Poradnik Przedsiębiorcy

Wielkanocne paczki dla pracowników w KPiR

Święta to szczególny czas, w którym przedsiębiorcy niejednokrotnie decydują się na miły gest względem swoich pracowników. Wśród najczęściej spotykanych można wymienić prezenty. Jak prawidłowo rozliczyć paczki dla pracowników na gruncie PIT oraz VAT? Czy tego typu wydatek można ująć w kosztach? Wyjaśniamy poniżej.

Paczki dla pracowników - podatek dochodowy

Koszt dla pracodawcy

Tego typu wydatki co do zasady będą mogły stanowić koszt podatkowy przedsiębiorcy. Co do zasady, ponieważ w większości będą spełniały wymogi art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, a więc zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (motywacja pracowników). Jednak co ważne, wydatki te nie mogą przyjąć charakteru kosztów ustawowo niestanowiących kosztów uzyskania przychodów wymienionych w art. 23.

Ważne!

Wydatki na zakup paczek dla pracowników nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu, jeżeli zostaną sfinansowane środkami z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT).

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT w kosztach podatnik nie może ujmować również wydatków na zakup alkoholu.

Faktury dokumentujące zakup paczek dla pracowników co do zasady należy wykazać w kolumnie 13 KPiR - pozostałe wydatki.

Przychód dla pracownika

To czy otrzymana paczka będzie stanowiła dla pracownika przychód zależy od źródła pochodzenia środków pieniężnych. W przypadku sfinansowania świątecznych upominków (o wartości do 380 zł) środkami pochodzącymi z ZFŚS lub też z funduszy związków zawodowych będą one stanowić przychód pracownika, ale - co istotne - zwolniony z opodatkowania, o czym stanowi art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT.

Art. 21 ust. 1 pkt 67

Wolne od podatku dochodowego są wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Natomiast prezenty sfinansowane z bieżących środków firmy będą stanowiły przychód pracownika podlegający opodatkowaniu na podstawie regulacji art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Art. 12 ust. 1

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Paczki dla pracowników - podatek VAT

Jak wynika z art. 7 ust. 2 Ustawy o podatku od towarów i usług przez dostawę towarów podlegającą opodatkowaniu VAT rozumie się także przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

  1. przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

  2. wszelkie inne darowizny

- jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

A więc, jeżeli przedsiębiorca odliczył podatek VAT od zakupionych na rzecz pracowników prezentów, będzie zobligowany do opodatkowania i wykazania podatku VAT należnego w rejestrze sprzedaży VAT.

Wyjątek od powyższej reguły stanowią prezenty o małej wartości i próbki, co podkreśla art. 7 ust. 3 ustawy o VAT.

Prezenty o małej wartości

Przez prezenty o małej wartości rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

  • o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;

  • których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Próbki

Przez próbkę rozumie się identyfikowalne jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika:

  • ma na celu promocję tego towaru oraz

  • nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.

Reasumując, w związku z tym, że przekazanie pracownikom paczek wielkanocnych wywołuje określone konsekwencje podatkowe, przedsiębiorca powinien uzyskać od niego potwierdzenie otrzymania prezentu, np. poprzez podpis w ewidencji, która jest niezbędna dla rozliczeń podatku dochodowego oraz VAT.