Umowa najmu może występować pod wieloma różnymi postaciami. Okazuje się, że nie tylko przepisy Kodeksu cywilnego mogą regulować tego rodzaju zobowiązanie. W obrocie funkcjonują bowiem dwie szczególne formy najmu, które posiadają odrębną ustawę – chodzi oczywiście o najem instytucjonalny oraz okazjonalny.
Czym jest najem?
Możemy powiedzieć, że najem polega na czasowym oddaniu określonego przedmiotu w ręce najemcy do używania i korzystania z obowiązkiem zapłaty stosownego czynszu. W praktyce z najmem spotykamy się najczęściej wtedy, gdy jego przedmiotem jest nieruchomość (z reguły lokal mieszkalny lub cały budynek). Okazuje się jednak, że najem może dotyczyć również rzeczy ruchomych, jak np. samochodów lub maszyn potrzebnych do prowadzenia działalności gospodarczej.
Najem w zależności od podstawy prawnej występuje w trzech głównych formach:
- najmu zwykłego – regulowanego odpowiednimi przepisami Kodeksu cywilnego;
- najmu okazjonalnego – regulowanego Ustawą z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego;
- najmu instytucjonalnego – regulowanego Ustawą z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.
Najem instytucjonalny
Najem instytucjonalny jest w swej naturze bardzo mocno zbliżony do najmu okazjonalnego – stanowi jedną z najbardziej chronionych prawnie umów w obrocie gospodarczym i w praktyce wymaga udziału notariusza. Wynajmujący dzięki takiej umowie zyskuje pewność, że w razie problemów z lokatorami będzie w stanie szybko pozbyć się ich z zajmowanej nieruchomości. Oba rodzaje najmów różnią się jednak opisem przedmiotu umowy po stronie wynajmującego. W przypadku najmu okazjonalnego wynajmujący nie musi prowadzić żadnej działalności gospodarczej, zaś przy najmie instytucjonalnym musi zajmować się działalnością w zakresie wynajmowania lokali. Przesądza to o biznesowym charakterze najmu instytucjonalnego po stronie wynajmującego.
Zgodnie z treścią art. 19f ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego umową najmu instytucjonalnego lokalu jest umowa najmu lokalu mieszkalnego zawierana przez osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, prowadzącą działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali.
Pamiętajmy, że umowa najmu instytucjonalnego lokalu może być zawarta wyłącznie na czas określony, choć ustawodawca nie precyzuje już, jak długo może ona rzeczywiście potrwać – dopuszczalne jest więc zawarcie takiej umowy na okres kilkunastu, a niekiedy i kilkudziesięciu lat.
Jak już wspomnieliśmy, w przypadku umowy najmu instytucjonalnego niezbędny jest udział notariusza – czego nie doświadczymy przy zwykłej umowie najmu opartej na przepisach Kodeksu cywilnego. Notariusz co prawda nie musi skonstruować takiej umowy, ma jednak inne zadanie – do umowy najmu instytucjonalnego lokalu załącza się oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddał się egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu instytucjonalnego lokalu w oznaczonym terminie oraz przyjął do wiadomości, że w razie konieczności wykonania powyższego zobowiązania prawo do lokalu socjalnego ani pomieszczenia tymczasowego nie przysługuje.
Zawarcie umowy najmu instytucjonalnego lokalu może być uzależnione od wpłacenia przez najemcę kaucji zabezpieczającej pokrycie należności z tytułu najmu instytucjonalnego lokalu przysługujących właścicielowi oraz ewentualnych kosztów egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. Kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy najmu instytucjonalnego lokalu. Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu stosownych należności właściciela. Jeżeli w okresie trwania umowy najmu instytucjonalnego najemca nie dokona w terminie należnej płatności z tytułu najmu lub jej części, właściciel może zaspokoić należną wierzytelność z kaucji. W przypadku zaspokojenia należnej wierzytelności przez właściciela z całości lub części kwoty kaucji najemca zobowiązany jest do uzupełnienia kaucji do pełnej wysokości określonej w umowie najmu instytucjonalnego w terminie wskazanym w umowie najmu instytucjonalnego lub jeżeli w umowie termin taki nie został określony, w terminie wskazanym na piśmie i przesłanym najemcy przez właściciela.
