Poradnik Przedsiębiorcy

Sprawdzony system ERP w chmurze dla małych i średnich przedsiębiorstw

Dynamiczny rozwój technologii chmurowych oraz ich coraz większa powszechność sprawiają, że producenci rozwiązań IT nie mogą traktować tych zjawisk jedynie jako przejściowego trendu. Wielu z nich widzi w chmurze ogromny potencjał i szansę szczególnie dla małych i średnich firm. Dotychczas, większość systemów klasy ERP, umożliwiających zarządzanie poszczególnymi obszarami biznesu, było dla tego typu organizacji poza zasięgiem – głównie z przyczyn finansowych. Obecnie jednak, sytuacja ta diametralnie się zmieniła. ERP stał się dostępny w modelu SaaS, czyli „Oprogramowanie jako usługa”. Jednym z takich rozwiązań jest Dynamics 365 Business Central. Czym się charakteryzuje, co zawiera oraz jak wygląda proces wdrożenia?

Z artykułu dowiesz się:

- co oznacza, że system jest w chmurze,

- jakie są zalety modelu Software as a Service (SaaS),

- czym charakteryzuje się Microsoft Dynamics 365 Business Central,

- jak wygląda wdrożenie systemu ERP.

System ERP w chmurze – o co chodzi?

Przeglądając oferty firm wdrażających rozwiązania IT w przedsiębiorstwach, można często natrafić na informację, że dany produkt, oprócz możliwości „tradycyjnego” zakupu na własność i instalacji na serwerze, dostępny jest również w modelu Software as a Service. W odróżnieniu od wdrożenia oprogramowania lokalnie na infrastrukturze klienta (on-premises), w przypadku SaaS producent systemu ERP bierze na siebie całą odpowiedzialność za kwestie związane z działaniem aplikacji, począwszy od sprzętu (serwer), kończąc na utrzymaniu i aktualizowaniu oferowanego rozwiązania. W skrócie – firma nabywa w modelu SaaS system ERP, np. Dynamics 365 Business Central, do którego otrzymuje dostęp i może od razu z niego korzystać przez przeglądarkę internetową. Szybko, sprawnie, bez konieczności rozpatrywania jaki serwer jest potrzebny, kto będzie się nim zajmował, lub czy mamy odpowiednio wykwalifikowany personel, który będzie odpowiedzialny za aktualizowanie aplikacji. Wszystkie te kwestie są wliczone w miesięczną opłatę abonamentową, ponieważ zasada SaaS polega na tym, że oprogramowanie używamy, a nie posiadamy.

sprawdzony system ERP

Zalety modelu SaaS

Rozwiązania SaaS`owe cieszą się na rynku coraz większą popularnością. Spowodowane jest to wieloma korzyściami, którymi odznacza się ten typ wdrożenia. Są to przede wszystkim:

- niski próg wejścia, tzw. Total Cost of Ownership (TCO). Mowa tutaj o całkowitym koszcie pozyskania, instalacji czy też utrzymania rozwiązania – w SaaS odpowiedzialny jest za to producent rozwiązania, w zamian za co firma płaci miesięczną opłatę;

- rozliczanie narzędzi w modelu subskrypcji miesięcznej lub rocznej, co pozytywnie wpływa na płynność finansową firmy;

- brak konieczności inwestowania w infrastrukturę IT, dotyczący nawet bardziej skomplikowanych aplikacji;

- duża dostępność – możliwość pracy zdalnej bez konieczności konfigurowania połączeń VPN;

- zawsze najbardziej aktualna wersja oprogramowania;

- możliwość koncentracji przedsiębiorców na prowadzeniu biznesu, a nie zajmowaniu się kwestiami IT;

- stosunkowo proste integracje z rozwiązaniami firm trzecich.

Wszystkie wyżej wymienione korzyści dotyczą zarówno prostych narzędzi „przeglądarkowych”, jak i bardziej rozbudowanych systemów CRM czy ERP, w których gromadzone są informacje na temat operacji finansowych, prowadzonych przez daną firmę. Tego typu rozwiązaniem jest Dynamics 365 Business Central.

Dynamics 365 Business Central – system ERP od Microsoft

Business Central to kolejna wersja dobrze znanego systemu Microsoft Dynamics NAV. Jest to kompletne rozwiązanie biznesowe skierowane zarówno do małych, jak i średnich firm, które nie posiadają systemu informatycznego do zarządzania firmą lub ich obecne oprogramowanie księgowe przestało spełniać swoją rolę. W wersji chmurowej rozwiązanie jest w pełni zintegrowane z usługami Microsoft 365 takimi jak Exchange Online i Outlook (poczta e-mail), Excel, Teams, SharePoint, Power Apps czy Power Automate. Dodatkowo, stanowi świetne źródło aktualnych danych pod raportowanie w narzędziu klasy Business Intelligence – Power BI. Co więcej, Microsoft stale ulepsza rozwiązanie przeprowadzając comiesięczne aktualizacje oraz dwa duże coroczne update`y – w kwietniu oraz w październiku. 

System „Giganta z Redmond” jest w stanie kompleksowo obsłużyć ogromną ilość procesów biznesowych – począwszy od zarządzania finansami, sprzedażą, zakupami i relacjami z klientem, poprzez projekty, zasoby ludzkie, łańcuchy dostaw i magazyn, a na serwisie i zarządzaniu produkcją kończąc. 

