Pracodawcy, aby zdobyć i zatrzymać pracowników, powinni być konkurencyjni w oferowanych przez siebie wynagrodzeniach, ale również innych świadczeniach. Jednym z benefitów, które mogą zachęcać do podjęcia zatrudnienia u pracodawcy, jest oferowanie pracownikom dofinansowania do posiłków. Dofinansowanie to pozwala im zaoszczędzić koszty związane z zakupem produktów spożywczych w pracy, a pracodawca ma dodatkowy argument za wyborem jego oferty. Dofinansowanie posiłków dla pracowników często plasuje się w czołówce najbardziej oczekiwanych benefitów pozapłacowych.
Wyższa kwota dofinansowania pracowników
Od września 2023 roku wzrosła kwota dofinansowania posiłków pracowniczych, która jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Dotychczas Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wskazywało, że nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe przychody będące wartością finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 300 zł.
Z powyższego wynika, że kwota dofinansowania posiłków, których nie uwzględnia się w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne, wzrosła o 150 zł, ale również określono, że zwolnienie to dotyczy bonów, kuponów, talonów oraz kart przedpłaconych uprawniających do nabycia takich posiłków.
Formy dofinansowania posiłków
Wprowadzone zmiany dotyczące jednoznacznego określenia, jakie inne formy dofinansowania, tj. wartość otrzymanych przez pracownika talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach, których wartość nie przekracza określonej w przepisach wysokości, nie są wliczane do podstawy wymiaru składek, pozwoli wyeliminować pojawiające się w tym zakresie wątpliwości i konieczność występowania przez pracodawców o wydanie interpretacji indywidualnych.
Wcześniej w interpretacjach ZUS-u wskazywano, że z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne może korzystać wartość bonów żywieniowych lub kart jedynie wtedy, gdy są one realizowane co do zasady w placówkach gastronomiczno-restauracyjnych, barach, punktach gastronomicznych, stołówkach. Nie podlegały natomiast wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne bony żywieniowe lub karty realizowane w sieciach/punktach handlowych, uprawniające do zakupu produktów spożywczych ogólnie, z uwagi na fakt, że zgodnie z obowiązującym wówczas zapisem rozporządzenia posiłki miał być gotowe do spożycia.
Przykład 1.
Czy spółka z o.o. z siedzibą w Ustrzykach Dolnych, która zamierza nabyć dla swoich pracowników karty lunchowe, na podstawie których będą oni mogli zakupić w posiłki, ma obowiązek uwzględniać równowartość dofinansowania w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, jeżeli miesięczna wartość tych kart to kwota 400 zł? W takim przypadku wartość kart lunchowych nie będzie uwzględniona w podstawie wymiaru składek, ponieważ nie przekracza obowiązującej aktualnie kwoty zwolnienia, czyli 450 zł.
Przykład 2.
Czy pan Jan prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, który dofinansowuje każdemu ze swoich pracowników posiłki w wysokości 450 zł miesięcznie, powinien uwzględniać kwotę dofinansowania w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne? W takim przypadku wartość dofinansowania nie będzie uwzględniona w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, gdyż nie przekracza ustalonego aktualnie limitu.
Przykład 3.
Czy pani Grażyna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, która dofinansowuje każdemu ze swoich pracowników posiłki w wysokości 600 zł miesięcznie, kwotę takiego dofinansowania powinna uwzględniać w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne? W takim przypadku w podstawie wymiaru uwzględniona zostanie wartość posiłków powyżej 450 zł.
Opodatkowanie dofinansowania i koszty uzyskania przychodu przez pracodawcę
Pracownicy i pracodawcy powinni pamiętać, że wyłączenie określonej kwoty dofinansowania z uwzględniania jej w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe nie ma wpływu na opodatkowanie. Od otrzymanego dofinansowania posiłków konieczne jest odprowadzenie podatku.
Pracodawca, który wprowadził w swojej firmie dofinansowanie posiłków dla pracowników, może ponoszone z tego tytułu wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów, które zostały z tego wyłączone na mocy przepisów prawa podatkowego. Z uwagi na ogólnikowy charakter definicji kosztu uzyskania przychodu każdy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, chyba że ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach każdorazowo należy badać istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania. Wydatek będzie kwalifikowany jako koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowo-skutkowy.
- koszt musi zostać poniesiony przez podatnika;
- jest rzeczywisty;
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
- został właściwie udokumentowany;
- nie został zaliczony do wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów na mocy przepisów prawa podatkowego.
Jak wskazano w interpretacji z 23 czerwca 2023 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (0111-KDIB2-1.4010.116.2023.2.BJ): „Kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. »koszty pracownicze«, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować inne pozapłacowe wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu np. ich integracji czy też zapewnienia im wyżywienia, czy też utrzymania ich w zdrowiu. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą czy utrzymania ich w dobrej kondycji fizycznej i psychicznej, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, zmniejszenie absencji, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów”.
Dofinansowanie posiłków dla pracowników a podstawa wymiaru zasiłku chorobowego
Należy mieć na względzie, że pracownik objęty ubezpieczeniem chorobowym w razie niezdolności do pracy jest uprawniony do otrzymania zasiłku chorobowego. Z reguły wysokość tego zasiłku jest zależna od średniego miesięcznego wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika przez ostatnich 12 miesięcy. Nie każdy składnik wynagrodzenia może zostać wliczony do podstawy zasiłku. Wliczane są do niej m.in.: wynagrodzenie zasadnicze, premie okresowe, prowizje oraz nadgodziny.
Zasadą jest zaś to, że przy ustalaniu podstawy zasiłku uwzględnia się te wszystkie składniki wynagrodzenia, od których naliczona zostaje składka chorobowa.
Przykład 4.
Czy w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego pani Krystyny zatrudnionej w firmie z siedzibą w Krakowie, gdzie wykonuje pracę w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku kierownika działu prawnego, zostanie uwzględniona kwota dofinansowania karty lunchowej, która wynosi 420 zł miesięcznie? W tym przypadku kwota dofinansowania nie będzie uwzględniana w podstawie wymiaru zasiłku.
Podsumowanie
Podsumowując, wprowadzone zmiany należy ocenić pozytywnie, ponieważ uwzględniają one pojawiające się głosy dotyczące konieczności dostosowania regulacji do aktualnej sytuacji i umożliwienie zakupu posiłków także w placówkach handlowych, a nie jedynie punktach gastronomicznych. Pozytywnie należy również ocenić podwyższenie kwoty dofinansowania korzystającej ze zwolnienia, zważywszy na to, jak w ostatnim czasie wzrosły koszty zakupu żywności. Ważną zmianą jest również jasne wprowadzanie, że nie tylko dofinansowanie gotowych posiłków, ale także kart lunchowych, talonów, bonów podlega zwolnieniu spod oskładkowania.
