Dostałem ostatnio prezent składkowy (w postaci smartfonu, wartość około 4100 zł). Chciałbym przekazać go na cele prowadzonej działalności, jednak nie posiadam żadnego dowodu zakupu i nie wiem, jak takie zdarzenie należy rozliczyć pod względem księgowym. Czy mógłbym prosić o wskazówki?
Karol, Zamość
W sytuacji, gdy przekazanie prezentu na cele działalności gospodarczej dotyczy telefonu, który będzie wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością, sprzęt należy zakwalifikować do środków trwałych firmy i poddać amortyzacji. Co więcej, odpisy amortyzacyjne od takiego sprzętu będą stanowiły dla Pana koszt uzyskania przychodu.
Składniki majątkowe stanowiące środki trwałe
W pierwszej kolejności należy wskazać, że zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy PIT środki trwałe to stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
- budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością;
- maszyny, urządzenia i środki transportu;
- inne przedmioty
– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.
W konsekwencji, jeżeli telefon będzie wykorzystywany na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, to w tym zakresie spełnia kryterium do uznania go za środek trwały. Co do zasady wartość środka trwałego podlega rozliczeniu w kosztach podatkowych poprzez systematycznie dokonywane podatkowe odpisy amortyzacyjne.
Przekazanie prezentu na cele działalności gospodarczej a amortyzacja
Zgodnie z art. 22h ust. 1 pkt 1 ustawy PIT odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od ustalonej wartości początkowej środka trwałego. Poprawne określenie wartości początkowej środka trwałego uzależnione jest od sposobu jego nabycia.
W przedstawionych przykładzie środek trwały stanowił otrzymany prezent, co oznacza, że został nabyty nieodpłatnie. W tym celu należy zatem wskazać na treść art. 22g ust. 1 pkt 3 ustawy PIT. Przepis ten podaje, że w razie nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób za wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych uważa się wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości.
W tym miejscu warto zwrócić uwagę na wyłączenie w zakresie odpisów amortyzacyjnych określone w art. 23 ust. 1 pkt 45a lit. a) ustawy PIT. Przepis ten stanowi, że nie uważa się za koszt podatkowy odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych nabytych nieodpłatnie, z wyjątkiem nabytych w drodze spadku, jeżeli:
- nabycie to nie stanowi przychodu z tytułu nieodpłatnego otrzymania rzeczy lub praw lub
- dochód z tego tytułu jest zwolniony od podatku dochodowego, lub
- nabycie to korzysta ze zwolnienia od podatku od spadków i darowizn, lub
- nabycie to stanowi dochód, od którego na podstawie odrębnych przepisów zaniechano poboru podatku.
Przykład 1.
Pan Karol otrzymał na święta od członków najbliższej rodziny prezent w postaci smartfona. Otrzymany prezent korzystał ze zwolnienia od podatku od spadków i darowizn. Czy może rozliczyć w kosztach podatkowych swojej działalności gospodarczej otrzymany nieodpłatnie smartfon?
W opisanym przypadku znajdzie zastosowanie wyłączenie od amortyzacji określone w art. 23 ust. 1 pkt 45a lit. a ustawy PIT. To powoduje, że pan Karol może wykorzystywać smartfon na potrzebny prowadzonej działalności gospodarczej, jednakże wykluczona jest możliwość podatkowej amortyzacji.
Rozliczenie w kosztach środka trwałego nabytego nieodpłatnie
Zakładając jednak, że w tym przypadku nie znajduje zastosowania art. 23 ust. 1 pkt 45a lit. a ustawy PIT, warto zastanowić się, w jaki sposób przeprowadzić rozliczenie smartfona nabytego nieodpłatnie w kosztach podatkowych.
W tym zakresie należy zwrócić uwagę na treść art. 22d ust. 1 ustawy PIT, który podaje, że podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, o których mowa w art. 22a i 22b, których wartość początkowa określona zgodnie z art. 22g nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.
W myśl natomiast art. 22d ust. 2 ustawy PIT składniki majątku, o których mowa w art. 22–22c, z wyłączeniem składników wymienionych w ust. 1, wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 22n, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania.
Ponadto zgodnie z art. 22f ust. 3 ustawy PIT odpisów amortyzacyjnych dokonuje się zgodnie z art. 22h–22m, gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 10 000 zł. W przypadku, gdy wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10 000 zł, podatnicy, z zastrzeżeniem art. 22d ust. 1, mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 22h–22m albo jednorazowo – w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, albo w miesiącu następnym.
Przykład 2.
Pan Karol otrzymał w ramach prezentu smartfon o wartości poniżej 10 000 zł i zamierza go wykorzystywać w ramach działalności gospodarczej. Jakie opcje podatkowe ma w tym przypadku?
W przypadku nabycia składników majątku, których wartość nie przekracza 10 000 zł, pan Karol ma do wyboru 3 rozwiązania:
- może nie zaliczać danego składnika majątkowego do środków trwałych, natomiast wydatki związane z nabyciem tego środka trwałego zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów na podstawie cytowanego wyżej art. 22d ust. 1 ustawy PIT;
- może zaliczyć dany składnik majątku do środków trwałych, a następnie jednorazowo go zamortyzować;
- może amortyzować dany składnik majątkowy na analogicznych zasadach jak wszystkie inne środki trwałe.
W przypadku rozwiązań przewidzianych w pkt 2 i pkt 3 podatnik jest zobowiązany do ujęcia środka trwałego w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Wprowadzenie prywatnego składnika majątku do ewidencji środka trwałego odbywa się na podstawie oświadczenia czy też protokołu przekazania. W tym zakresie rzecz prywatna cały czas pozostaje własnością tej samej osoby fizycznej (zarówno w ramach majątku prywatnego, jak i firmowego), w związku z czym nie jest wymagana żadna umowa.
Podsumowując, podatnik może otrzymany prezent wykorzystywać w prowadzonej działalności gospodarczej, jednakże trzeba mieć na uwadze przepisy ograniczające możliwości jego amortyzacji. Gdy ustawowe wyłączenia nie znajdują zastosowania, podstawą amortyzacji będzie wartość rynkowa prezentu z dnia jego otrzymania.
