Faktura z adresem siedziby zamiast oddziału

Prowadzenie spółki z o.o. posiadającej oddziały w różnych miastach często generuje wątpliwości w zakresie dokumentowania transakcji. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy faktura z adresem siedziby zamiast oddziału jest dokumentem poprawnym i czy pozwala na bezpieczne odliczenie podatku VAT. W artykule wyjaśniamy, jak przepisy podatkowe odnoszą się do wskazywania adresu na fakturze w kontekście jednoznacznej identyfikacji podatnika.

Elementy składowe faktury a adres firmy

Faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika podatku VAT. Faktura pełni szczególną funkcję dowodową w prawidłowym wymiarze podatku od towarów i usług, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.

Elementy składowe faktury zostały określone w art. 106e ustawy o VAT. W treści przepisu wskazano, że faktura powinna zawierać m.in.:

datę wystawienia;
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku.

Z ww. uregulowań wynika, że faktura powinna m.in. jednoznacznie określać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika (sprzedawcy) i nabywcy oraz ich adresy. Faktura powinna zawierać dane nabywcy towaru lub usługi i dokumentować rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, a jako wystawca i nabywca powinni widnieć faktyczni uczestnicy transakcji.

Zobacz też:

Faktury są dokumentem o charakterze sformalizowanym. Zatem co do zasady muszą one być wystawione zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Oznacza to, że nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy sprzecznie z jej treścią wskazuje ona zdarzenie gospodarcze, które w ogóle nie zaistniało.

Faktura potwierdza zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy mają wyłącznie znaczenie dowodowe. Jedynie braki merytoryczne faktury mogą wywołać skutek materialny w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, a także doprowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku.

Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. A zatem jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują tzw. wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur, w tym prawa do odliczenia podatku naliczonego, wyłącznie z powodu braków mających charakter tzw. wadliwości mniejszej wagi. Są to tego rodzaju wadliwości, które co prawda powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają na przedmiot i podstawę opodatkowania.

Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać nazwę jednostki macierzystej z jej danymi i NIP-em. Dodatkowo w celu łatwiejszej identyfikacji oprócz danych identyfikacyjnych spółki faktury mogą zawierać informacje dodatkowe pozwalające na identyfikację oddziału (np. nazwę, jaką posługuje się w obrocie gospodarczym, oraz jego adres).

Dopuszczalność wystawienia faktury z adresem siedziby zamiast adresu oddziału

Dane zawarte na fakturze muszą przede wszystkim umożliwiać jednoznaczną identyfikację stron transakcji gospodarczej zarówno po stronie nabywcy, jak i sprzedawcy. Chociaż faktura powinna zawierać dane dotyczące nabywcy wymienione w art. 106e ustawy, to niewskazanie niektórych z tych informacji nie wyklucza możliwości identyfikacji nabywcy na podstawie pozostałych danych zawartych na fakturze.

W tym miejscu należy zwrócić uwagę na uregulowania prawne zawarte w przepisach ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników dotyczące posiadania i posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej. Z przytoczonych wyżej przepisów wynika, że każdy podmiot mający status podatnika lub płatnika podatków, lub płatnika składek ubezpieczeniowych i zdrowotnych jest obowiązany do złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego. Przy czym dokonujący tego zgłoszenia otrzymuje wyłącznie jeden NIP. Trzeba również podkreślić, że numer identyfikacji podatkowej nie może być używany w oderwaniu od nazwy podmiotu, która występuje w decyzji o nadaniu tego numeru. Należy także wskazać, że NIP może być przypisany wyłącznie jednemu podatnikowi (płatnikowi).

Zgodnie bowiem z zapisem art. 11 ustawy o NIP podatnik jest zobowiązany do podawania numeru identyfikacji podatkowej na wszelkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru obowiązane są organy podatkowe lub celne. Inaczej rzecz ujmując, identyfikacja danego podmiotu, a tym samym wynikających z tego tytułu obowiązków, odbywa się na podstawie nadanego mu NIP-u. Konsekwencją decyzji administracyjnej o nadaniu tego numeru jest jednoznaczna identyfikacja podmiotu poprzez jego NIP, nazwę i adres.

Jak wynika z art. 5 ust. 3 pkt 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera:

pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych, a ponadto i w przypadku zakładów (oddziałów) osób prawnych oraz innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych będących podatnikami – NIP oraz inne dane dotyczące jednostki macierzystej.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa, stwierdzić należy, że w celu jednoznacznej identyfikacji podatkowej dane podatnika podawane na fakturach powinny być zgodne z danymi identyfikacyjnymi wskazanymi w zgłoszeniach rejestracyjnych w zakresie podatku od towarów i usług.

Trzeba zaznaczyć, że oddział spółki nie jest odrębnym podatnikiem względem samej spółki. Podatnikiem podatku VAT – zgodnie z art. 15 ustawy o VAT – jest spółka. W konsekwencji oddział spółki nie podlega pod osobne zgłoszenie identyfikacyjne i nie legitymuje się odrębnym NIP-em.

Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 5 sierpnia 2024 roku (nr 0114-KDIP1-2.4012.320.2024.1.AP):

„Skoro wykonujecie Państwo działalność gospodarczą poprzez utworzone oddziały, które są zgłoszone do KRS oraz właściwego urzędu skarbowego na zgłoszeniu NIP-8, to jesteście Państwo podmiotem identyfikowalnym na podstawie NIP-u. Państwa oddziały, chociaż stanowią zorganizowane i wyodrębnione miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nie stanowią odrębnego od Państwa podatnika i posługują się tym samym NIP-em. W związku z tym możliwa jest pełna identyfikacja Państwa jako podmiotu otrzymującego fakturę, na podstawie pozostałych danych podanych na fakturze”.

Zatem zarówno w przypadku wystawienia faktury z adresem siedziby zamiast oddziału, jak i w sytuacji odwrotnej występuje ten sam numer identyfikacji podatkowej spółki. Wskazanie takich danych należy uznać za wystarczające, aby faktury te spełniały wymogi określone w art. 106e ust. 1 ustawy.

Na podstawie przytoczonych przepisów trzeba uznać, że podmiotem identyfikowanym na podstawie numeru identyfikacji podatkowej jest jednostka macierzysta. To powoduje, że wskazanie w treści faktury jednostki macierzystej zamiast oddziału nie powoduje nieważności faktury.

Mając na uwadze powyższe, należy wskazać, że w świetle przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest wystawienie faktury ze wskazaniem adresu siedziby zamiast adresu oddziału. Analogicznie za dopuszczalne trzeba uznać wygenerowanie faktury z adresem oddziału zamiast adresu siedziby podatnika.

Polecamy:

Kasa fiskalna w 2026 roku dla kogo?