Zarząd w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością pełni bardzo ważną funkcję – prowadzi sprawy spółki oraz reprezentuje ją na zewnątrz. Mimo że najważniejszym organem jest zgromadzenie wspólników, to bez zarządu prowadzenie biznesu jest niemożliwe. Żadna umowa nie może być wiążąco zawarta bez decyzji organu reprezentacyjnego. Brak zarządu w sp. z o.o. to duży problem nie tylko w kontaktach z kontrahentami, ale również w sprawach administracyjnych i sądowych. Jakie są zatem konsekwencje nieprawidłowo powołanego zarządu lub jego całkowitego braku?
Kilka słów o roli zarządu w spółce
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma osobowość prawną. Jest zatem w stanie samodzielnie kształtować swoją sytuację prawną. Może zawierać umowy w swoim imieniu, pozywać oraz być pozywaną. Ma również własny kapitał, który jest całkowicie oddzielny od majątków wspólników. Wierzyciele zatem – co do zasady – mają obowiązek egzekwować ze składników majątkowych spółki, nie zaś właścicieli firm czy członków zarządu.
Nie jest to jednak jakiś mistyczny twór, który wraz ze wpisaniem do rejestru przedsiębiorców zyskuje samoświadomość i jest w stanie kierować swoim poczynaniem. Ktoś musi nią sterować. Pisząc „ktoś”, mamy na myśli osoby wchodzące w skład organów spółki. Rola zarządu w tej kwestii jest bardzo istotna. To on bowiem zajmuje się bieżącą działalnością spółki we wszelkich jej aspektach. Właściciele przedsiębiorstwa (wspólnicy) regulują jej najważniejsze zagadnienia, takie jak ogólny kierunek, w jakim ma zmierzać, oraz cel, do jakiego należy dążyć. Na podstawie tych wytycznych funkcjonuje zarząd, który w codziennym działaniu niejako uszczegóławia zamysł wspólników.
Zarząd działa na 2 płaszczyznach:
- prowadzi sprawy spółki, oraz
- reprezentuje spółkę.
Ksh nie wskazuje jednak żadnego katalogu spraw, jakimi może zajmować się ten organ, co z kolei prowadzi do powstania domniemania kompetencji zarządu w każdej sprawie, która nie jest zastrzeżona dla innych organów. W wielkim skrócie oznacza to, że kwestia, która nie została włączona przez ustawodawcę do kompetencji innych organów (zgromadzenia wspólników, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej), pozostaje w gestii zarządu.
Nieco to rozwijając, prowadzenie spraw spółki obejmuje realizację stosunków wewnętrznych, które ogranicza się co do zasady do czynności faktycznych, organizacyjnych. Tylko wyjątkowo w stosunkach wewnętrznych czynności mają charakter czynności prawnych, np. niektóre uchwały (por. A. Kidyba, KSH. Komentarz aktualizowany, 2014, art. 201). Z kolei reprezentacja spółki polega na składaniu i przyjmowaniu w imieniu spółki oświadczeń woli. Z tego punktu widzenia może być mowa o reprezentacji tzw. czynnej – składanie oświadczeń na zewnątrz, i tzw. biernej – przyjmowanie oświadczeń oraz odbiór pism, skierowanych do spółki (por. W. Popiołek, w: W. Pyzioł, KSH. Komentarz, 2008, art. 201).
Brak zarządu w sp. z o.o. – kiedy może dojść do takiej sytuacji?
Kodeks spółek handlowych nie dopuszcza sytuacji, w której spółka z o.o. zostałaby utworzona z pominięciem zarządu. Jest to organ obligatoryjny. Każda umowa spółki musi powoływać zarząd i ustalić jego skład osobowy. Nie można go również później zlikwidować. Nie oznacza to jednak, że w trakcie działania przedsiębiorstwa skład osobowy tego organu się nie wykruszy. Wystarczy, aby nie miał wystarczającej (umownej) liczby członków, a już traktuje się go tak, jakby nie istniał.
Źródeł powstania sytuacji, gdy w składzie zarządu brakuje członków lub nie ma ich w ogóle, jest wiele. Może to być m.in.:
- wygaśnięcie mandatu członka zarządu,
- śmierć członka zarządu,
- rezygnacja z pełnienia funkcji,
- odwołanie członka zarządu przez wspólników,
- utrata zdolności do czynności prawnych członka zarządu (np. wskutek ubezwłasnowolnienia całkowitego).
