Formularz W-8BEN a podanie NIP-u z przedrostkiem PL

Formularz W-8BEN to amerykański formularz deklaracji ostatecznego odbiorcy świadczeń. Ma on związek z pobieranym w USA podatkiem u źródła i dotyczy nierezydentów, a więc również osób fizycznych mających miejsce zamieszkania w Polsce i uzyskujących wynagrodzenie od podmiotów z USA. W poniższym artykule zastanowimy się nad kwestiami formalnymi związanymi z wypełnieniem tego formularza. Przeanalizujemy również, czy konieczne jest posiadanie NIP-u PL na potrzeby formularza W-8BEN.

Amerykański podatek u źródła

Jak wskazaliśmy na wstępie, formularz W-8BEN dotyczy podatku u źródła, który ewentualnie może być pobierany przez amerykańskiego płatnika wynagrodzenia. Przykładowo może to obejmować należności licencyjne.

Zgodnie z polsko-amerykańską umową w sprawie unikania podwójnego opodatkowania należności licencyjne powstałe w jednym Umawiającym się Państwie i wypłacane osobie mającej miejsce zamieszkania lub siedzibę w drugim Umawiającym się Państwie będą opodatkowane w tym drugim Umawiającym się Państwie. W każdym razie takie należności mogą być opodatkowane także w tym Państwie, w którym powstały, i zgodnie z prawem tego Państwa, ale podatek w ten sposób pobierany nie może przekroczyć 10% kwoty należności brutto (art. 13 ust. 1 i 2 umowy). 

Z kolei zgodnie z art. 13 ust. 3 umowy polsko-amerykańskiej określenie „należności licencyjne” użyte w niniejszym artykule oznacza:

• wszelkiego rodzaju należności, które są płacone za użytkowanie lub prawo do użytkowania wszelkich praw autorskich z tytułu twórczości literackiej, artystycznej lub prac naukowych, włączając prawa autorskie, związane z filmami i taśmami magnetofonowymi używanymi przez rozgłośnie radiowe i stacje telewizyjne, patentami, znakami towarowymi, wzorami użytkowymi i zdobniczymi, dokumentacją, formułami, technologią produkcyjną, informacjami dotyczącymi doświadczeń przemysłowych, handlowych lub naukowo-badawczych lub umiejętności (know-how), oraz
• zyski osiągnięte ze sprzedaży, zamiany lub innej dyspozycji taką wartością majątkową lub prawami w takim zakresie, w jakim kwoty uzyskane z takiej sprzedaży, zamiany lub innej dyspozycji za odpłatnością uzależnione są od produktywności, używania lub dysponowania taką wartością majątkową lub prawami.

Warto też dodać, że na podstawie art. 8 ust. 5 umowy międzynarodowej, jeżeli zysk z tytułu należności licencyjnych powstał w ramach działalności gospodarczej, to również należy stosować ww. zasady określone w art. 13 umowy.

Ponadto dodajmy też, że w myśl art. 20 ust. 1 umowy Polska zezwoli osobie mającej miejsce zamieszkania lub siedzibę w Polsce na zaliczenie na poczet należnych w Polsce podatków odpowiednich kwot podatków, zapłaconych w Stanach Zjednoczonych. 

Przykład 1.

Pani Patrycja prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której przenosi na rzecz amerykańskiej firmy należności licencyjne do stworzonych wzorów graficznych. Amerykański kontrahent dystrybuuje wzory na lokalnym rynku. Jak przedstawia się kwestia rozliczenia podatku dochodowego?

Do opisanych należności licencyjnych osiąganych w ramach działalności gospodarczej znajduje zastosowanie art. 13 polsko-amerykańskiej umowy w sprawie unikania podwójnego opodatkowania. Pani Patrycja ma obowiązek zapłacić podatek PIT w polskim urzędzie skarbowym (kraj rezydencji). Jednocześnie wypłata wynagrodzenia podlega opodatkowaniu w USA (kraj źródła). Jeżeli kobieta przedstawi formularz W-8BEN, to amerykańska firma pobierze podatek według stawki wynikającej z umowy, tj. 10%. Amerykański podatek pani Patrycja może odliczyć od polskiego podatku dochodowego.

Jak wypełnić formularz W-8BEN?

