Refundacja kosztów utworzenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego

Najlepszą formą aktywizacji osób bezrobotnych jest umożliwienie im wykonywania pracy. Zatrudnianie bezrobotnych wymaga określonego wsparcia dla firm. Jedną z takich zachęt dla pracodawców i innych uprawnionych podmiotów jest refundacja kosztów utworzenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego. Co aktualnie przewidują przepisy w tym zakresie? Więcej informacji na ten temat zamieszczamy poniżej w artykule.

Refundowanie kosztów doposażenia i wyposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego — obowiązujące przepisy

Zasady refundowania podmiotowi zatrudniającemu skierowanego bezrobotnego kosztów doposażenia i wyposażenia stanowiska pracy uregulowano w następujących aktach prawnych:

• Ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, zwanej dalej „ustawą”;

• Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 lipca 2017 roku w sprawie dokonywania z Funduszu Pracy refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy oraz przyznawania środków na podjęcie działalności gospodarczej, zwanym dalej „rozporządzeniem”.

Ogólne zasady refundowania kosztów doposażenia i wyposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego

Przepisy zawarte w art. 46 i 47 ustawy przewidują 2 formy rekompensowania pracodawcom kosztów poniesionych w związku z zatrudnieniem skierowanego bezrobotnego, a mianowicie:

• refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy, 

• jednorazową refundację kosztów poniesionych z tytułu opłacania składek na ubezpieczenia społeczne.

Refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego, określana dalej jako „refundacja”, dokonywana przez starostę ze środków Funduszu Pracy, może dotyczyć:

• podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, zatrudniającego skierowanego bezrobotnego;

• producenta rolnego, czyli osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, zamieszkującej lub mającej siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, będącej posiadaczem gospodarstwa rolnego w rozumieniu Ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym lub prowadzącej dział specjalny produkcji rolnej, o którym mowa w Ustawie z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych lub w Ustawie z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych, zatrudniającego w okresie ostatnich 6 miesięcy, w każdym miesiącu, co najmniej 1 pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy;

• żłobków lub klubów dziecięcych tworzonych i prowadzonych przez osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, o których mowa w przepisach o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3. Refundacją objęte są koszty wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy, związanego bezpośrednio ze sprawowaniem opieki nad dziećmi z niepełnosprawnościami lub prowadzeniem dla nich zajęć, dla skierowanego bezrobotnego;

• podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług rehabilitacyjnych: refundacją objęte są koszty wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy, związanego bezpośrednio ze świadczeniem usług rehabilitacyjnych dla dzieci z niepełnosprawnościami w miejscu zamieszkania, w tym usług mobilnych, dla skierowanego bezrobotnego.

Przepisy dotyczące refundacji na zasadach przewidzianych dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą stosuje się odpowiednio także do niepublicznych przedszkoli oraz szkół, o których mowa w Ustawie z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty.

W razie otrzymania refundacji określony podmiot jest obowiązany dokonać zwrotu uzyskanych środków wraz z odsetkami ustawowymi, jeżeli:

1. zatrudniał na utworzonym stanowisku pracy skierowanego lub skierowanych bezrobotnych w pełnym wymiarze czasu pracy łącznie przez okres krótszy niż 24 miesiące, albo

2. naruszył inne warunki umowy o refundację.

Refundacja kosztów utworzenia stanowiska pracy podlega zwrotowi w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty w sprawie konieczności dokonania zwrotu.

Podmiot prowadzący działalność gospodarczą, niepubliczne przedszkole, niepubliczna szkoła i producent rolny, który otrzymał refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy i zatrudniał na utworzonym stanowisku pracy skierowanego lub skierowanych bezrobotnych w pełnym wymiarze czasu pracy łącznie przez okres krótszy niż 24 miesiące, jest obowiązany dokonać zwrotu, w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty, otrzymanych środków wraz z odsetkami ustawowymi proporcjonalnie do okresu, jaki pozostał do 24 miesięcy zatrudnienia skierowanego bezrobotnego.

