Przedsiębiorcy bardzo często ponoszą wydatki związane z nabywanymi usługami pocztowymi, czyli wszelkiego rodzaju opłatami za wykonanie przelewu bądź związane z wysyłką towaru do klienta. Czy opłaty pocztowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodu oraz czy potwierdzenie nadania może stanowić podstawę do jego ujęcia w księdze przychodów i rozchodów? Sprawdźmy.
Kosz uzyskania przychodów a opłaty pocztkowe
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszt zyskania przychodu uznaje się wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania i zabezpieczenia źródła przychodu, z wyjątkiem wydatków, które zawierają się w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Katalog wydatków, które nie są kosztem podatkowym znajduje się w art. 23. ww ustawy.
Zatem przedsiębiorca, który ponosi wydatki związane ze świadczonymi na rzecz jego firmy usługami pocztowymi może ująć je w kosztach podatkowych. Istotne jest bowiem odpowiednie ujęcie tego wydatku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Opłaty pocztowe - jak dokumentować?
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów reguluje, iż podatnicy prowadzący księgę, zapisów w niej powinni dokonywać na podstawie dowodów księgowych. Do dowodów tych zalicza się m.in. dowody opłat pocztowych i bankowych. Zgodnie z tym przepisem, podstawą zapisu w KPiR mogą być również poniesione przez przedsiębiorcę i odpowiednio udokumentowane opłaty pocztowe.
W przypadku firm, najpopularniejszym dowodem poniesienia opłaty pocztowej jest, wykonywany przez podatnika i poświadczony przez pocztę, wpis do książki nadawczej (może to być także potwierdzenie nadania jeśli posiada niezbędne dane). Co do zasady w książce nadawczej dokumentuje się liczbę oraz rodzaj nadanych w danym dniu listów, przesyłek.
Jeśli więc podatnik prowadzi książkę nadawczą, nie trzeba dodatkowo wystawiać żadnych dowodów wewnętrznych, które miałyby udokumentować poniesione opłaty. To książka i zawarte w niej wpisy będą w tym przypadku podstawą do właściwego ewidencjonowania opłat pocztowych w prowadzonej księdze przychodów i rozchodów.
W przypadku, gdy podatnik nie prowadzi takiej książki, koniecznie jest sporządzenie odpowiedniego dowodu wewnętrznego, który zawierał będzie co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Księgowanie opłat pocztowych w systemie wFirma.pl
Aby zaksięgować wydatki poniesione na opłaty pocztowe w systemie wFirma.pl należy wystawić dowód wewnętrzny korzystając z zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY, gdzie w pojawiającym się oknie należy uzupełnić wymagane pola. Następnie w polu Schemat księgowy należy wybrać opcję: Koszty prowadzenia działalności i zapisać.
Tak zaksięgowana opłata pocztowa (potwierdzenie nadania), zostanie ujęta w KPIR w kolumnie 13 - pozostałe wydatki. Dodatkowo, pod wydrukowane DW należy podpiąć potwierdzenie poniesienia wydatku.
