Informatyzacja procesów biznesowych, pomimo sporych kosztów początkowych związanych ze stworzeniem odpowiedniego oprogramowania i jego wdrożenia, jest jednym z elementów, które pozwalają na stworzenie ogromnych możliwości współpracy i znacznie obniżają koszty działalności przedsiębiorcy. Wiąże się to z wprowadzeniem do firmy efektywnego systemu B2B.
Wymaga to przyjrzenia się wszelkim procesom, na których podstawie działa przedsiębiorstwo. Jest to czasochłonne i kosztowne zajęcie, jednakże jego wprowadzenie daje ogromne możliwości i zyski z prowadzonej działalności.
System B2B - co to jest?
Pojęcie Business-to-Business jest obecne na rynku już od jakiegoś czasu. Aby definicja była poprawna, można określić je jako nazwę relacji pomiędzy firmami, czasami nazywane klasycznym e-biznesem. Największą część tego zagadnienia na świecie stanowią informacje biznesowe, na przykład raporty branżowe, badania konsumenckie czy informacje związane z sieciami społecznościowymi.
W praktyce działalność przedsiębiorstw w ramach systemu B2B może wyglądać następująco. Współpraca pomiędzy partnerami biznesowymi, na których mogą składać się producenci, hurtownicy i dystrybutorzy, którzy stanowią poszczególne ogniwa w całym procesie współpracy, jest oparta na wspólnym zaradzaniu systemem. Aby ułatwić działalność poszczególnym ogniwom, bardzo często wykorzystuje się środki elektroniczne, które ułatwiają zawieranie transakcji pomiędzy poszczególnymi elementami systemu. Współpraca w ramach B2B oznacza automatyzację przepływu informacji oraz zorganizowanie i integrację danych na temat dostaw i ich terminów. Ten system może być jeszcze wydłużony, kiedy w ramach współpracy ingeruje się również w takie informacje, jak prognozy, planowanie, produkcję, magazynowanie, realizację kontraktów oraz serwisowanie.
Przyjmuje się, że w ramach współpracy w systemie B2B wykorzystuje się poniższe rynki elektroniczne:
-
Strony z katalogami, które usprawniają zamawianie towarów przez przedsiębiorców,
-
Alianse zakupowe – połączenie firm w jedną w celu wynegocjowania większych rabatów na zakupywane dobra oraz negocjowania niższych cen,
-
Rynki barterowe – tutaj przedmiotem wymiany są towary oraz usługi wymienne,
-
Rynki pionowe – wymienia się przede wszystkim produkty przemysłowe: tworzywa sztuczne, chemikalia, stal,
-
Witryny aukcyjne – obrót dobrami produkcyjnymi.
Z kolei współpraca pomiędzy ogniwami opiera się o takie czynności, jak: przygotowanie ofert i zamówień, potwierdzenie zamówień, płatność i realizacja transakcji, wyszukiwanie nowych ofert, wystawianie dokumentów związanych z realizacją transakcji oraz działania marketingowe.
Zalety i wady systemu B2B
Główną zaletą wprowadzenia systemu B2B jest przede wszystkim zmniejszenie kosztów związanych z dotychczasową obsługą transakcji pomiędzy ogniwami dystrybucji. Pozwala on na ograniczenie nakładów finansowych zarówno ze strony kupujących, jak i sprzedających. Ponadto ogranicza nakłady czasowe niezbędne do sfinalizowania transakcji lub oczekiwanie na dostawę. Dodatkowo pozwala na rozwinięcie bliższych relacji biznesowych pomiędzy nabywcami i sprzedającymi.
System ten ma jednak swoje wady. Przede wszystkim wskazuje się na zmniejszenie lojalności pomiędzy kupującymi a sprzedającymi, co może powodować powstanie zagrożeń dla bezpieczeństwa firmy. Jednakże biorąc pod uwagę plusy i minusy działalności w systemie B2B, z punktu widzenia przedsiębiorców jest to współpraca, która pozwala na znaczne zwiększenie zasięgu działalności.
B2B jako system informatyczny
System oparty na przekazie elektronicznym wydaje się mieć wielkie znaczenie w przypadku cięcia kosztów związanych z działalnością poszczególnych ogniw. Co za tym idzie pozwala na zniesienie barier geograficznych oraz zmniejsza nakłady finansowe niezbędne do nawiązania kontaktów biznesowych, a także poprawia organizację wymiany handlowej. Za jego pomocą udaje się także wyeliminować tradycyjne sposoby kontaktowania się pomiędzy partnerami biznesowymi, jak ogłoszenia w prasie, rozmowy telefoniczne lub spotkania bezpośrednie. Zwyczajowo stosowane platformy do obsługi systemu B2B składają się ze standardu EDI, który ujednolica przesyłane informacje i zapewnia bezpieczeństwo komunikacji. Dokumenty obsługiwane w ramach standardu to: faktura, zamówienie, awizo, dostawy, harmonogram produkcji i wiele innych.
Środki finansowe na system B2B
Zaprojektowanie i stworzenie oprogramowania do obsługi systemu B2B jest wyzwaniem, ponieważ tego typu produkty charakteryzują się nie tylko ogromem pracy, który trzeba wykonać, lecz także kosztami, które trzeba ponieść, aby móc pracować na jego podstawie. Jeszcze do 2012 roku istniała możliwość sfinansowania tego przedsięwzięcia za pomocą dotacji unijnych na inwestycje i modernizację, jednakże od ponad dwóch lat takiej możliwości dofinansowania nie ma.
Jednym ze sposobów jest wzięcie kredytu komercyjnego na realizację inwestycji. Może ubiegać się o niego firma, która planuje wprowadzenie nowej technologii na opracowanie nowych usług i ulepszenia tych obecnie oferowanych. Aby wybrać najlepsze warunki przyznania dofinansowania, najlepiej jest porównać aktualne oferty banków i instytucji finansowych.
Innym pomysłem jest leasing. Ta forma finansowania kojarzona jest głównie z pomocą w zakupie dóbr materialnych, na przykład samochodów czy komputerów, jednakże może ona być również zastosowana w przypadku tych przedsiębiorców, którzy planują zakupienie oprogramowania. Ta metoda jest niestety niezbyt popularna. Jak szacuje Europejskie Zrzeszenie Towarzystw Leasingowych, odsetek leasingu na usługi informatyczne to jedynie 14, przy czym w Polsce plasuje się on na poziomie około 10%.
O przydatności leasingu świadczy fakt, że korzystając z niego, przedsiębiorcy mają możliwość obniżenia kosztów początkowych oraz użycia tak zwanej tarczy podatkowej, a więc zmniejszenia obciążeń podatkowych. Jednakże jego najważniejsze korzyści to przede wszystkim zmniejszenie ogólnych kosztów utrzymania oraz oszczędność kapitału obrotowego. Sporą zaletą jest również fakt, że środki na realizację takich projektów przyznawane są dość szybko.
Innym modelem finansowania, szeroko wykorzystywanym w informatyce, jest formuła success fee. Współpraca na jej podstawie przybiera rożne formy. Charakteryzuje się ona tym, że podstawę wynagrodzenia twórcy oprogramowania stanowi prowizja od sprzedaży. Firma sprzedająca produkt skupia się zatem na opracowaniu oferty, pozostawiając obsługę informatyczną oraz poziom sprzedaży firmie współpracującej.