Ponadto żłobek lub klub dziecięcy z miejscami integracyjnymi i podmiot świadczący usługi rehabilitacyjne w miejscu zamieszkania, w tym usługi mobilne, który otrzymał refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego, jest obowiązany dokonać zwrotu, w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty, otrzymanych środków proporcjonalnie do okresu, jaki pozostał do 24 miesięcy zatrudnienia, jeżeli zatrudniał skierowaną osobę na utworzonym stanowisku pracy co najmniej w połowie wymiaru czasu pracy łącznie przez okres krótszy niż 24 miesiące.

Szczegółowe zasady dokonywania kosztów doposażenia i wyposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego

Szczegółowe warunki i tryb dokonywania przez starostę refundacji kosztów doposażenia i wyposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego zostały uregulowane w przepisach rozporządzenia.

Należy mieć na uwadze, że wspomniany rodzaj refundacji stanowi pomoc de minimis w rozumieniu odpowiednich przepisów prawa unijnego. Oznacza to m.in., że refundacji nie udziela się, jeżeli łącznie z inną pomocą publiczną, niezależnie od jej formy i źródła pochodzenia, w tym ze środków z budżetu Unii Europejskiej, udzieloną w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikowalnych, spowoduje przekroczenie dopuszczalnej intensywności pomocy określonej dla danego przeznaczenia pomocy.

Podmioty zamierzające utworzyć stanowisko pracy dla skierowanego bezrobotnego mogą złożyć do starosty właściwego ze względu na siedzibę danego podmiotu albo ze względu na miejsce wykonywania pracy przez skierowanego bezrobotnego wniosek o refundację, zawierający:

1. oznaczenie podmiotu, przedszkola, szkoły lub producenta rolnego, w tym:
• nazwę lub imię i nazwisko, w przypadku osoby fizycznej,
• adres siedziby albo adres miejsca zamieszkania,
• numer PESEL, jeżeli został nadany,
• numer identyfikacyjny w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (REGON), jeżeli został nadany,
• numer identyfikacji podatkowej (NIP),
• datę rozpoczęcia prowadzenia działalności,
• symbol podklasy rodzaju prowadzonej działalności określony zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD),
• oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności;
2. informację o liczbie wyposażanych lub doposażanych stanowisk pracy dla skierowanych bezrobotnych lub skierowanych opiekunów;
3. informację o wymiarze czasu pracy zatrudnianych skierowanych opiekunów; 
4. kalkulację wydatków na wyposażenie lub doposażenie dla poszczególnych stanowisk pracy i źródła ich finansowania;
5. wnioskowaną kwotę refundacji;
6. szczegółową specyfikację wydatków dotyczących wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy, w szczególności na zakup środków trwałych, urządzeń, maszyn, w tym środków niezbędnych do zapewnienia zgodności stanowiska pracy z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz wymaganiami ergonomii;
7. informację o rodzaju pracy, jaka będzie wykonywana przez skierowanego bezrobotnego;
8. informację o wymaganych kwalifikacjach, umiejętnościach i doświadczeniu zawodowym niezbędnym do wykonywania pracy, jakie powinien posiadać skierowany bezrobotny lub skierowany opiekun, określone w przepisach w sprawie szczegółowych warunków realizacji oraz trybu i sposobów prowadzenia usług rynku pracy;
9. proponowaną formę zabezpieczenia zwrotu refundacji;
10. podpis osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu, przedszkola, szkoły lub producenta rolnego.

