Poradnik Przedsiębiorcy

Szkolenie pracowników a konsekwencje podatkowe

W dobie szybko zmieniających się potrzeb rynkowych zachodzi potrzeba ciągłego doszkalania pracowników. Podnoszą oni swoje kwalifikacje poprzez udział w różnych kursach i szkoleniach. Wydatki dotyczące finansowania szkoleń pracowników pojawiają się coraz częściej w większości firm. Jednak, czy koszty poniesione na szkolenie pracowników przedsiębiorca może odliczyć od podatku?

Czym jest podnoszenie kwalifikacji zawodowych?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika to zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności. Wynika ono z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą.

Jeśli więc pracownik szkoli się z własnej inicjatywy bez zgody pracodawcy, to takie szkolenie nie jest uznawane za podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Natomiast, gdy pracodawca wyrazi zgodę na szkolenie lub osobiście go skieruje, wówczas ma miejsce podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

Taka sytuacja nakłada na pracodawcę określone obowiązki względem pracownika, a także wywołuje określone skutki podatkowe.

Szkolenie pracowników w kosztach podatkowych

W celu podjęcia decyzji, czy koszt szkolenia pracownika można zaliczyć do kosztów podatkowych, konieczne jest odniesienie się do definicji kosztów uzyskania przychodu.Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątek stanowią koszty, które zostały wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.Jednakże wydatki na szkolenie pracowników nie zostały wskazane we wspomnianym artykule ustawy o PIT. W związku z tym, aby ocenić, czy koszt szkolenia pracowników można zaliczyć do kosztów podatkowych należy ocenić, czy wydatek ten może przyczynić się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów firmy.

W interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu wydanej 20 lutego 2015 r., sygn. ILPB1/415-1380/14-2/AN wskazuje on, że w celu stwierdzenia, czy poniesione wydatki na szkolenie pracowników przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, konieczne jest ustalenie:

  • czy dane szkolenie związane jest ze zdobywaniem wiedzy i umiejętności niezbędnych na zajmowanym przez pracownika stanowisku,

  • czy też szkolenie to związane jest jedynie z podnoszeniem ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia, które nie dotyczy bezpośrednio stanowiska zajmowanego przez pracownika.

Bowiem podstawowym warunkiem, który daje możliwość zaliczenia szkolenia pracownika do kosztów podatkowych jest kierunek kształcenia pracownika. Musi być on zgodny z profilem firmy, w której pracuje. Ocena tego, czy szkolenie ma związek z pracą wykonywaną przez pracownika jest zadaniem pracodawcy.

W związku z powyższym jeśli wydatki na szkolenie pracownika będą niosły potencjalne korzyści dla pracodawcy - może on wydatki te zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Jakie szkolenia pracowników można ująć w kosztach firmowych?

Przedsiębiorca będzie mógł ująć w kosztach podatkowych następujące kursy i szkolenia podnoszące kwalifikacje pracownika:

  • studia: wieczorowe, zaoczne lub podyplomowe,

  • kursy i szkolenia,

  • egzamin na tytuł kwalifikacyjny,

  • naukę języka obcego.

Odliczeniu podlegają także inne wydatki związane z dokształcaniem pracownika, takie jak koszty noclegu oraz dojazdu na szkolenie, wyżywienie pracownika, a także zakup podręczników (jeśli są wymagane). Jednak odliczenia te zależne są od indywidualnych porozumień zawartych z pracownikiem.

Szkolenie pracowników a odliczenie VAT

Przedsiębiorca ma możliwość odliczenia podatku VAT od szkoleń pracowników. Finansowanie szkolenia pracowników stanowi wydatek, od nabycia którego przedsiębiorcy przysługuje, w całości lub w części, prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego. Pod warunkiem, że wydatek ten spełnia wymogi niezbędne do zastosowania odliczenia.

Z prawa do odliczenia VAT za usługi szkoleniowe mogą skorzystać wyłącznie przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT. Ponadto przedsiębiorca musi wykazać związek poniesionego kosztu, czyli szkolenia, z wykonywanymi w ramach prowadzonej działalności czynnościami opodatkowanymi. Związek ten nie musi być bezpośredni, ale w razie kontroli ze strony organu podatkowego, w przypadku wątpliwości, to przedsiębiorca będzie musiał wykazać zależność pomiędzy poniesionym kosztem a prowadzoną działalnością.

Podstawę do odliczenia podatku VAT naliczonego stanowi faktura, która dokumentuje sfinansowanie szkolenia. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu lub jest zwolniona z podatku VAT.

Szkolenie a przychód pracownika

W sytuacji, gdy pracodawca pokrywa koszty szkolenia pracownika, wówczas po stronie pracownika powstaje przychód ze stosunku pracy. Jednak nie zawsze przychód tego rodzaju będzie powodował obowiązek zapłaty podatku dochodowego przez pracownika.Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Wyjątek stanowią wynagrodzenia, które pracownik otrzymuje za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego.

Urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub części dnia pracy

Pracownikowi, który poprzez udział w szkoleniu podnosi swoje kwalifikacje zawodowe przysługują pewne przywileje. Zaliczamy do nich urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub części dnia pracy. Za nieobecności te pracownikowi przysługuje wynagrodzenie jak za czas pracy.

Liczba dni urlopu szkoleniowego zależy od rodzaju egzaminu, który kończy cykl nauki. Udziela się go w dni, które są dla pracownika dniami pracy.

Zwolnienie z całości lub części dnia pracy dotyczy czasu niezbędnego do tego, by pracownik mógł punktualnie zjawić się i uczestniczyć w szkoleniu.

Kiedy pracodawca ma prawo żądać zwrotu kosztów szkolenia?

W określonych sytuacjach pracodawca ma prawo żądać od pracownika zwrotu kosztów szkolenia. Mianowicie w sytuacji, gdy:

  • pracownik przerwie bądź nie podejmie udziału w szkoleniu bez uzasadnionych przyczyn,

  • nastąpi rozwiązanie umowy o pracę z winy pracownika w okresie nie dłuższym niż 3 lata od zakończenia szkolenia pracownika.

Wysokość zwrotu kosztów liczona jest proporcjonalnie do okresu zatrudnienia pracownika po zakończeniu szkolenia lub okresu zatrudnienia w czasie podnoszenia kwalifikacji. Pracodawca nie może żądać od pracownika zwrotu kosztów za udzielenie urlopu szkoleniowego lub zwolnienie z całości lub części dnia pracy.

Finansowanie szkolenia pracownika stanowi dla niego motywację i przyczynia się do zdobywania wiedzy i umiejętności, które mogą być przydatne na stanowisku pracy. A to z kolei stanowi korzyść dla pracodawcy.