Dla każdej osoby zatrudnionej na podstawie stosunku pracy należy ustalić harmonogram czasu pracy (grafik pracy), który przewiduje rozplanowanie godzin pracy dla konkretnego pracownika w przyjętym okresie rozliczeniowym. Oprócz opracowania rozkładu czasu pracy dla danego zatrudnionego pracodawca jest ponadto zobowiązany do przekazania informacji o ustaleniach w tym zakresie. Kiedy zatem pracownik powinien otrzymać grafik pracy? Piszemy na ten temat w niniejszym artykule.
Harmonogram czasu pracy – podstawa prawna
W odniesieniu do kwestii czasu pracy osób zatrudnionych – odpowiednimi zapisami są przepisy Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (kp).
4-miesięczny podstawowy okres rozliczeniowy może być jednak w pewnych okolicznościach przedłużony, zgodnie bowiem z art. 129 § 2 kp w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi, lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony – nie więcej jednak niż do 12 miesięcy przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.
Rozkład czasu pracy (harmonogram) – podstawowe zagadnienia
Grafik pracy lub harmonogram to potoczne określenia indywidualnego rozkładu czasu pracy danego pracownika.
W grafiku nie można ustalić pracy w niższym wymiarze czasu pracy niż ustalony w umowie (groźba powstania przestoju niezawinionego przez pracownika), nie jest także dopuszczalne określenie pracy w wyższym wymiarze, mogłoby to bowiem zostać potraktowane jako planowanie pracy w godzinach nadliczbowych, co jest niezgodne z zasadami prawa pracy.
Termin przekazania pracownikowi grafiku pracy
Przepisy Kodeksu pracy regulują postępowanie w zakresie terminu, jaki ma pracodawca na przekazanie pracownikowi harmonogramu pracy na dany okres.
Termin przekazania pracownikowi grafiku pracy
Może się zdarzyć tak, że wystąpi konieczność niezwłocznej zmiany harmonogramu, co w konsekwencji uniemożliwi przekazanie pracownikowi informacji o tej korekcie z zachowaniem kodeksowego 7-dniowego terminu. Czy jest to dopuszczalne? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna, unormowania Kodeksu pracy nie odnoszą się bowiem do takich okoliczności.
Jak powinno się jednak postępować w takiej sytuacji? Choć brak jest jednolitego oficjalnego stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), to organ ten wypowiadał się już na ten temat, można więc jego ocenę uznać za relatywnie wiążącą. Otóż, według opinii PIP możliwość dokonania zmiany grafiku jest uzależniona od tego, czy taką ewentualność przewidziano w przepisach zakładowego prawa pracy (regulamin, obwieszczenie).
Przykład 1.
Pracodawca zamieścił w regulaminie pracy postanowienia, zgodnie z którymi pracownicy produkcji oraz pracownicy handlu detalicznego mogą być objęci zmianami dotyczącymi rozkładu czasu pracy, jeżeli wynika to z przyczyn nieprzewidzianych przy ustalaniu grafiku pracy. Przykładowymi przyczynami będącymi podstawą korekty harmonogramu może być nieobecność pracownika lub konieczność realizacji nieplanowanego wcześniej zamówienia albo usługi. Jednocześnie pracodawca wskazał, że osobami uprawnionymi do wspomnianych zmian są kierownicy poszczególnych działów, a w razie ich absencji – zastępcy posiadający odpowiednie upoważnienia.
Taki zapis, jak widniejący w przykładzie pozwala na legalne modyfikowanie już zatwierdzonych grafików. Pozostaje natomiast kwestia terminu, w jakim informację o zmianie rozkładu czasu pracy powinno się przekazać pracownikowi. Brak odnośnych regulacji kodeksowych oraz jednolitego stanowiska PIP wpływa na różne podejście do tego tematu. Można przyjąć – per analogiam do innych przypadków stosowania ustawowych terminów – że dokonanie zmiany grafiku przy zastosowaniu tygodniowego okresu poprzedzającego wprowadzenie korekty jest dopuszczalne.
Przykład 2.
Pracodawca przewidział w obwieszczeniu o czasie pracy możliwość zmiany harmonogramów pracy dla działu rozliczeń i księgowości w przypadku spiętrzenia się obowiązków związanych z rozliczeniami. Jednocześnie w kolejnym zapisie zastrzeżono, że korekta grafików nastąpi z tygodniowym wyprzedzeniem. Mimo braku oparcia na konkretnym przepisie Kodeksu pracy takie postanowienie można uznać za zgodne z duchem prawa.
Może jednak dojść do sytuacji, w której zastosowanie 7-dniowego terminu nie będzie możliwe, np. wskutek niezdolności pracownika do pracy z powodu choroby i konieczności nagłego zastępstwa. Takich okoliczności nie da się przewidzieć, przy czym na danym stanowisku może występować konieczność zachowania ciągłości pracy.
Powyższa teza jest swego rodzaju wykładnią rozszerzającą przepisu art. 129 § 3 kp, pewną hipotezą niemającą wiążącej mocy, wydaje się jednak, że odpowiada potrzebom firm z jednej strony, nie godzi jednocześnie w prawa pracownicze.
Z jakim wyprzedzeniem pracownik powinien otrzymać grafik pracy? Podsumowanie
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład. Zachowanie tego terminu przy wprowadzeniu nowego grafiku jest zatem konieczne, wynika bowiem wprost z normy prawnej. Może się zdarzyć, że powstanie konieczność zmiany harmonogramu w krótszym okresie – regulacje kodeksowe nie określają zasad postępowania w tym zakresie, przyjmuje się jednak, że w konkretnych okolicznościach jest to dopuszczalne. Przy korekcie indywidualnego rozkładu stosuje się odpowiednio 7-dniowy okres poprzedzający zmianę. Według niektórych interpretacji skrócenie tego terminu jest – w wyjątkowych przypadkach – dozwolone.