Do wniosku o refundację podmiot, przedszkole lub szkoła dołączają oświadczenia o:

• nierozwiązaniu stosunku pracy z pracownikiem w drodze wypowiedzenia dokonanego przez podmiot, przedszkole lub szkołę albo na mocy porozumienia stron z przyczyn niedotyczących pracowników w okresie 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku oraz w okresie od dnia złożenia wniosku do dnia otrzymania refundacji;

• nieobniżaniu wymiaru czasu pracy pracownika w okresie 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku oraz w okresie od dnia złożenia wniosku do dnia otrzymania refundacji;

• prowadzeniu przez podmiot działalności gospodarczej w rozumieniu Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku — Prawo przedsiębiorców przez okres 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku, przy czym do wskazanego okresu prowadzenia działalności gospodarczej nie wlicza się okresu zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, a w przypadku przedszkola i szkoły — prowadzeniu działalności na podstawie Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 roku — Prawo oświatowe przez okres 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku;

• niezaleganiu w dniu złożenia wniosku z wypłacaniem wynagrodzeń pracownikom oraz z opłacaniem należnych składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych;

• niezaleganiu w dniu złożenia wniosku z opłacaniem innych danin publicznych;

• nieposiadaniu w dniu złożenia wniosku nieuregulowanych w terminie zobowiązań cywilnoprawnych;

• niekaralności w okresie 2 lat przed dniem złożenia wniosku za przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu w rozumieniu Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 roku – Kodeks karny lub Ustawy z dnia 28 października 2002 roku o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.

W przypadku wniosku o refundację składanego przez producenta rolnego należy dodatkowo dołączyć:

• oświadczenie o nierozwiązaniu stosunku pracy z pracownikiem w drodze wypowiedzenia dokonanego przez producenta rolnego albo na mocy porozumienia stron z przyczyn niedotyczących pracowników w okresie 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku oraz w okresie od dnia złożenia wniosku do dnia otrzymania refundacji;

• oświadczenie o nieobniżaniu wymiaru czasu pracy pracownika w okresie 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku oraz w okresie od dnia złożenia wniosku do dnia otrzymania refundacji;

• oświadczenie o posiadaniu gospodarstwa rolnego w rozumieniu przepisów o podatku rolnym lub prowadzeniu działu specjalnego produkcji rolnej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych lub przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych, przez okres co najmniej 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku;

• dokumenty potwierdzające zatrudnienie w okresie 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku, w każdym miesiącu, co najmniej 1 pracownika na podstawie stosunku pracy w pełnym wymiarze czasu pracy oraz dokumenty potwierdzające jego ubezpieczenie.

Z kolei żłobek lub klub dziecięcy albo podmiot świadczący usługi rehabilitacyjne do wniosku o refundację dołączają dodatkowo:

• oświadczenie o nierozwiązaniu stosunku pracy z pracownikiem w drodze wypowiedzenia dokonanego przez żłobek lub klub dziecięcy, lub podmiot świadczący usługi rehabilitacyjne albo na mocy porozumienia stron z przyczyn niedotyczących pracowników w okresie 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku oraz w okresie od dnia złożenia wniosku do dnia otrzymania refundacji;

• oświadczenie o nieobniżaniu wymiaru czasu pracy pracownika w okresie 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku oraz w okresie od dnia złożenia wniosku do dnia otrzymania refundacji.

Starosta może zaakceptować wniosek o refundację, z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z przepisów o pomocy publicznej oraz przepisów o pomocy de minimis, jeżeli podmiot, przedszkole, szkoła lub producent rolny spełnią łącznie warunki w zakresie określonym w treści oświadczeń załączonych do wniosku oraz przedłożyły kompletne i prawidłowo sporządzone wnioski o refundację, a starosta dysponuje środkami na ich sfinansowanie.

O uwzględnieniu bądź odmowie uwzględnienia wniosku starosta powiadamia podmiot, przedszkole, szkołę, producenta rolnego, żłobek lub klub dziecięcy albo podmiot świadczący usługi rehabilitacyjne w formie pisemnej — w terminie 30 dni od dnia złożenia kompletnego wniosku. W przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku starosta podaje przyczynę odmowy.

