Zagadnienie, które zostanie wzięte na tapet w niniejszym artykule, to kwestia zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Czym jest zarząd w spółce i jakie pełni zadania – odpowiedź na te pytania to wstęp do dalszych rozważań. W dalszej części zostanie wskazane, kiedy uchwała zarządu jest obowiązkowa, a także co w sytuacji, gdy nie będzie podjęta. W opracowaniu nie zabraknie adekwatnych przykładów, które ułatwią przyswojenie materii.
Zarząd w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością
Zarząd jest jednym z głównych organów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Zadaniem zarządu jest reprezentowanie spółki na zewnątrz oraz prowadzenie jej spraw.
Zarząd może być jednoosobowy lub wieloosobowy, a członkami tego organu mogą być zarówno wspólnicy, jak i osoby spoza tego grona.
W skład zarządu spółki może wchodzić od 1 do 4 osób. Taki sposób wskazania składu osobowego w spółce sprawi, że nawet gdy w zarządzie pozostanie 1 osoba, będzie mogła reprezentować spółkę i prowadzić jej sprawy, a w przypadku konfliktu między wspólnikami i rezygnacji większości z nich, spółka nadal będzie mogła działać.
Częstym problemem jest bowiem to, że członkowie zarządu są skonfliktowani, co uniemożliwia podejmowanie uchwał i prowadzenie spraw spółki. Część z nich rezygnuje, nie ma kandydatów na nowych członków. Wtedy, w przypadku gdy w umowie zostałoby wskazane, że zarząd liczy od 4 do 8 osób, gdyby były tylko 3, organ osoby prawnej byłby niepełny i nie mógłby działać, co w efekcie mogłoby doprowadzić nawet do rozwiązania spółki. Każdy członek zarządu ma prawo i równocześnie obowiązek prowadzenia spraw spółki.
Zarząd jest zatem istotnym organem w spółce, który wyraża wolę spółki na zewnątrz, reprezentuje ją, podpisując umowy, pełnomocnictwa.
Kiedy jest potrzebna uchwała zarządu spółki?
Zgodnie z art. 208 § 3 Kodeksu spółek handlowych każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki.
Wynika z tego wprost, że podjęcie sprawy przekraczającej zakres zwykłych czynności spółki wymaga podjęcia przez zarząd uchwały.
Co więcej, uchwała jest też potrzebna wówczas, gdy choćby 1 z pozostałych członków zarządu sprzeciwi się przeprowadzeniu czynności nieprzekraczającej zakresu zwykłych czynności.
Podstawą prawną tego uregulowania jest art. 208 § 4 ksh.
W ksh nie jest określone to, jakie czynności nie przekraczają zakresu zwykłych, a jakie już tak. To powinno zostać uregulowane bezpośrednio w umowie spółki i być dostosowane do jej potrzeb i prowadzonej działalności.
Takie uregulowanie będzie odpowiednie do mniejszych spółek, które nie prowadzą działalności na dużą skalę, nie mają wielu wartościowych aktywów. W każdej spółce można te kwoty regulować adekwatnie do potrzeb.
Jak zarząd podejmuje uchwały w spółce?
Warunkiem powzięcia uchwały jest prawidłowe zawiadomienie o posiedzeniu zarządu, na którym ma być ona podjęta.
Co do zasady przepisy nie determinują tego, w jaki sposób zawiadomić członków zarządu o posiedzeniu – czy ma być to sposób formalny, listem poleconym, czy na przykład wystarczająca będzie wiadomość e-mail lub zawiadomienie telefonicznie (poprzez rozmowę lub wiadomość SMS). W tym zakresie członkowie zarządu powinni pomiędzy sobą ustalić sposób zwoływania posiedzeń.
Uchwały zapadają bezwzględną większością głosów. Bierze się pod uwagę liczbę głosów oddanych, głosy wstrzymujące są traktowane, jakby były oddane przeciwko uchwale. Aby uchwała została podjęta, „za” musi się opowiedzieć ponad połowa biorących udział w głosowaniu członków zarządu spółki.
Możliwe są modyfikacje w tym zakresie, polegające np. na:
- przyjęciu większości głosów kwalifikowanej lub zwykłej;
- przyjęciu jednomyślności w głosowaniu;
- wprowadzeniu kworum – minimalnej liczby członków zarządu obecnych na posiedzeniu;
- przyjęciu, że w przypadku równości głosów decyduje głos prezesa zarządu.
Podejmowanie uchwał na odległość
Od 31 marca 2020 roku do ksh wprowadzona została możliwość uczestniczenia przez członków zarządu w posiedzeniach tego organu z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Posiedzenia mogą się odbywać w formie zdalnej, ale co do zasady to nie uchwała jest podejmowana na odległość, a po prostu nie jest wymagana jednoczesna obecność wszystkich członków zarządu w jednym miejscu. Uchwała jest podejmowana przy pomocy środków porozumiewania się na odległość, jednakże uwzględniając warunki jej podejmowania tak jak w trybie stacjonarnym, tj. np. z zachowaniem wymogów co do liczby głosów.
Oczywiście dotyczy to głównie spotkań online za pośrednictwem programów i aplikacji, które są do tego stworzone i które rozkwit przeżyły w czasie pandemii COVID-19.
Skutki braku uchwały zarządu spółki
Brak uchwały zarządu nie wpłynie na ważność umowy przekraczającej zakres zwykłych czynności, albo takiej, która ich nie przekracza, ale w stosunku do której inny członek zarządu złożył sprzeciw.
Taka uchwała nie jest bowiem wymagana do przedstawienia czy choćby okazania kontrahentowi spółki.
Przykład 1.
Zarząd spółki zdecydował o nabyciu maszyny za kwotę 80 000 zł. Czynność ta co do zasady przekracza zakres zwykłych spraw zgodnie z umową spółki, ale nie wymaga dla swojej ważności uchwały zgromadzenia wspólników. Przy takiej transakcji sprzedawca nie będzie pytał o uchwałę zarządu, nie jest ona niezbędna do zawarcia umowy sprzedaży.
Brak uchwały może jednak skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą członków zarządu w stosunku do spółki. Członek zarządu, który dokonał jakiejś czynności bez uchwały zarządu, może ponieść odpowiedzialność za szkodę, którą poniosła spółka wskutek zaciągnięcia zobowiązania lub sprzedania mienia spółki bez zgody wyrażonej w formie uchwały zarządu.
Takie zachowanie członka zarządu może również prowadzić, oprócz odpowiedzialności odszkodowawczej i wzywania go do zapłaty określonej kwoty, do odwołania go z funkcji członka zarządu.
Ksh nie przewiduje zatem żadnego konkretnego rygoru związanego z brakiem uchwały zarządu spółki, a spółka będzie musiała udowodnić poniesioną ewentualną szkodę, którą wyrządziło podjęcie czynności przez członka zarządu bez uchwały.
