Poradnik Przedsiębiorcy

Rezygnacja z prowadzenia ksiąg rachunkowych - zgłoszenie do urzędu

Kto jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Podmioty prowadzące działalność gospodarczą zobowiązane są do prowadzenia ewidencji w celu ustalenia podstawy opodatkowania. Ewidencja ta może być prowadzona w formie:

  1. podatkowej księgi przychodów i rozchodów,

  2. ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych,

  3. ksiąg rachunkowych.

Dwie pierwsze są uproszczoną formą ewidencji zdarzeń gospodarczych, natomiast trzecia forma jest bardziej rozbudowana.

Jednostki zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych zostały określone w art. 2 ustawy o rachunkowości, a ich krąg jest bardzo szeroki. Przede wszystkim obowiązkiem tym są obarczone jednostki, które prowadzą działalność gospodarczą w formie spółek handlowych.

Do grona podatników, mających obowiązek prowadzić księgi rachunkowe, należy zaliczyć:

  • osoby fizyczne,

  • spółki cywilne osób fizycznych

  • spółki jawne osób fizycznych, a także

  • spółki partnerskie

w przypadku, gdy ich przychody za poprzedni rok obrotowy przekroczyły 1 200 000 euro (kwota ta co roku jest przeliczana na walutę polską po średnim kursie określanym przez NBP z dnia 30 września roku poprzedniego; limit kwoty na 2016 r. obliczony był z dnia 1 października 2015 r. i wyniósł 5 092 440,00 zł).

Jednostki gospodarcze, które chcą dobrowolnie prowadzić księgi rachunkowe, ale nie przekroczyły powyższego limitu oraz prowadziły w poprzednim roku ewidencję w sposób uproszczony, zobowiązane są do końca roku złożyć we właściwym urzędzie skarbowym zawiadomienie o zmianie sposobu prowadzenia rachunkowości. Natomiast obowiązkowe przejście z ksiąg podatkowych na księgi rachunkowe (ze względu na przekroczenie limitu przychodów) nie powoduje obowiązku zawiadamiania urzędu skarbowego.

Rezygnacja z prowadzenia ksiąg rachunkowych - co należy zrobić?

Rezygnacja z prowadzenia ksiąg rachunkowych może zostać przeprowadzona w przypadku osób fizycznych, spółek cywilnych, spółek jawnych oraz spółek partnerskich pod warunkiem, że za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły limitu kwoty 1 200 000 euro przeliczonej na złotówki. Według aktualnych przepisów jednostki te nie mają obowiązku informować urzędu skarbowego o rezygnacji z prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jednak w takim przypadku są one zobowiązane w określonym terminie do zawiadomienia urzędu skarbowego o zamiarze prowadzenia ewidencji w formie księgi przychodów i rozchodów.

Zawiadomienie to należy złożyć w formie pisemnej odpowiedniemu według miejsca zamieszkania urzędowi skarbowemu w ciągu 20 dni od rozpoczęcia prowadzenia ewidencji w formie księgi przychodów i rozchodów. Co do zasady przedsiębiorca ma możliwość przejścia na księgę przychodów i rozchodów od nowego roku podatkowego. Tak więc rozpoczęcie prowadzenia ewidencji w formie uproszczonej następuje z dniem 1 stycznia. Jednak termin 20 dni liczy się od dnia następującego po dniu, w którym nastąpiło przejście na księgę przychodów i rozchodów, czyli od 2 stycznia. Oznacza, to iż termin złożenia zawiadomienia upływa z dniem 21 stycznia.

W sytuacji, gdy zmiany ewidencji dokonuje:

  • spółka cywilna osób fizycznych,

  • spółka jawna osób fizycznych lub

  • spółka partnerska,

każdy ze wspólników jest zmuszony do zgłoszenia zamiaru prowadzenia księgi przychodów i rozchodów w urzędzie skarbowym odpowiednim ze względu na swoje miejsce zamieszkania.

Ważne!

Jeżeli przedsiębiorca we właściwym terminie nie poinformuje o zmianie prowadzenia ewidencji rachunkowej na księgę przychodów i rozchodów, musi w kolejnym roku podatkowym kontynuować ewidencję przychodów i wydatków w formie ksiąg rachunkowych.

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą ogólnie akceptowaną formą złożenia takiego zawiadomienia może być również złożenie zawiadomienia na wniosku o zmianę wpisu do CEIDG. Opiera się ono na założeniu, że skoro wniosek CEIDG stanowi jednocześnie zgłoszenie do ZUS/KRUS, GUS oraz naczelnika urzędu skarbowego w momencie rejestracji działalności, to również złożenie wniosku o zmianę wpisu w CEIDG powinno być tożsame ze złożeniem zawiadomienia. Niestety w przepisach prawnych aktualnie  brak jest bezpośredniego potwierdzenia takiej możliwości.

Aktualizację taką wypełnia się na formularzu CEIDG-1 - w części 20 oznaczonej jako Rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej należy wybrać kwadrat “podatkowa księga przychodów i rozchodów”. Wypełniony formularz można osobiście złożyć w dowolnym urzędzie miasta lub gminy bądź wysłać elektronicznie (wysyłka elektroniczna wymaga bezpiecznego podpisu bądź rejestracji na stronie http://epuap.gov.pl/).

Przykład 1.

Jan Kowalski w roku 2016 dobrowolnie prowadził księgi rachunkowe. Jego przychody netto ze sprzedaży z roku 2016 nie przekroczyły 1 200 000 euro w przeliczeniu na złotówki po średnim kursie ogłoszonym przez NBP. Pan Jan chciałby od 1 stycznia 2017 roku prowadzić ewidencję za pomocą księga przychodów i rozchodów.

Rezygnacja prowadzenia z ksiąg rachunkowych nie musi być zgłaszana przez Jana Kowalskiego. Musi natomiast w ciągu 20 dni od rozpoczęcia ewidencji w powyższej formie powiadomić odpowiedni urząd skarbowy o zamiarze prowadzenia rachunkowości w formie księgi podatkowej. Termin ten liczony jest od dnia następującego po dniu, w którym pan Jan rozpoczął prowadzenie ewidencji w nowej formie, czyli od 2 stycznia. Złożenie zawiadomienia upływa więc z dniem 21 stycznia. Jeżeli pan Jan nie dotrzyma terminu złożenia zawiadomienia, zobowiązany jest nadal prowadzić ewidencję za pomocą ksiąg rachunkowych.