Nie raz się zdarza, że absencja pracownika spowodowana jest kilkoma rodzajami nieobecności. Najczęściej niewykonywanie pracy spowodowane jest korzystaniem z urlopu lub przebywaniem na zwolnieniu lekarskim. Jaki wpływ na wynagrodzenie mają różne nieobecności w trakcie miesiąca? Poniżej przedstawione zostanie, jak prawidłowo wyliczyć pensję pracownika w takim przypadku.
Zasady pomniejszania wynagrodzenia za różne nieobecności w trakcie miesiąca
Ustalenie pensji pracownika, który wykonywał pracę przez niepełny miesiąc, nie jest trudne. Jednakże trzeba mieć na uwadze, że obliczenia uzależnione są od rodzaju jego nieobecności. Regulacje w tym zakresie znaleźć można w rozporządzeniu w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (dalej: rozporządzenie).
Jeżeli chodzi o obliczanie wynagrodzenia proporcjonalnie zmniejszonego za czas nieobecności spowodowanej chorobą, to zasady jego ustalania zostały szczegółowo określone w § 11 ust. 1 wspomnianego rozporządzenia. Zgodnie z nim, aby obliczyć wynagrodzenie ustalone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca należy:
- miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez 30;
- otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim;
- obliczoną kwotę wynagrodzenia odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Ta zasada ma zastosowanie nie tylko do nieobecności spowodowanej chorobą, ale także do:
- urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego;
- urlopu ojcowskiego;
- wypadku przy pracy;
- zasiłku opiekuńczego.
Przykład 1.
Pracownik złożył wniosek o urlop ojcowski w wymiarze 14 dni od 9 do 22 września 2024 roku. Wynagrodzenie miesięczne ustalone jest w wysokości 5 000,00 zł. Obliczenie pensji za przepracowaną część miesiąca będzie wyglądało następująco:
5 000,00zł / 30 dni = 166,67 zł
166,67 zł x 14 dni = 2 333,38 zł
5 000,00 zł – 2 333,38 zł = 2 666,62 zł
Oprócz wynagrodzenia zasadniczego pracownik otrzyma również zasiłek macierzyński za czas urlopu ojcowskiego.
Inaczej wyglądają wyliczenia wynagrodzenia w przypadku nieobecności, za czas których pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, jak np. urlop bezpłatny, urlop wychowawczy, nieobecność usprawiedliwiona niepłatna czy nieobecność nieusprawiedliwiona. Wtedy zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia stałe miesięczne wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca oblicza się w sposób następujący:
- miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu;
- otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn;
- obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Dotyczy to również sytuacji, kiedy pracownik podjął lub zakończył zatrudnienie w trakcie miesiąca
Przykład 2.
Pani Emilia złożyła wniosek o 2 dni urlopu bezpłatnego 9-10 września 2024 roku. Wynagrodzenie zasadnicze ma ustalone w stałej stawce miesięcznej 4 600,00 zł. Pracuje od poniedziałku do piątku po 8 godzin. Pensję za przepracowaną część miesiąca należy obliczyć w następujący sposób:
4 600,00 zł / 168 godz. = 27,38 zł
27,38 zł x 16 godz. = 438,08 zł
4 600,00 zł – 438,08 zł = 4 161,92 zł.
Warto również wspomnieć o naliczaniu wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego. Wtedy jeśli wynagrodzenie ustalone jest w stałej stawce miesięcznej, pracownik przebywający na urlopie wypoczynkowym powinien otrzymać taką samą pensję, jak gdyby w tym czasie świadczył pracę. W sytuacji kiedy otrzymuje składniki zmienne i wynagrodzenie za urlop może mieć zróżnicowaną wysokość, wówczas – żeby je wyodrębnić od pensji zasadniczej – należy zastosować zasadę określoną, taką jak przy nieobecnościach bez prawa do wynagrodzenia.
Choroba i inna nieobecność w jednym miesiącu – jak naliczyć wynagrodzenie?
Różne nieobecności w trakcie miesiąca występują bardzo często. Jeśli są to absencje, gdzie stosuje się takie same zasady pomniejszania wynagrodzenia, to obliczenie pensji pracownika nie będzie sprawiało trudności. Jednakże gdy osoba zatrudniona jest nieobecna w jednym miesiącu z powodu nieobecności zasiłkowej oraz innej nieobecności bezpłatnej, wówczas wynagrodzenie za czas przepracowany należy ustalić następującą metodą:
- obliczyć kwotę zmniejszenia miesięcznego wynagrodzenia o czas zwolnienia lekarskiego;
- obliczyć kwotę zmniejszenia miesięcznego wynagrodzenia o czas nieobecności, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia;
- odjąć ustalone kwoty od kwoty wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Przykład 3.
