Poradnik Przedsiębiorcy

Opłaty pocztowe w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów

Przedsiębiorcy bardzo często ponoszą wydatki związane z nabywanymi usługami pocztowymi, czyli wszelkiego rodzaju opłatami za wykonanie przelewu bądź związane z wysyłką towaru do klienta. Czy opłaty pocztowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodu oraz jak je księgować w księdze przychodów i rozchodów? Sprawdźmy. 

Kosz uzyskania przychodów a opłaty pocztkowe

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszt zyskania przychodu uznaje się wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania i zabezpieczenia źródła przychodu, z wyjątkiem wydatków, które zawierają się w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Katalog wydatków, które nie są kosztem podatkowym znajduje się w art. 23. ww ustawy.

Zatem przedsiębiorca, który ponosi wydatki związane ze świadczonymi na rzecz jego firmy usługami pocztowymi może ująć je w kosztach podatkowych. Istotne jest bowiem odpowiednie ujęcie tego wydatku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Opłaty pocztowe - jak dokumentować?

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów reguluje, iż podatnicy prowadzący księgę, zapisów w niej powinni dokonywać na podstawie dowodów księgowych. Do dowodów tych zalicza się m.in. dowody opłat pocztowych i bankowych. Zgodnie z tym przepisem, podstawą zapisu w KPiR mogą być również poniesione przez przedsiębiorcę i odpowiednio udokumentowane opłaty pocztowe.

W przypadku firm, najpopularniejszym dowodem poniesienia opłaty pocztowej jest, wykonywany przez podatnika i poświadczony przez pocztę, wpis do książki nadawczej. W książce tej dokumentuje się liczbę oraz rodzaj nadanych w danym dniu listów, przesyłek.

Jeśli więc podatnik prowadzi książkę nadawczą, nie trzeba dodatkowo wystawiać żadnych dowodów wewnętrznych, które miałyby udokumentować poniesione opłaty. To książka i zawarte w niej wpisy będą w tym przypadku podstawą do właściwego ewidencjonowania opłat pocztowych w prowadzonej księdze przychodów i rozchodów.

W przypadku, gdy podatnik nie prowadzi takiej książki, koniecznie jest sporządzenie odpowiedniego dowodu wewnętrznego, który zawierał będzie co najmniej:

  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Księgowanie opłat pocztowych w systemie wFirma.pl

Aby zaksięgować wydatki poniesione na opłaty pocztowe w systemie wFirma.pl należy wystawić dowód wewnętrzny korzystając z zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY, gdzie w pojawiającym się oknie należy uzupełnić wymagane pola. Następnie w polu Schemat księgowy należy wybrać opcję Koszty prowadzenia działalności i zapisać.

Opłaty pocztowe - dowód wewnętrzny w wFirma.pl

Dokument zostanie ujęty w KPIR w kolumnie 13 - pozostałe wydatki. Dodatkowo, pod wydrukowane DW należy podpiąć potwierdzenie poniesienia wydatku.