaniu w dokumentach rozliczeniowych z zakresu ubezpieczeń społecznych oraz w świadectwie pracy. Jakie konsekwencje niesie za sobą pracownik powołany do wojska? Jak wykazać służbę w świadectwie pracy i RSA? O tym w artykule poniżej.
Pracownik powołany do wojska a bezpłatny urlop
Zgodnie z art. 304 ust. 1 i art. 305 ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2022 roku o obronie Ojczyzny pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu bezpłatnego pracownikowi powołanemu do pełnienia:
dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej;
terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, z wyjątkiem służby pełnionej jednorazowo w czasie lub dniu wolnym od pracy – na wniosek, a w przypadku wezwania w trybie natychmiastowego stawiennictwa – na podstawie zawiadomienia szefa wojskowego centrum rekrutacji.
Dobrowolna zasadnicza służba wojskowa jest pełniona przez okres do 12 miesięcy. W czasie jej pełnienia realizuje się: szkolenie podstawowe w wymiarze do 28 dni zakończone przysięgą wojskową i wydaniem książeczki wojskowej oraz szkolenie specjalistyczne w wymiarze do 11 miesięcy. Czas trwania dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej może być skrócony dla osób będących absolwentami szkół ponadpodstawowych: realizujących programy innowacyjne lub eksperymentalne przysposobienia obronnego lub edukacji w dziedzinie obronności państwa, pobierających i kończących naukę w oddziale przygotowania wojskowego, realizujących programy edukacyjne związane z obronnością państwa, nadzorowane przez Ministra Obrony Narodowej (art. 143 ust. 1 i 2, art. 144 ustawy o obronie Ojczyzny).
Rotacyjna terytorialna służba wojskowa jest pełniona w jednostce wojskowej albo innym miejscu określonym przez dowódcę jednostki wojskowej w określonych przez niego dniach służby, co najmniej raz w miesiącu przez okres 2 dni w czasie wolnym od pracy. W pozostałe dni terytorialną służbę wojskową pełni się dyspozycyjnie – poza jednostką wojskową, pozostając w gotowości do stawienia się do służby pełnionej rotacyjnie w terminie i miejscu wskazanych przez dowódcę jednostki wojskowej (art. 171 ust. 2 i 4 ustawy o obronie Ojczyzny).
Imienny raport miesięczny
Zgodnie z art. 41 ust. 1 Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek przekazuje do ZUS-u imienne raporty miesięczne – dokumenty ZUS RSA – po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek:
do 5. dnia każdego miesiąca – jednostki i zakłady budżetowe;
do 15. dnia każdego miesiąca – płatnicy posiadający osobowość prawną (m.in. spółki kapitałowe – spółki akcyjne i spółki z o.o., spółdzielnie, stowarzyszenia, fundacje, jednostki samorządu terytorialnego, uczelnie wyższe, Kościoły, ZUS, ZOZ itp.),
do 20. dnia każdego miesiąca – pozostali płatnicy składek – m.in. płatnicy opłacający wyłącznie składki na własne ubezpieczenia (wspólnicy spółek), przedsiębiorcy i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe: jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna
– (art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, patrz również Ogólne zasady wypełniania i korygowania dokumentów ubezpieczeniowych, poradnik ZUS).
Imienny raport miesięczny zawiera:
dane organizacyjne,
dane identyfikacyjne płatnika składek,
dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej,
rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek i zestawienie wypłaconych świadczeń/wynagrodzeń za czas absencji chorobowej.
W dokumencie ZUS RSA płatnik-pracodawca wykazuje okres urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi na czas pełnienia służby wojskowej, jako czas przerwy w opłacaniu składek.
Do oznaczenia przerwy w opłacaniu składek przewidziano następujące kody:
111 – urlop bezpłatny;
121 – urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 § 2 Kodeksu pracy („zwykły” urlop wychowawczy w wymiarze do 36 miesięcy, udzielany na okres nie dłuższy niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia);
122 – urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 § 3 kp (urlop wychowawczy w wymiarze do 36 miesięcy, udzielany na okres nie dłuższy niż do ukończenia przez dziecko 18. roku życia, gdy z powodu stanu zdrowia potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecko wymaga osobistej opieki pracownika);
151 – okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku (zgodnie z § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy);
152 – okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Okres urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi na czas pełnienia służby wojskowej należy oznaczyć w dokumencie ZUS RSA kodem 111.
Pracownik powołany do wojska a świadectwo pracy
Zgodnie z art. 97 § 1 kp w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy.
W myśl art. 97 § 2 kp w świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.
Jak stanowi § 2 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy, w świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, w tym dotyczące okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych.
Z art. 130 ustawy o obronie Ojczyzny wynika, że czynna służba wojskowa polega na pełnieniu:
zasadniczej służby wojskowej (w tym dobrowolnej i obowiązkowej);
terytorialnej służby wojskowej;
służby w aktywnej rezerwie w dniach tej służby oraz odbywaniu ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy;
zawodowej służby wojskowej;
służby w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny.
Aktywną rezerwę tworzą osoby, które zgłosiły chęć pełnienia służby w aktywnej rezerwie, złożyły przysięgę wojskową i nie pełnią innego rodzaju służby wojskowej oraz nie ukończyły 55. roku życia, a w przypadku osób posiadających stopień podoficerski lub oficerski – 63. roku życia. Pasywną rezerwę tworzą osoby, które mają uregulowany stosunek do służby wojskowej i nie pełnią innego rodzaju służby wojskowej, i nie podlegają militaryzacji oraz nie ukończyły 55. roku życia, a w przypadku osób posiadających stopień podoficerski lub oficerski – 63. roku życia (art. 131 ust. 2 i 3 ustawy o obronie Ojczyzny).
Zgodnie z przywołaną wyżej klasyfikacją rodzajów czynnej służby wojskowej zalicza się do niej m.in. wskazane na wstępie: dobrowolną zasadniczą służbę wojskową i pełnioną rotacyjnie terytorialną służbę wojskową.
We wzorze świadectwa pracy stanowiącym załącznik do rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy na zamieszczenie informacji o odbywaniu służby wojskowej przewidziano ust. 6 pkt 10, a na informację o urlopie bezpłatnym – ust. 6 pkt 2. Sposób sporządzania tych informacji zilustrowano poniższymi przykładami.
Przykład 1.
6. W okresie zatrudnienia pracownik: […]
10) odbył służbę wojskową w okresie od 20 lutego 2022 roku do 19 lutego 2023 roku
(okres odbywania czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych)
Przykład 2.
6. W okresie zatrudnienia pracownik: […]
2) korzystał z urlopu bezpłatnego w okresie od 20 lutego 2022 roku do 19 lutego 2023 roku, na podstawie art. 304 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2022 roku o obronie Ojczyzny.
(okres trwania urlopu bezpłatnego i podstawa prawna jego udzielenia)
Obowiązek udzielenia urlopu bezpłatnego pracownikowi powołanemu do odbywania dobrowolnej służby wojskowej lub terytorialnej służby wojskowej jest jednym z ustawowych instrumentów promowania sił zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej.