Na miejsce członka, który utracił mandat, niezwłocznie powinien zostać powołany nowy. Bez tego powstaje tzw. zarząd kadłubowy. Zarząd w niekompletnym składzie w praktyce oznacza, że spółka nie ma tego organu. Organ taki nie jest bowiem w stanie skutecznie prowadzić spraw spółki. Jest tak, nawet jeśli teoretycznie mógłby reprezentować sprawy przedsiębiorstwa, np. w składzie 3-osobowym zasiada wyłącznie prezes, a umowa spółki wskazuje, że do podejmowania czynności prawnych wymagane jest działanie 1 członka zarządu wraz z prokurentem.
Brak zarządu w sp. z o.o. – czy spółka może wtedy działać?
Jak wskazano wyżej, brak zarządu w sp. z o.o. może mieć wiele przyczyn. Niezależnie jednak od tego, co spowodowało taką sytuację, dla spółki oznacza to jedno – nie jest ona w stanie właściwie funkcjonować.
Brak właściwego składu zarządu skutkuje tym, że ustają wszelkie umowne i ustawowe uprawnienia i obowiązki przypisane zarządowi i jego członkom. Mimo że na papierze organ ten istnieje (zarządu nie da się zlikwidować i „usunąć” ze spółki), to nie ma on zdolności do prowadzenia spraw spółki oraz jej reprezentowania. I nie ma tutaj znaczenia, czy w organie nie ma żadnego członka, czy też jest ich kilku, ale wciąż niedostatecznie wielu, np. w zarządzie wieloosobowym funkcjonuje 3 członków.
Oczywiste jest, że w przypadku gdy nie ma żadnego członka, to organ ten nie podejmie żadnej uchwały. Z kolei, gdy mamy do czynienia z zarządem kadłubowym, wydawać by się mogło, że jest możliwość przegłosowania określonych decyzji, np. w 3-osobowym zarządzie zasiada 2 członków — teoretycznie mają oni większość (o ile są jednogłośni). Nic z tego. Wszelkie uchwały powołane w niepełnym składzie są nieważne. Nie pociągają żadnych konsekwencji dla wewnętrznego i zewnętrznego działania spółki.
Powyższe jest skutkiem zasady, według której „zarząd jest albo go nie ma”. Nie może funkcjonować „pół” organu. Członkowie zarządu kadłubowego, mimo że zachowują cały czas swój mandat, tak jakby tracą status członkowski. Nie są uprawnieni do prowadzenia spraw spółki, nie mogą podejmować żadnych czynności prawnych, nawet tych nieprzekraczających zakresu zwykłego zarządu. Oświadczenie woli złożone przez członka zarządu kadłubowego jest nieważne. Nie może ono również później zostać „uzdrowione” w czasie, kiedy zostanie już w pełni skompletowane.
Co, gdy wspólnicy nie dążą do powołania zarządu?
Idealną sytuacją jest ta, w której jeden członek organu traci swój mandat i w tym samym dniu na jego miejsce powołana zostaje nowa osoba. W praktyce jest to często niemożliwe. Czasami wspólnicy nie są w stanie się porozumieć co do kandydatury, niekiedy nie śpieszy im się z wyborem, a w niektórych przypadkach to osoby powoływane nie przyjmują „zaproszenia”.
Ustawodawca nie pozostawił tego jednak bez reakcji. Znowelizował ustawę o KRS, dodając przepis art. 24 ust. 1a, zgodnie z którym w uzasadnionych przypadkach w razie stwierdzenia, że osoba prawna nie ma organu uprawnionego do reprezentowania lub w składzie tego organu zachodzą braki uniemożliwiające jej działanie, sąd rejestrowy, wyznaczając odpowiedni termin, może wezwać obowiązanych do powołania lub wyboru tego organu do wykazania, że organ został powołany lub wybrany albo że braki w jego składzie zostały usunięte.
Dalej przepis wskazuje, że wezwań w postępowaniach przymuszających sąd dokonuje pod rygorem zastosowania grzywny przewidzianej w przepisach kpc o egzekucji świadczeń niepieniężnych.
Sąd jest uprawniony do nałożenia na wspólników (każdego z osobna) grzywny w kwocie do 10 000 zł. Kara ta może być nakładana wielokrotnie, jednak ogólna suma grzywien nie może przewyższać 1 mln zł. W przypadku dwukrotnego bezskutecznego ukarania grzywną sąd może nałożyć jednorazowo grzywnę wyższą niż wspomniane 10 000 zł. Na szczęście dla wspólników, jeżeli obowiązek wskazany przez sąd zostanie zrealizowany, sankcja zostaje umorzona (chyba że została już zapłacona). Omówiony przepis ma zatem mobilizować wspólników, a nie ich karać.
