Księgowanie oprogramowania - podstawowe informacje

Księgowanie oprogramowania przysparza wielu problemów przedsiębiorcom, zwłaszcza w zakresie zaliczenia lub niezaliczenia ich do wartości niematerialnych i prawnych. Problemy te często wynikają z braku wiedzy. Tymczasem reguły związane z księgowaniem oprogramowania są proste. Poniżej prezentujemy najważniejsze zagadnienia tej kwestii.

Oprogramowanie a wartości niematerialne i prawne

Przed ostatecznym zaklasyfikowaniem lub niezaklasyfikowaniem oprogramowania jako wartości niematerialnej i prawnej warto poznać samą definicję tychże wartości.

Zatem wartościami niematerialnymi i prawnymi są pewne prawa majątkowe stanowiące aktywa trwałe, które pozyskała jednostka do wykorzystania gospodarczego zgodnego z własnymi potrzebami. Z tym że okres użytkowania ich musi być dłuższy niż 12 miesięcy.

Wśród wartości niematerialnych i prawnych wymienia się:

• autorskie prawa majątkowe,
• prawa pokrewne,
• koncesje,
• licencje,
• know-how,
• patenty,
• prawa do wynalazków,
• wzory użytkowe oraz zdobnicze,
• znaki towarowe,
• nabyta wartość firmy,
• koszty organizacji przy założeniu lub rozszerzeniu spółki akcyjnej,
• koszty zakończonych prac rozwojowych, ale tylko gdy techniczna przydatność produktu lub technologii została w wiarygodny sposób potwierdzona i zgodnie z wymogami udokumentowana i w związku z tym jednostka podjęła decyzję o produkowaniu danych produktów lub użytkowaniu technologii; produkt lub sposób produkcji są ściśle ustalone, a koszty dotyczące prac rozwojowych zostały odpowiednio przedstawione; koszty prac rozwojowych zostaną pokryte z dochodów uzyskanych ze sprzedaży produktów lub wykorzystania technologii.

Czy oprogramowanie jest wartością niematerialną i prawną?

Jak widać powyższe wyliczenia nie uwzględniają oprogramowania jako wartości niematerialnej i prawnej. Z tym że oprogramowanie komputerowe może być przedmiotem autorskich praw majątkowych lub licencji (zgodnie z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r.). Zatem oprogramowania nie traktuje się jako rzecz nabytą, ale jako pozyskanie (nie tylko poprzez zakup, ale także poprzez otrzymanie za darmo np. jako darowizny oraz jako formę aportu) autorskich praw majątkowych do niego lub licencji na użytkowanie go. I w związku z tym program komputerowy księguje się jako wartość niematerialną i prawną. Jednak zarówno nabyte prawo autorskie jak i licencja muszą spełniać wymagania przedstawione w ustawie o rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości).

Kiedy dane oprogramowanie nie stanowi wartości niematerialnej i prawnej?

Oprogramowanie nie będzie uznane za wartość niematerialną i prawną jeśli:

• nabyte wraz z oprogramowaniem prawa autorskie lub licencja uzyska się je razem z komputerem, czyli np. oprogramowania systemowe, które gwarantują działanie sprzętu. W związku z tym wartość takiego oprogramowania powinna zwiększać wartość początkową środka trwałego, czyli w tym wypadku zestawu komputerowego.
• dane oprogramowanie stanowi element majątku o niskiej wartości – nieprzekraczającej kwoty granicznej, którą najczęściej jest kwota 10.000 tys. zł – może, ale nie musi być zaliczane do wartości niematerialnych i prawnych i wówczas gdy nie jest zaliczane, wpisuje się je w koszty działalności operacyjnej w dacie nabycia będącą jednocześnie datą rozpoczęcia użytkowania.
• wartości niematerialnej i prawnej nie stanowi także oprogramowanie wytworzone przez pracownika danej firmy w ramach obowiązków służbowych, ponieważ właścicielem praw autorskich najczęściej jest pracodawca. Natomiast to nabycie, a nie wytworzenie praw majątkowych stanowi podstawę zaliczenia danego oprogramowania do wartości niematerialnych i prawnych. W związku z tym wydatki poniesione na wytworzenie tego oprogramowania są wliczane w koszty działalności operacyjnej jednostki.

Księgowanie oprogramowania

Z uwagi na to, że wartości niematerialne i prawne zaliczane są do aktywów trwałych, można je księgować po spełnieniu dwóch warunków:

• istnieje możliwość ich wiarygodnej wyceny
• oraz pewność, że w przyszłości będą czerpane z nich korzyści majątkowe.

Oprogramowanie wprowadza się do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Księgowanie oprogramowania - ustalenie wartości początkowej

Wartość początkową wartości niematerialnych i prawnych – a zatem także oprogramowania, którego przedmiotem nabycia są prawa autorskie lub licencja – stanowi cena nabytej wartości. Wycena odbywa się według wartości początkowej pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne (przy czym amortyzacja nie może się zacząć wcześniej niż po przyjęciu danego elementu do użytkowania oraz zakończyć później niż gdy wartość odpisów zrówna się z wartością początkową lub nastąpi wycofanie elementu wartości niematerialnych i prawnych) lub umorzeniowe, a także o ewentualne odpisy z tytułu trwałej utraty wartości na skutek używania lub upływu czasu.

Czym jest cena nabycia?

Cena nabycia to cena zakupu danego elementu aktywów (czyli także praw autorskich lub licencji oprogramowania). W jej skład wchodzi: kwota przysługująca sprzedającemu pomniejszona o podlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, a powiększona o wszystkie pozostałe koszty związane z zakupem i przygotowaniem zakupionego elementu do użytkowania (czyli koszty związane z montażem oprogramowania, jego instalacją, uruchomieniem itp., natomiast kosztów związanych z sukcesywnym użytkowaniem oprogramowania, które nie ma wpływu na jego funkcjonowanie, nie uwzględnia się, ponieważ ujmuje się je w koszty bieżące działalności). W przypadku darowizny wyceny dokonuje się na podstawie ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego dobra albo też wyceny na podstawie wartości rynkowej. Natomiast jeśli chodzi o aportowe nabycie oprogramowania – wartość jego praw autorskich lub licencji ustala jednostka w dniu wniesienia wkładu. Jednak wartość ta nie może przekroczyć wartości rynkowej.

Właściwe księgowanie oprogramowania zapobiega ewentualnym błędnym zapisom w ewidencji, dlatego ważne jest aby wiedza na ten temat była przynajmniej podstawowa. Odpowiednia klasyfikacja oprogramowania wpływa korzystnie na sferę finansową danego przedsiębiorstwa. Obecnie oprogramowanie komputerowe posiada każda firma, dlatego też znajomość warunków jego księgowania powinna stanowić absolutną podstawę. Natomiast gdy właściciel przedsiębiorstwa nie posiada wiedzy w tym zakresie, warto by sprawy księgowe powierzył profesjonalnym biurom rachunkowym.