Refundacja kosztów utworzenia stanowiska pracy tylko na podstawie umowy

Warunkiem dokonania refundacji jest zawarcie przez starostę umowy z podmiotem, w tym żłobkiem lub klubem dziecięcym, lub podmiotem świadczącym usługi rehabilitacyjne, przedszkolem, szkołą lub producentem rolnym. Wspomniana umowa powinna być zawarta na piśmie — pod rygorem nieważności.

W powyższej umowie należy w szczególności zamieścić zobowiązanie beneficjenta pomocy do:

1. zatrudnienia na wyposażonym lub doposażonym stanowisku pracy:
• skierowanego bezrobotnego przez okres co najmniej 24 miesięcy w pełnym wymiarze czasu pracy, 
• skierowanego opiekuna co najmniej w połowie wymiaru czasu pracy, 
• skierowanego bezrobotnego, skierowanego opiekuna lub skierowanego poszukującego pracy absolwenta co najmniej w połowie wymiaru czasu pracy – w przypadku zatrudnienia na wyposażonym lub doposażonym stanowisku pracy związanym bezpośrednio ze sprawowaniem opieki nad dziećmi z niepełnosprawnościami lub prowadzeniem dla nich zajęć przez żłobki lub kluby dziecięce tworzone i prowadzone przez osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej lub związanym bezpośrednio ze świadczeniem usług rehabilitacyjnych dla dzieci z niepełnosprawnościami w miejscu zamieszkania, w tym usług mobilnych;
2. utrzymania przez okres co najmniej 24 miesięcy stanowisk pracy utworzonych w związku z otrzymaną refundacją;
3. zwrotu otrzymanych środków wraz z odsetkami w wysokości proporcjonalnej do okresu niezatrudniania na utworzonych stanowiskach pracy skierowanych bezrobotnych, w przypadku niespełniania warunków w zakresie minimalnych okresów zatrudnienia;
4. zwrotu otrzymanych środków wraz z odsetkami w przypadku naruszenia pozostałych warunków umowy;
5. złożenia rozliczenia zawierającego zestawienie kwot wydatkowanych od dnia zawarcia umowy o refundację na poszczególne wydatki ujęte w szczegółowej specyfikacji wydatków;
6. zwrotu równowartości odliczonego lub zwróconego, zgodnie z Ustawą z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, podatku naliczonego dotyczącego zakupionych towarów i usług w ramach przyznanej refundacji w terminie:
• określonym w umowie o refundację, nie dłuższym jednak niż 90 dni od dnia złożenia deklaracji podatkowej dotyczącej podatku od towarów i usług, w której wykazano kwotę podatku naliczonego z tego tytułu — w przypadku gdy z deklaracji za dany okres rozliczeniowy wynika kwota podatku podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego lub kwota do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy,
• 30 dni od dnia dokonania przez urząd skarbowy zwrotu podatku na rzecz podmiotu, przedszkola, szkoły lub producenta rolnego, żłobka lub klubu dziecięcego albo podmiotu świadczącego usługi rehabilitacyjne — w przypadku gdy z deklaracji podatkowej dotyczącej podatku od towarów i usług, w której wykazano kwotę podatku naliczonego z tego tytułu, za dany okres rozliczeniowy wynika kwota do zwrotu.

Do minimalnego okresu zatrudnienia oraz okresu utrzymania stanowisk utworzonych w związku z otrzymaną refundacją wliczany jest okres wykonywania pracy na wyposażonym lub doposażonym stanowisku pracy w okresie prowadzenia przedsiębiorstwa przez zarządcę sukcesyjnego, lub właściciela przedsiębiorstwa w spadku, o którym mowa w art. 3 Ustawy z dnia 5 lipca 2018 roku o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw.