Na czas powołania nowego składu zarządu sąd może również powołać kuratora, którego zadaniem jest doprowadzenie do uzupełnienia składu osobowego organu oraz prowadzenia bieżących spraw spółki. Jeżeli jednak powołanie nowych członków okaże się niemożliwe, wówczas nie jest wykluczone, że sąd dokona rozwiązania spółki.
Brak zarządu w sp. z o.o. a konieczność zawieszenia postępowania
Skupmy się teraz na postępowaniu sądowym. Brak zarządu w spółce z o.o. może się okazać bardzo istotnym problemem nie tylko dla samego podmiotu, ale również dla jego przeciwnika procesowego. Jak bowiem wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w swoim wyroku z 26 marca 2024 roku (sygn. akt: I FSK 288/20), konsekwencją braku obsadzenia zarządu sp. z o.o. jest zawieszenie postępowania w sprawie. Z kolei zawieszone postępowanie oznacza, że żadna ze stron procesu nie może dochodzić swoich praw.
NSA we wspomnianym orzeczeniu zaznaczył, że w myśl art. 201 § 1 ksh zarząd prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje. Zasadą jest zatem, że to zarząd reprezentuje spółkę jako osobę prawną. Przepis ten wyznacza więc zarząd spółki jako organ upoważniony do jej reprezentowania, a więc również do składania oświadczeń woli, w tym udzielania pełnomocnictw w imieniu spółki. Przepis ten nadaje zarządowi charakter organu wykonawczego, do którego kompetencji należy po pierwsze prowadzenie spraw spółki (czyli podejmowanie decyzji gospodarczych – stosunki wewnętrzne), a po drugie – jej reprezentowanie (czyli w szczególności składanie oraz przyjmowanie za spółkę oświadczeń woli – stosunki zewnętrzne).
Następnie sąd podkreślił, że zgodnie z art. 26 § 1 ustawy — Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi zdolność do czynności w postępowaniu w sprawach sądowoadministracyjnych (zdolność procesową) mają osoby fizyczne mające pełną zdolność do czynności prawnych, osoby prawne oraz organizacje społeczne i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 25 tej ustawy. Natomiast w myśl art. 28 § 1 osoby prawne oraz jednostki organizacyjne mające zdolność sądową dokonują czynności w postępowaniu przez organy albo osoby uprawnione do działania w ich imieniu. Z powyższych przepisów wynika, że osoba prawna może działać w procesie sądowoadministracyjnym wówczas, gdy jej organy są zdolne do podjęcia czynności procesowych. Brak obsadzenia tych organów (np. sytuacja, kiedy nikt w danej spółce nie pełni funkcji członka zarządu) oznacza, że osoba prawna nie ma możliwości działania w postępowaniu sądowym. Jest to zatem brak w składzie organu strony, uniemożliwiający jej działanie.
Sąd ma obowiązek zawiesić postępowanie z urzędu, jeżeli w składzie organów jednostki organizacyjnej będącej stroną zachodzą braki uniemożliwiające jej działanie. Innymi słowy, w świetle postanowień art. 124 § 1 pkt 2 ustawy — Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi przesłanką zawieszenia postępowania są więc braki w składzie osobowym organów osoby prawnej, i to braki tego rodzaju, że uniemożliwiają one jej działanie. Zawieszenie postępowania następuje bowiem ze względu na brak organu do reprezentowania spółki. Jeżeli osoba prawna nie ma organu powołanego do jej reprezentowania, to pomimo posiadania zdolności sądowej i procesowej nie może ujawnić swojej woli i podejmować czynności prawnych lub procesowych, nawet jeżeli ma należycie umocowanego pełnomocnika ustanowionego przed utratą organu powołanego do jej reprezentowania. W takich okolicznościach zachodzi przyczyna obligatoryjnego zawieszenia postępowania z urzędu, ponieważ brak zarządu spółki uniemożliwia jej prawidłowe działanie, a w szczególności reprezentowanie spółki w postępowaniu sądowym. Innymi słowy, sąd zawiesza postępowanie z urzędu, jeżeli w składzie organów jednostki organizacyjnej będącej stroną zachodzą braki uniemożliwiające jej działanie.