W-8BEN jest opisany jako certyfikat zagranicznego statusu rzeczywistego właściciela dla Stanów Zjednoczonych „Pobieranie i raportowanie podatku (osoby fizyczne)”. Formularz ten należy przedstawić amerykańskiemu płatnikowi wynagrodzenia. Nie jest on przesyłany do amerykańskiego organu podatkowego (IRS).

Formularz W-8BEN jest przeznaczony dla osób, które nie są amerykańskimi rezydentami podatkowymi. Dodatkowo jest on przewidziany dla osób fizycznych. W przypadku osób prawnych trzeba wypełnić formularz W-8BEN-E. 

W formularzu należy określić swoją rezydencję podatkową oraz potwierdzić status „beneficial owner”, czyli status rzeczywistego właściciela (odbiorcy) wynagrodzenia. 

W umowie międzynarodowej nie zdefiniowano pojęcia rzeczywistego właściciela, jednak można w tym zakresie posiłkować się definicją zawartą w art. 5a pkt 33d ustawy o PIT, gdzie czytamy, że jest to podmiot, który spełnia łącznie następujące warunki:

1. otrzymuje należność dla własnej korzyści, w tym decyduje samodzielnie o jej przeznaczeniu i ponosi ryzyko ekonomiczne związane z utratą tej należności lub jej części;
2. nie jest pośrednikiem, przedstawicielem, powiernikiem lub innym podmiotem zobowiązanym do przekazania całości lub części należności innemu podmiotowi;
3. prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w kraju miejsca zamieszkania, jeżeli należności są uzyskiwane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, przy czym przy ocenie, czy podmiot prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą, uwzględnia się charakter oraz skalę działalności prowadzonej przez ten podmiot w zakresie otrzymanej należności.

Elementem formularza W-8BEN jest też zdefiniowanie danych osobowych amerykańskiego nierezydenta, gdzie oprócz imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania należy wskazać zagraniczny numer identyfikacji podatkowej (foreign tax identifying number – FTIN) – poz. 6a formularza. 

Naturalnie w przypadku osób fizycznych będącym polskimi rezydentami chodzi tutaj o NIP. Jednocześnie pojawia się pytanie, czy konieczne jest stosowanie przedrostka PL. Kwestia ta jest regulowana przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

W myśl art. 97 ust. 3 ustawy o VAT obowiązek rejestracji na potrzeby VAT UE (czego skutkiem jest uzyskanie NIP-u PL) stosuje się odpowiednio również do podatników, którzy: 

1. nabywają usługi, do których stosuje się art. 28b, jeżeli usługi te stanowiłyby u nich import usług;
2. świadczą usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4, dla podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej.

Naczelnik urzędu skarbowego potwierdza zarejestrowanie podmiotu, o którym mowa w ust. 1-3, jako podatnika VAT UE. Podmioty, o których mowa w ust. 1-3, zarejestrowane jako podatnicy VAT UE, które uzyskały potwierdzenie zgodnie z ust. 9, podając numer, pod którym są zidentyfikowane na potrzeby podatku, przy:

1. dokonywaniu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;
2. dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
3. świadczeniu usług, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4, dla podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej;
4. nabywaniu usług, do których stosuje się art. 28b, dla których są podatnikami z tytułu importu usług;
5. przemieszczaniu towarów, w celu ich nabycia, z terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju na terytorium kraju w procedurze magazynu typu call-off stock, o której mowa w dziale II rozdziale 3a 

– są obowiązane do posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej poprzedzonym kodem PL.

Z ww. art. 97 ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT wynika, że NIP PL należy stosować w przypadku świadczenia usług na rzecz podatników zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej. Tymczasem zgodnie z art. 2 pkt 11 ustawy o VAT, mówiąc o podatku od wartości dodanej, rozumie się przez to podatek od wartości dodanej nakładany na terytorium państwa członkowskiego UE. To zatem prowadzi do wniosku, że w przypadku świadczenia usług (np. odpłatnego zbycia licencji) na rzecz podmiotu z USA nie należy rejestrować się na potrzeby VAT UE ani podawać NIP-u z przedrostkiem PL. 

Analizowany formularz W-8BEN związany jest z poborem amerykańskiego podatku u źródła według stawki przewidzianej w polsko-amerykańskiej umowie w sprawie unikania podwójnego opodatkowania. Przedstawienie tego formularza pozwala na zastosowanie 10% stawki podatku dla należności licencyjnych zgodnie z zapisami umowy międzynarodowej.