Poradnik Przedsiębiorcy

Wezwanie na ćwiczenia wojskowe - jak rozliczyć ?

Wezwanie na ćwiczenia wojskowe są co do zasady obowiązkowe i pracodawca jest zobligowany zwolnić pracownika z pracy. Jak należy rozliczyć czas takiej nieobecności? Czy pracownikowi przysługuje wówczas urlop wypoczynkowy? Czy czas ćwiczeń wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze? Odpowiedź na te i wiele innych pytań, które zadają sobie pracodawcy po otrzymaniu wezwania pracownika w celu odbycia ćwiczeń wojskowych, w niniejszym artykule.

Ćwiczenia wojskowe – jakich pracowników można na nie wezwać?

Od 24 marca 2015 roku poszerzony został katalog osób, które mogą zostać wezwane w celu odbycia ćwiczeń wojskowych. Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z 11 lutego 2015 roku w sprawie wprowadzenia obowiązkowych ćwiczeń wojskowych na ćwiczenia wojskowe mogą zostać wezwani:

  • żołnierze rezerwy i osoby przeniesione do rezerwy niebędące żołnierzami rezerwy posiadające nadane przydziały mobilizacyjne

  • żołnierze rezerwy i osoby przeniesione do rezerwy niebędące żołnierzami, którym planuje się nadać takie przydziały.

Żołnierzem rezerwy jest osoba, która została przeniesiona do rezerwy po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej, natomiast osoba przeniesiona do rezerwy niebędąca żołnierzem rezerwy to osoba zdolna do służby wojskowej, lecz która jej nie odbyła i została przeniesiona do rezerwy.

 Od 24 marca 2015 roku na ćwiczenia wojskowe może zostać powołany każdy Polak do 50. roku życia zdolny do służby – zarówno ten, który odbył służbę wojskową, jak i ten, który w wojsku w ogóle nie był. 

Ile dni mogą trwać ćwiczenia wojskowe?

Ćwiczenia wojskowe mogą być:

  • jednodniowe;

  • krótkotrwałe – trwające nieprzerwanie do 30 dni;

  • długotrwałe – trwające nieprzerwanie do 90 dni;

  • rotacyjne – trwające łącznie do 30 dni i odbywane z przerwami w określonych dniach w ciągu roku kalendarzowego.

Jak rozliczyć okres odbywania ćwiczeń wojskowych w ewidencji czasu pracy?

Na czas odbywania przez pracownika ćwiczeń wojskowych pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego. Mówi o tym wprost art. 124 Ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, w którym czytamy:

„Pracodawca udziela pracownikowi powołanemu do odbycia ćwiczeń wojskowych, pełnienia okresowej służby wojskowej lub terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie urlopu bezpłatnego na okres trwania tych ćwiczeń lub służby. W czasie trwania urlopu bezpłatnego, […] pracownik zachowuje wszystkie uprawnienia wynikające ze stosunku pracy, z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia”.

Urlop bezpłatny w celu odbycia ćwiczeń wojskowych istotnie różni się od zwykłego urlopu bezpłatnego, gdyż czas jego trwania wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, np. prawo do:

  • urlopu wypoczynkowego;

  • nagrody jubileuszowej;

  • dodatku stażowego.

Pracownik nie musi także składać wniosku o urlop bezpłatny, jak ma to miejsce w przypadku urlopu bezpłatnego z art. 174 Kodeksu pracy (dalej jako kp).

W wydanym pracownikowi świadectwie pracy należy pamiętać, aby wskazać odpowiednią podstawę prawną takiego urlopu bezpłatnego, czyli art.124 Ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej.

 Urlop bezpłatny w celu odbycia ćwiczeń wojskowych należy wpisać w świadectwie pracy z podaniem odpowiedniej podstawy prawnej, aby kolejni pracodawcy czy też instytucje, np. ZUS, mieli informację, że okres tego urlopu wlicza się do stażu pracy, w odróżnieniu od zwykłego urlopu bezpłatnego udzielanego na podstawie art. 174 kp. 

Szczególne uprawnienia pracowników w okresie odbywania ćwiczeń wojskowych

Pracownik odbywający ćwiczenia wojskowe jest także pod szczególną ochroną Kodeksu pracy. Podobnie jak kobiety w ciąży, osoby na urlopie macierzyńskim i ojcowskim, czy też pracownicy w okresie ochronnym, którym brakuje mniej niż 4 lata do emerytury, w czasie urlopu bezpłatnego udzielonego w celu odbycia ćwiczeń wojskowych pracownikowi:

  • nie można wypowiedzieć umowy o pracę;

  • nie wolno zmienić jej warunków, np. zmniejszyć etatu, zlikwidować dodatku funkcyjnego;

  • należy zagwarantować powrót na to samo stanowisko, które zajmował wcześniej.

