Święta to szczególny czas, w którym przedsiębiorcy niejednokrotnie decydują się na miły gest względem swoich pracowników. Wśród najczęściej spotykanych można wymienić prezenty. Jak prawidłowo rozliczyć paczki dla pracowników na gruncie PIT oraz VAT? Czy tego typu wydatek można ująć w kosztach? Wyjaśniamy poniżej.
Paczki dla pracowników - podatek dochodowy
Koszt dla pracodawcy
Tego typu wydatki, co do zasady będą mogły stanowić koszt podatkowy przedsiębiorcy. W większości będą one spełniały wymogi wskazane w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, a więc zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (motywacja pracowników). Jednak co ważne, wydatki te nie mogą przyjąć charakteru kosztów ustawowo niestanowiących kosztów uzyskania przychodów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT w kosztach podatnik nie może ujmować również wydatków na zakup alkoholu.
Faktury dokumentujące zakup paczek dla pracowników co do zasady należy wykazać w kolumnie 13 KPiR - pozostałe wydatki.
Przychód dla pracownika
To czy otrzymana paczka będzie stanowiła dla pracownika przychód zależy od źródła pochodzenia środków pieniężnych. W przypadku sfinansowania świątecznych upominków (o wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym 2000 zł) środkami pochodzącymi z ZFŚS lub też z funduszy związków zawodowych będą one stanowić przychód pracownika, ale - co istotne - zwolniony z opodatkowania, o czym stanowi art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT.
Natomiast prezenty sfinansowane z bieżących środków firmy będą stanowiły przychód pracownika podlegający opodatkowaniu na podstawie regulacji art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Paczki dla pracowników - podatek VAT
Z uwagi na to, że zakupione paczki nie mają związku z czynnościami podlegającymi opodatkowaniu w ramach działalności, a co więcej będą służymy celom prywatnym pracowników, wówczas przedsiębiorcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT z tytułu ich zakupu, bowiem nie zostaje spełniony warunek wskazany w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Warto również zwrócić uwagę, że przy przekazaniu paczek dla pracowników, przedsiębiorca nie nalicza również podatku VAT.
Potwierdzeniem ww. jest stanowiska Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wskazane w interpretacji indywidualnej z dnia 31 marca 2022 roku, sygn. 0112-KDIL1-1.4012.842.2021.4.EB, w której wskazano:
(...) Ze względu na powołane przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony opis sprawy, z którego wynika, że dokonane przez Wnioskodawcę zakupy Prezentów przekazywanych nieodpłatnie Pracownikom z tytułu różnych okazji, będą służyły głównie ich celom prywatnym, stwierdzić należy, że podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących poniesione wydatki nie będzie podlegał odliczeniu od podatku należnego, gdyż nie zostały spełnione wymogi, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy. Zatem nieodpłatne przekazanie Prezentów nie wypełnia przesłanek zawartych w art. 7 ust. 2 pkt 2 ustawy, a tym samym nie może być uznane za dostawę towarów, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy, a więc za czynność podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT. Ponadto przekazanie Pracownikom voucherów nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu, zatem Wnioskodawca również nie ma możliwości odliczenia podatku VAT od zakupu tych voucherów. W konsekwencji skoro nieodpłatne przekazanie Prezentów pracownikom nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, to Spółka nie powinna rozpoznać podatku VAT należnego w momencie wydania Prezentów. (...)
Księgowanie wydatków za wielkanocne paczki w systemie wFirma.pl
Jeśli poniesione wydatki spełniają definicję kosztów uzyskania przychodu i nie zostały poniesione z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, wówczas w celu zaksięgowania faktury w systemie wFirma.pl należy przejść do WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) / WYDATEK » INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ.
W wyświetlonym oknie należy uzupełnić wszystkie wymagane pola na podstawie dokumentu zakupu.