Pan Robert zatrudniony jest na pół etatu, pracuje po 8 godzin w poniedziałki i wtorki, w piątki 4 godziny. 18 listopada (poniedziałek) nie pojawił się w pracy i nie usprawiedliwił swojej nieobecności. W okresie od 20 do 28 listopada otrzymał zwolnienie lekarskie. Zgodnie z harmonogramem w listopadzie miał do przepracowania 80 godzin. Wynagrodzenie określone zostało w stałej stawce miesięcznej w wysokości 3 500,00 zł. Pensję za przepracowaną część listopada należy obliczyć w następujący sposób:
1. Ustalenie pomniejszenia za czas nieobecności nieusprawiedliwionej:
- 3 500,00 zł / 80 godz. = 43,75 zł
- 43,75 zł x 4 godz. = 175,00 zł.
2. Ustalenie wynagrodzenia za czas sprawowania opieki nad chorym dzieckiem:
- 3 500,00 zł / 30 = 116,67 zł
- 116,67 zł x 9 dni = 1 050,03 zł.
3. Ustalenie wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca:
- 3 500,00 zł – 175,00 zł – 1 050,03 zł = 2 274,97 zł.
Choroba i jeden dzień urlopu w miesiącu
Z metody wyliczenia wynagrodzenia za czas przepracowany w przypadku nieobecności zasiłkowej wynika, że przy 31-dniowym miesiącu kalendarzowym pracownik nie nabywa prawa do wynagrodzenia za jeden dzień pracy. Stanowisko w tej kwestii zajęły dwa organy – Główny Inspektorat Pracy (znak pisma: GPP-87-4560-64/09/PE/RP) oraz Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (pismo z 3 grudnia 2009 roku). W obu wyjaśnieniach potwierdzono, że pomimo metody wyliczenia pensji zgodnie z § 11 rozporządzenia, czego w tym przypadku skutkiem będzie potrącenie całości wynagrodzenia, stosuje się zasadę obliczenia wynagrodzenia za czas przepracowany. Dotyczy to również sytuacji, kiedy pracownik przebywał przez jeden dzień na urlopie, a przez resztę miesiąca był niezdolny do pracy.
Przykład 4.
Pani Zofia chorowała od 26 września do 29 września 2024 roku. 30 września złożyła wniosek o urlop wypoczynkowy. W tym dniu miała przepracować 8 godzin, ogólnie w sierpniu miała do przepracowania 168 godzin. Otrzymuje co miesiąc stałe wynagrodzenie w kwocie 4 900,00 zł.
W tym przypadku wynagrodzenie za dzień urlopu należy obliczyć następująco:
4 900,00 zł / 176 godz. = 27,84 zł
27,84 zł x 8 godz. = 222,72 zł.
Jeżeli zwolnienie lekarskie było wystawiane jedynie na dni robocze i pracownik nie przepracował ani jednego dnia, to w takiej sytuacji nie nabywa on prawa do wynagrodzenia zasadniczego. Potwierdza to stanowisko Ministerstwa Pracy wydane w 2017 roku, które było odpowiedzią na interpelację nr 8901 o następującej treści:
„[…] W przypadku gdy pracownik nie przepracował w danym miesiącu ani jednego dnia w związku z nieobecnością w pracy z powodu choroby, to nie ma potrzeby ustalania wysokości jego wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca. W takiej bowiem sytuacji nie ma części miesiąca (nawet jednego dnia), w którym pracownik wykonywał pracę i za którą przysługiwałoby mu wynagrodzenie za pracę. W mojej opinii powołany przepis nie będzie miał zastosowania zarówno w przypadku, gdy absencja chorobowa pracownika obejmowała cały miesiąc (zwolnienie lekarskie na wszystkie dni miesiąca), jak i wtedy gdy obejmowała ona tylko wszystkie dni miesiąca będące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Należy bowiem zauważyć, że naczelna zasada obowiązująca przy ustalaniu prawa do wynagrodzenia za pracę wyrażona została w art. 80 Kodeksu pracy stanowiąc, że wynagrodzenie przysługuje tylko za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy tak stanowią […]”.
System wFirma.pl automatycznie pomniejszy wynagrodzenie
W zależności od rodzaju absencji pracownika jego wynagrodzenie zasadnicze może być obliczane w dwojaki sposób. Pracodawca powinien być przygotowany na sytuację, w której wystąpią różne nieobecności w trakcie miesiąca. Kluczowa jest tu zarówno znajomość przepisów, jak i stanowisk organów stojących na straży prawa pracy. Dlatego warto korzystać z systemu kadrowych, takich jak wFirma.pl, który wyliczy pomniejszone wynagrodzenie. Po wprowadzeniu nieobecności KADRY » PRACOWNICY kliknięcie na pracownika CZAS PRACY » GRAFIK » prawy przycisk myszy na grafiku » Dodaj nieobecności.
Wyliczając listę płac, wynagrodzenie zostanie prawidłowo pomniejszone. Więcej na temat dodawania nieobecności można przeczytać: Wprowadzenie nieobecności pracownika.