Podmiot, przedszkole, szkoła lub producent rolny, żłobek lub klub dziecięcy albo podmiot świadczący usługi rehabilitacyjne przedkładają staroście rozliczenie zawierające zestawienie kwot wydatkowanych od dnia zawarcia umowy o refundację na poszczególne wydatki ujęte w szczegółowej specyfikacji dotyczącej wydatków związanych z wyposażeniem lub doposażeniem stanowiska pracy. W rozliczeniu wykazywane są kwoty wydatków z uwzględnieniem podatku od towarów i usług; rozliczenie zawiera informację o przysługującym prawie do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartego w wykazywanych wydatkach lub prawo do zwrotu podatku naliczonego.

Zestawienie kwot wspomnianych powyżej nie może zawierać wydatków, na których finansowanie podmiot, przedszkole, szkoła lub producent rolny oraz żłobek lub klub dziecięcy albo podmiot świadczący usługi rehabilitacyjne otrzymali wcześniej środki publiczne.

Starosta, na wniosek podmiotu, przedszkola, szkoły lub producenta rolnego oraz żłobka lub klubu dziecięcego albo podmiotu świadczącego usługi rehabilitacyjne, uznaje za prawidłowo poniesione również wydatki odbiegające od zawartych w szczegółowej specyfikacji, mieszczące się w kwocie przyznanej refundacji, jeżeli stwierdzi zasadność ich poniesienia, biorąc pod uwagę specyfikę wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy.

Starosta w trakcie trwania umowy o refundację dokonuje oceny prawidłowości wykonania umowy, w szczególności poprzez weryfikację warunku zatrudnienia przez minimalny okres na wyposażonym lub doposażonym stanowisku pracy skierowanego bezrobotnego oraz warunku utrzymania przez wymagany okres stanowisk pracy utworzonych w związku z przyznaną refundacją i obowiązku złożenia rozliczenia wydatków.

W przypadku śmierci osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą przed upływem 24 miesięcy utrzymania stanowiska pracy lub zatrudnienia na wyposażonym, lub doposażonym stanowisku pracy i braku ustanowienia zarządu sukcesyjnego zwrot refundacji następuje proporcjonalnie do okresu, jaki pozostał do 24 miesięcy zatrudnienia lub utrzymania stanowiska pracy, przy czym od kwoty podlegającej zwrotowi nie nalicza się odsetek ustawowych.

Forma zabezpieczenia zwrotu refundacji

We wniosku o refundację należy wskazać proponowaną formę zabezpieczenia zwrotu refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy.

W rozumieniu § 10 ust. 1 rozporządzenia akceptowanymi formami zabezpieczenia jest:

• poręczenie, 

• weksel z poręczeniem wekslowym (aval), 

• gwarancja bankowa, 

• zastaw na prawach lub rzeczach, 

• blokada środków zgromadzonych na rachunku bankowym albo akt notarialny o poddaniu się egzekucji przez dłużnika.

Starosta określa termin złożenia zabezpieczenia zwrotu refundacji.

W przypadku poręczenia zwrotu refundacji przez osobę fizyczną poręczyciel przedkłada staroście oświadczenie o uzyskiwanych dochodach ze wskazaniem źródła i kwoty dochodu oraz o aktualnych zobowiązaniach finansowych z określeniem wysokości miesięcznej spłaty zadłużenia, podając jednocześnie imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, jeżeli został nadany, oraz nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość. Wskazany poręczyciel potwierdza własnoręcznym podpisem prawdziwość informacji zawartych w oświadczeniu.

Refundacja kosztów utworzenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego — podsumowanie

Pracodawca oraz inne uprawnione podmioty mogą ubiegać się o refundację wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego. W tym celu należy złożyć do starosty wniosek wypełniony zgodnie z odnośnymi przepisami wykonawczymi. Jeżeli starosta zaakceptuje wniosek, podpisuje z danym podmiotem umowę, która stanowi podstawę refundacji. Starosta przed dokonaniem wypłaty refundacji i skierowaniem bezrobotnego stwierdza utworzenie stanowiska pracy, jego wyposażenie lub doposażenie.