Artykuł skierowany jest przede wszystkim do osób, które są członkami zarządów jednoosobowych w spółkach prawa handlowego, zwłaszcza spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, ale także do wspólników takich podmiotów i ich kontrahentów. Czy taki zarząd może podejmować uchwały? W jakiej formie? Czy uchwały w zarządzie jednoosobowym są obowiązkowe? Na te i inne pytania odpowiedź w dalszej części opracowania.
Zarząd w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością
Zarząd jest organem, który obowiązkowo występuje w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. Regulacje z nim związane zawarte są w ustawie Kodeks spółek handlowych, który jest instrukcją działania spółek prawa handlowego w Polsce.
Głównymi zadaniami zarządu jest:
- prowadzenie spraw spółki;
- reprezentowanie spółki na zewnątrz.
Przykład 1.
Magnet Sp. z o.o. chce zawrzeć umowę najmu niewielkiego lokalu usługowego w celu zorganizowania w nim sklepu. Właściciel nieruchomości, pan Józef, jest gotowy na zawarcie umowy. Koszt najmu to 500 zł miesięcznie. Aby zawrzeć taką umowę, spółka powinna być reprezentowana przy tym przez członków zarządu uprawnionych do jej reprezentacji.
Zarząd może być jednoosobowy lub wieloosobowy. W praktyce często w umowach spółki można spotkać się z zapisami: „W skład zarządu wchodzi od 1 członka do 3”. Pozwala na to, aby w sytuacji na przykład konfliktu pozostała choć jedna osoba, która będzie mogła samodzielnie decydować.
W przypadku formułowania zapisów nakładających wymóg wieloosobowego zarządu, w sytuacjach wyjątkowych, jak konflikt, śmierć, choroba, rezygnacja, zarząd nie będzie mógł działać w sytuacji, gdy w jego składzie pozostanie jedna osoba. Będzie to rodziło niezbędność powołania uchwałą wspólników dodatkowego członka zarządu. To bowiem wspólnicy powołują i odwołują członków zarządu.
Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych w przypadku zarządu wieloosobowego sposób reprezentowania spółki określa umowa. Jeżeli nie zawiera ona żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie 2 członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.
W umowie można zatem wskazać, że nawet w przypadku zarządu, który składał się będzie z 10 członków, każdy z nich ma możliwość samodzielnego reprezentowania spółki, prowadzenia jej spraw.
Co ważne, ustawa Kodeks spółek handlowych nie zakłada sytuacji, w której zarząd spółki jest jednoosobowy, i nie wskazuje, jak w takim przypadku powinny być podejmowane uchwały.
Przykład 2.
Pani Wioletta jest jedynym członkiem zarządu przedsiębiorstwa zajmującego się sprzedażą iglaków. Jeden z klientów był niezadowolony z nabytego towaru, odstąpił od umowy, nie odsyłając krzewów, równocześnie nie podając konkretnie wad, które miał mieć towar. Wobec tego pani Wioletta zdecydowała się na skorzystanie z usług prawnika. Udzieliła pełnomocnictwa samodzielnie, wskazując, że jest członkiem zarządu uprawnionym do jednoosobowej reprezentacji spółki, a pełnomocnik miał w sprawie reprezentować właśnie osobę prawną.
Podejmowanie uchwał przez zarząd
Członkowie zarządu mają prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki, bez względu na ich liczebność. Bez uprzedniej uchwały zarządu, członek zarządu ma zaś prawo do prowadzenia spraw nieprzekraczających zwykłych czynności spółki.
Takie czynności określa się zazwyczaj, biorąc za podstawę wartość nabywanych praw lub zaciąganych zobowiązań, aby powyżej kwoty X członkowie zarządu konsultowali się wspólnie, jeżeli jest to organ wieloosobowy.
Uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostaną prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Co kuriozalne, dotyczy to również zarządów jednoosobowych, które muszą zachować formalności związane ze zwoływaniem posiedzeń zarządu, choć będzie to miało charakter w zasadzie jedynie techniczny.
