Przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych zawsze wymaga podstawy prawnej. W zależności od celów będzie ona inna. W przypadku działań marketingowych jedyną podstawą, jaką administrator danych może zastosować, jest zgoda osoby, której dane mają być przetwarzane. A zatem, aby przesłać (potencjalnemu) klientowi wiadomość, wymagana jest zgoda na mailing. Jak taki dokument powinien wyglądać? Możesz to sprawdzić, pobierając go z naszej strony.
Pobierz darmowy wzór zgody na mailing w formacie pdf i docx!
Obowiązkowa zgoda na mailing
Czasy „dzikiego” marketingu skończyły się wraz z wejściem RODO. Przedsiębiorcy nie mogą już wysyłać reklam swoich produktów pod każdy adres email, jaki znajdą w sieci lub zakupią od handlarzy bazami danych.
Jak czytamy w art. 10 ustawy o świadczeniu usług droga elektroniczną, zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej. Informację handlową uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził zgodę na jej otrzymywanie, w szczególności udostępnił w tym celu identyfikujący go adres elektroniczny.
Powyższe oznacza, że w celu uzyskania informacji handlowej odbiorca musi wyrazić zgodę jeszcze przed otrzymaniem mailingu. Należy o tym pamiętać, gdyż przesyłanie wiadomości na adres poczty elektronicznej należącej do konsumenta bez jego wyraźnej zgody stanowi czyn nieuczciwej konkurencji. Takie działanie może być zatem poważne w skutkach, szczególnie tych finansowych.
Zgoda na mailing – musi być dobrowolna i jednoznaczna
Zgoda na mailing wykorzystywany wobec konsumentów jest obowiązkowa. Jak jednak powinno wyglądać owo oświadczenie woli na otrzymywanie informacji handlowych? Zarówno prawodawca unijny, jak i ten polski nie zdecydowali się opracować takiej zgody. Zatem nie treść oświadczenia będzie miała największe znaczenie, a jej charakter oraz intencja osoby, która to oświadczenie złożyła.
Posiłkując się art. 4 pkt 11 RODO, możemy stwierdzić, że zgoda na mailing to dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdza, że przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.
Należy przy tym mieć na względzie motyw 32 RODO, zgodnie z którym zgoda powinna dotyczyć wszystkich czynności przetwarzania dokonywanych w tym samym celu lub w tych samych celach. Jeżeli przetwarzanie służy różnym celom, potrzebna jest zgoda na wszystkie z nich. Jeśli osoba, której dane dotyczą, ma wyrazić zgodę w odpowiedzi na elektroniczne zapytanie, musi być ono jasne, zwięzłe i nie zakłócać niepotrzebnie korzystania z usługi, której dotyczy.
W jakiej formie?
Forma wyrażenia zgody jest dowolna. Może być pisemna, może być ustna czy też dorozumiana (dokonana przez działanie). Jednakże na wypadek sprawy administracyjnej lub sądowej administrator danych powinien zadbać, aby po oświadczeniu osoby, której dane są przetwarzane, został ślad. Wydaje się zatem, że forma dokumentowa jest wyjściem optymalnym.
Wyrażenie zgody na mailing może polegać na pisemnym złożeniu woli, np.:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez ABC Sp. z o.o. moich danych osobowych w postaci imienia, nazwiska i adresu poczty email, w celu dostarczania mi informacji handlowych dotyczących towarów i usług oferowanych przez ABC Sp. z o.o. za pomocą środków komunikacji elektronicznej”.
Innym sposobem, szczególnie kiedy zgoda na mailing wyrażana jest bezpośrednio na stronie internetowej administratora danych (a nie np. przed skrzynkę e-mail), jest zaznaczenie właściwego okienka wyboru. Może to wyglądać mniej więcej w ten sposób:
„❑ Wyrażam zgodę ❑ Nie wyrażam zgody
na otrzymywanie drogą elektroniczną na wskazany w formularzu kontaktowym adres e-mail informacji handlowej dotyczącej towarów i usług oferowanych przez ABC Sp. z o.o.”.
Przy tworzeniu formularzy z okienkami wyboru należy pamiętać, że nie można ustawiać domyślnie znaczników na okienku z wyrażeniem zgody. Ponadto niepodjęcie działania przez odbiorcę oznacza brak wyrażenia zgody, nie zaś zgodę milczącą. Zgoda musi zostać wyrażona jednoznacznie, nie można jej domniemywać.
Zgoda może być w każdej chwili wycofana
Tak, jak wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest decyzją dowolną, uzależnioną wyłącznie od osoby, której dane mają być przetwarzane, tak samo decyzją swobodną jest wycofanie zgody. Oświadczenie woli w przedmiocie cofnięcia zgody na mailing może zostać złożone w dowolnym momencie.
Wycofanie zgody nie wpływa przy tym na zgodność z prawem procesu przetwarzania danych, które miało miejsce przed złożeniem oświadczenia woli o wycofaniu zgody. Osoba, której dane będą przetwarzane, powinna zostać o tym poinformowana jeszcze zanim wyrazi zgodę.
Wycofanie zgody musi być tak samo proste jak jej wyrażenie. Administrator nie powinien ograniczać możliwości wyrażenia woli w przedmiocie cofnięcia zgody, np. poprzez wymóg przesłania takiego oświadczenia w formie pisemnej drogą tradycyjną (operatorem pocztowym), w sytuacji gdy zgoda została złożona na stronie internetowej poprzez zaznaczenie jednego okienka. Wycofanie zgody złożonej w każdej formie musi zostać uznane przez administratora danych.