Jak zawrzeć umowę najmu instytucjonalnego?
Każda umowa najmu instytucjonalnego musi zostać sporządzona w zwykłej formie pisemnej, co oznacza, że stosowny kontrakt mogą samodzielnie przygotować jego strony. Notariusz może co prawda sporządzić stosowną umowę, jednak nie jest to bezwzględnie konieczne. Wizyta w kancelarii notarialnej jest potrzebna wyłącznie do złożenia oświadczenia o poddaniu się egzekucji przez najemcę – w tym celu musi on przynieść do notariusza gotową umowę najmu.
Co powinna zawrzeć umowa najmu instytucjonalnego? Każde zobowiązanie jest inne, jednak istnieje stały zestaw elementów, które powinny znaleźć się w treści omawianej umowy, będą to:
- oznaczenie właściciela lokalu (wynajmującego) oraz najemcy;
- określenie, że mamy do czynienia z najmem instytucjonalnym, tj. wskazaniem, że wynajmujący oddaje najemcy przedmiot najmu w związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą w zakresie wynajmu lokali;
- oznaczenie przedmiotu umowy: dokładny opis lokalu, a także z jednej strony oświadczenie wynajmującego o posiadaniu tytułu prawnego do nieruchomości, z drugiej określenie, w jaki sposób najemca może korzystać z lokalu;
- informacja na temat wydania przedmiotu umowy – powinna uwzględniać również konieczność dostarczenia przez najemcę oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji sporządzonego w formie aktu notarialnego;
- wskazanie wysokości czynszu najmu oraz sposobu jego uiszczania przez najemcę, warto także doprecyzować kwestię regulowania opłat za media związane z wykorzystywaniem lokalu;
- opisanie czasu trwania umowy – ustawodawca nie wprowadza ani minimalnych, ani maksymalnych limitów w tym zakresie;
- oznaczenie przyczyn rozwiązania lub wygaśnięcia umowy najmu (szczególnie w przypadku wcześniejszego zakończenia trwania stosunku prawnego);
- wskazanie terminu opróżnienia lokalu – nie może on być jednak krótszy niż 14 dni.
Oprócz powyższych elementów strony mogą w umowie zastrzec także i inne postanowienia, jak choćby okres wypowiedzenia umowy najmu, kary umowne za naruszenie poszczególnych postanowień umownych, oznaczenie obowiązku utrzymywania lokalu w należytym stanie i dokonywania remontów, możliwość podnajęcia lokalu osobom trzecim, opisanie możliwości przeprowadzania okresowych kontroli lokalu przez właściciela.
Zakończenie umowy najmu instytucjonalnego
Umowa najmu instytucjonalnego lokalu wygasa po upływie czasu, na jaki była zawarta, lub ulega rozwiązaniu po upływie okresu wypowiedzenia tej umowy. Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy najmu instytucjonalnego, jeżeli najemca dobrowolnie nie opróżnił lokalu, właściciel doręcza najemcy żądanie opróżnienia go sporządzone na piśmie opatrzonym urzędowo poświadczonym podpisem właściciela. Żądanie opróżnienia lokalu zawiera w szczególności:
- oznaczenie właściciela oraz najemcy, którego żądanie dotyczy;
- wskazanie umowy najmu instytucjonalnego lokalu i przyczynę ustania stosunku z niej wynikającego;
- termin, nie krótszy niż 14 dni od dnia doręczenia żądania najemcy, w którym najemca i osoby z nim zamieszkujące mają opróżnić lokal.
Podsumowanie
Umowa najmu instytucjonalnego jest szczególnym rodzajem umowy najmu, którego przedmiotem jest czasowe oddanie do używania i korzystania z nieruchomości przez wynajmującego, który prowadzi działalność gospodarczą związaną z wynajmowaniem lokali. Najem instytucjonalny charakteryzuje się więc biznesowym modelem działania po stronie wynajmującego, czego nie odnajdziemy przy zwykłym najmie lub najmie okazjonalnym. Taki najem musi być zawarty w zwykłej formie pisemnej, przy czym najemca obowiązkowo musi złożyć przed notariuszem oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Najem instytucjonalny musi być zawarty na czas oznaczony, choć ustawodawca nie precyzuje, jak długo może trwać dana umowa – o tym decydują wyłącznie jej strony.