Uchwały zarządu są protokołowane. Taki protokół powinien zawierać:
- porządek obrad;
- imiona i nazwiska obecnych członków zarządu;
- liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały;
- zdanie odrębne, jeżeli zostanie zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem;
- podpis członka zarządu prowadzącego posiedzenie lub zarządzającego głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej.
Umowa spółki, sporządzona w formie aktu notarialnego, może przewidywać odmienne regulacje związane z podejmowaniem uchwał przez zarząd jednoosobowy. Można też wprowadzać takie zasady w regulaminach, zasadach działania organu czy innych wewnętrznych dokumentach.
Uchwała, choć co do zasady jest dokumentem wytworzonym przez organ kolegialny, może zostać wydana również przez jednoosobowy zarząd. Będzie to wówczas oświadczenie członka zarządu, jednakże mające formę uchwały.
W regulaminie czy umowie można natomiast ustalić następujące kwestie:
- sposób zwoływania posiedzeń;
- miejsce posiedzeń;
- terminy posiedzeń.
Obligatoryjna uchwała zarządu
Co do zasady uchwała zarządu jest potrzebna wtedy, gdy któryś z członków zarządu sprzeciwi się prowadzeniu, bez uprzedniej uchwały zarządu, sprawy nieprzekraczającej zakresu zwykłych czynności spółki. Uchwała jest też konieczna wtedy, gdy sprawa, która ma zostać załatwiona, przekracza zakres zwykłych czynności spółki.
Ta pierwsza sytuacja w spółce, w której zarząd jest jednoosobowy, nie ma możliwości zaistnienia – w braku innych członków zarządu nikt de facto nie będzie mógł się sprzeciwić podejmowaniu konkretnych czynności. O tym wszystkim będzie decydował, samodzielnie, jedyny członek zarządu spółki. Forma, jaką przybierze ta decyzja, będzie jego własną decyzją, określoną w umowie spółki albo na przykład regulaminie, zasadach, wewnętrznych procedurach.
Poza wskazanymi powyżej sytuacjami podejmowanie uchwał przez zarząd nie jest obowiązkowe, nie ma innych sytuacji, które wymagałyby podjęcia uchwały, w porównaniu do uchwał zgromadzenia wspólników.
Brak uchwały nie sprawi, że czynność zarządu będzie nieważna, a może co najwyżej rodzić obowiązek odszkodowawczy członka zarządu, który ją podjął bez uchwały pozostałych, wobec spółki.
W spółkach, w których zarząd jest jednoosobowy, gdy prezes zarządu (bo taka zazwyczaj jest nomenklatura) decyduje o zawarciu umowy, udzieleniu pełnomocnictwa, aneksie, rozwiązaniu umowy, nabyciu lub zbyciu nieruchomości, robi to samodzielnie.
Czasami wymagane jest to, aby przed taką czynnością podjęta została uchwała przez zgromadzenie wspólników spółki, ale są to przypadki ściśle wskazane w kodeksie lub umowie spółki.
Uchwały w zarządzie jednoosobowym - podsumowanie
Kodeks spółek handlowych nie reguluje w sposób odrębny zagadnienia podejmowania uchwał w zarządzie jednoosobowym.
Stosuje się w tym przypadku przepisy Kodeksu spółek handlowych, które jednak skierowane są do zarządów wieloosobowych. Wymagają one formalnego zwołania posiedzenia zarządu, sporządzenia z niego protokołu, dopilnowania wszelkich formalności.
Uchwała zarządu jednoosobowego sprowadza się w zasadzie do oświadczenia jedynego jego członka. Aby ułatwić mu pracę, warto już bezpośrednio w umowie spółki czy regulaminie lub wewnętrznych regulacjach tego podmiotu określić sposób podejmowania uchwał, aby było to czytelne dla kontrahentów i dla wspólników spółki.