Zasady te nie obowiązują w sytuacji:

  • ogłoszenia upadłości lub likwidacji firmy;

  • zwolnienia dyscyplinarnego pracownika;

  • powołania do ćwiczeń wojskowych trwających 1 dzień.

Okres odbywania ćwiczeń wojskowych może zostać także uznany za okres pracy w szczególnych warunkach, gdyż jak wskazał w swoim wyroku z 19 maja 2016 roku Sąd Najwyższy, II UK 275/15:

„[…] zalicza się pracownikowi jako okresy pracy w szczególnych warunkach okresy odbywanych przez niego ćwiczeń wojskowych jako żołnierz rezerwy, jeżeli powrócił do uprzednio wykonywanej pracy w szczególnych warunkach”.

 Jeżeli pracownik pracujący w szczególnych warunkach zostanie wezwany na ćwiczenia wojskowe, okres tych ćwiczeń jest wliczany do okresu pracy w szczególnych warunkach, o ile pracownik wróci do pracy w szczególnych warunkach. Ma to niebagatelne znaczenie dla uprawnień emerytalnych, gdyż za pracę w szczególnych warunkach należy się emerytura wcześniejsza niż wynika z powszechnego wieku emerytalnego.

Wezwanie na ćwiczenia wojskowe a wynagrodzenie 

Mimo że okres urlopu bezpłatnego w celu odbycia ćwiczeń wojskowych wlicza się do stażu pracy, za okres ten pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie. Pracownikowi zamiast wynagrodzenia należy się świadczenie pieniężne rekompensujące mu utratę wynagrodzenia związaną z wezwaniem do odbycia ćwiczeń wojskowych. Szczegółowe zasady przyznawania i wypłaty świadczeń znajdują się w Rozporządzeniu Rady Ministrów z 25 sierpnia 2015 roku w sprawie sposobu ustalania i trybu wypłacania świadczenia pieniężnego żołnierzom rezerwy oraz osobom przeniesionym do rezerwy niebędącym żołnierzami rezerwy.

W rozporządzeniu czytamy, że:

  • świadczenie rekompensujące wypłaca się żołnierzowi za okres odbytych ćwiczeń wojskowych;

  • liczba dni odbytych ćwiczeń wojskowych potwierdza dowódca jednostki wojskowej, wystawiając stosowne zaświadczenie;

  • okres odbytych ćwiczeń wojskowych stanowi suma dni odbytych ćwiczeń liczona od dnia stawienia się na ćwiczenia do dnia zwolnienia z ćwiczeń.

Pracownik po powrocie do pracy powinien przedstawić pracodawcy zaświadczenie dowódcy jednostki o liczbie dni odbytych ćwiczeń. Na tej podstawie pracodawca jest zobowiązany wystawić pracownikowi zaświadczenie o kwocie dziennego utraconego wynagrodzenia w związku z odbytymi ćwiczeniami.

 Kwotę utraconego wynagrodzenia stanowi kwota miesięcznego wynagrodzenia pracownika podzielona przez 21 i następnie pomnożona przez lczbę dni odbytych ćwiczeń wojskowych. 

Wniosek o rekompensatę wraz z zaświadczeniem o utraconym wynagrodzeniu i o liczbie odbytych dni ćwiczeń wystawionym przez dowódcę jednostki pracownik powinien złożyć do prezydenta lub burmistrza miasta albo wójta gminy w miejscu, w którym mieszka.

Czy pracownik wezwany na ćwiczenia wojskowe może zostać z nich zwolniony?

Wezwanie na ćwiczenia wojskowe nie oznacza, że bezwzględnie musi się na nie stawić. Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z 15 czerwca 2015 roku w sprawie ćwiczeń wojskowych wskazuje, że w razie:

  • śmierci najbliższego członka rodziny 

  • obłożnej choroby 

  • zaistnienia innych szczególnie uzasadnionych okoliczności

dowódca jednostki może zwolnić osobę odbywającą ćwiczenia wojskowe przed ich zakończeniem lub też wojskowy komendant uzupełnień może zwolnić żołnierza rezerwy albo osobę niebędącą żołnierzem z ćwiczeń wojskowych przed ich odbyciem.

Reasumując, wezwanie pracownika do odbycia ćwiczeń wojskowych stanowi dla pracodawcy niemałe wyzwanie. Musi on wiedzieć, jak w takiej sytuacji postąpić. Najważniejsze to udzielić pracownikowi w odpowiedni sposób urlopu bezpłatnego, który w odróżnieniu od kodeksowego wlicza się do stażu pracy, czy też wystawić odpowiednie zaświadczenie o utraconym dochodzie. Pracodawca musi pamiętać, że w okresie ćwiczeń wojskowych pracownik jest pod ochroną, a gdy będzie mu wystawiać świadectwo pracy, zapis o urlopie bezpłatnym udzielonym na ćwiczenia wojskowe musi się na nim znaleźć wraz z odpowiednią podstawą prawną jego udzielenia.