Rozwiązanie licencjonowane jest na użytkownika. Oznacza to, że nie nabywa się konkretnych modułów, które zawiera system. Oferuje on dwa główne typy licencji (Essentials i Premium), pozwalające na swobodną pracę w Business Central (odczyt, edycja, usuwanie) i dostęp do określonych funkcjonalności. Oprócz tego, przewidziana została licencja na urządzenie będące POS-em czy też komputerem na hali magazynowej, z którego korzysta kilka osób, a dla kadry zarządzającej tak zwany użytkownik limitowany. Sprawdza się on idealnie w momencie, gdy dana osoba nie pracuje na co dzień w systemie (nie potrzebuje mieć możliwości edycji i wprowadzania danych), a jedynie okazjonalnie potrzebuje do niego wejść celem np. zapoznania się z danymi finansowymi.

sprawdzony system ERP Ogromną zaletą Business Central jest jego prosty i intuicyjny interfejs, który zdecydowanie ułatwia pracę użytkownikom. System zawiera konkretne zestawy uprawnień oraz role – można też utworzyć własne – które pozwalają na dokładne określenie, co dany pracownik ma widzieć na stronie głównej w rozwiązaniu. Co więcej, jest dostępny do pracy na urządzeniach mobilnych – możliwe jest pobranie dedykowanej aplikacji z poziomu sklepu operatora.

Niejednokrotnie, przestawienie się z pracy na ulubionych narzędziach IT do systemu ERP, bywa trudne dla pracowników. Specjalnie dla nich Microsoft zdecydował się zintegrować Dynamics 365 Business Central z Microsoft 365. Umożliwia to m.in.:

- utworzenie kontaktu w systemie ERP bez konieczności jego uruchamiania – wszystko z poziomu aplikacji Outlook,

- przeprowadzenie całego procesu sprzedażowego/zakupowego ze wspomnianego klienta poczty – począwszy od utworzenia oferty, jej późniejszej konwersji w zamówienie, kończąc na wystawieniu, wygenerowaniu i wysłaniu faktury,

- edytowanie listy nabywców/dostawców/zapasów w aplikacji Excel,

- podgląd informacji na temat zapasów z poziomu Microsoft Teams. 

Wdrożenie systemu ERP

Wielu producentów rozwiązań typu SaaS oferuje swoje narzędzia do przetestowania za darmo w określonym czasie. Pozwala to zapoznać się z funkcjonalnością danego produktu, zweryfikować jego działanie i określić, czy sprawdzi się on w danej firmie. W przypadku stosunkowo prostych rozwiązań okres testowy jest kluczowy i od razu stanowi odpowiedź na pytanie, czy dana aplikacja rozwiąże obecne problemy i ułatwi pracę. Jeśli odpowiedź jest pozytywna – wystarczy ją nabyć w określonym wariancie i ilościach (oczywiście, w zależności od tego w jaki sposób jest licencjonowana). Pomimo że Dynamics 365 Business Central jest rozbudowanym rozwiązaniem, Microsoft również umożliwia jego uruchomienie wszystkim zainteresowanym jako darmowej 30-dniowej wersji próbnej (30 dni z możliwością wydłużenia o kolejne 30). Niemniej jednak, z racji swojej bogatej funkcjonalności oraz faktu, że system ma w zasadzie pełnić rolę „serca” firmy, warto wprowadzając go w firmie, skorzystać z wiedzy doświadczonego partnera wdrożeniowego. W pierwszej fazie taki partner, np. NAV24, przeprowadzi tzw. Diagnozę, polegającą na zebraniu najważniejszych potrzeb i ogólnych wymagań organizacji. Po niej następuje jeden z kluczowych etapów całego procesu wdrożenia, czyli analiza przedwdrożeniowa, która ma na celu szczegółowe przeanalizowanie wszystkich działań i operacji zachodzących wewnątrz firmy. W kolejnym kroku sprawdzane jest, które z wymagań/procesów są obsługiwane przez system w standardzie, a które wymagają indywidualnego dostosowania do konkretnych potrzeb danej organizacji. W przypadku Business Central SaaS, mimo że jest to rozwiązanie chmurowe, można je w pewnym stopniu zmodyfikować, a jeśli nie jest to możliwe – zastosować gotowe rozwiązania firm trzecich (ISV) do obsługi konkretnych procesów biznesowych. Kolejne działania to ustawienie systemu, rozwiązanie kwestii ewentualnych dostosowań, testy oraz przeprowadzenie szkoleń użytkowników końcowych systemu. Po wszystkim następuje uruchomienie oraz opieka powdrożeniowa. Etap ten służy przeniesieniu do systemu danych historycznych z dotychczas używanych rozwiązań, bilansów otwarcia oraz płynnego przejścia do codziennej pracy przez użytkowników. W ten sposób wdrożony system ERP jest w stanie bardzo korzystnie wpłynąć na funkcjonowanie firmy.

Podsumowanie

Nie ulega wątpliwości, że Dynamics 365 Business Central w modelu SaaS jest bardzo atrakcyjnym rozwiązaniem, posiadającym wiele korzyści. Do kluczowych należy zaliczyć chociażby niski próg wejścia, oszczędność na infrastrukturze IT, możliwość integracji z innymi aplikacjami, zawsze aktualną wersję oprogramowania, czy też elastyczny model płatności. Aby jednak w pełni wykorzystać  wszystkie możliwości systemu, warto na etapie wdrożenia skorzystać z pomocy sprawdzonego partnera wdrożeniowego, który zadba o dopasowanie Business Central do naszych indywidualnych wymagań.

Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem Microsoft Dynamics 365 Business Central – skontaktuj się z ekspertami NAV24.pl, którzy postarają się odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania w tym zakresie.

Artykuł partnera, tekst zewnętrzny