Zgodnie z polskim prawem każda działalność gospodarcza musi posiadać adres, pod którym jest zarejestrowana. Co w sytuacji, kiedy nie mamy możliwości zarejestrowania swojej firmy w miejscu zamieszkania, a przychody nie pozwalają nam na wynajem stacjonarnego biura z obsługą? Ten problem rozwiązują wirtualne biura prześcigające się w atrakcyjności usług dla przedsiębiorców przy zachowaniu jak najniższych kosztów wahających się zazwyczaj w zależności od aglomeracji miejskiej i zakresu świadczeń już od ok. 40 do kilkuset złotych miesięcznie.
Wirtualne biura - jak to działa?
Rejestrujemy firmę pod adresem wirtualnego biura, dokonujemy opłaty zgodnie z wybranym pakietem, a w naszej siedzibie pojawiamy się tylko wtedy, gdy chcemy odebrać pocztę, czy przeprowadzić telekonferencję. Same plusy? Niekoniecznie, bowiem rejestracja firmy pod wirtualnym adresem wciąż budzi wątpliwości Urzędów Skarbowych, wg których miejsce prowadzenia działalności musi spełniać trzy warunki - posiadać widoczne oznakowanie firmy, wyznaczoną powierzchnię spełniającą kryteria archiwum do przechowywania dokumentów oraz obecność osoby reprezentującej przedsiębiorstwo. Przyjrzyjmy się, co oferują przedsiębiorcom firmy wynajmujące cyber-przestrzenie.
Pod prestiżowymi adresami nie brakuje również pojedynczych biur, które zachęcają do wirtualnego wynajmu. W Warszawie ciekawą propozycję przedstawia Chmielna2. Na popularnej ulicy możemy zarejestrować swoją firmę już od 39 zł miesięcznie, jednak pakiet obejmuje jedynie adres, informacje o poczcie przychodzącej i 3 godziny korzystania z sali konferencyjnej w miesiącu. Co ciekawe, Chmielna 2 w ofercie za 179 zł netto miesięcznie oferuje umieszczenie tabliczki z nazwą firmy, co w świetle polskich przepisów okazuje się mocnym argumentem, zwłaszcza w kontekście wspomnianych wątpliwości Urzędu Skarbowego. Oznakowanie firmy proponuje także VirtOffice.pl w Gdańsku, gdzie podczas korzystania z biura stacjonarnego przez przedsiębiorcę (np. podczas kontroli urzędnika) na ekranach w sali konferencyjnej (dostępnej dla najemcy w ustalonym zakresie w ramach wykupionego pakietu) wyświetla się logo jego firmy. Najemca może korzystać tu nie tylko z adresu, czy kompleksowej obsługi poczty przychodzącej, ale także z archiwum na dokumenty, czy rocznej darmowej księgowości online w serwisie wFirma.pl. Jest to unikalna usługa na rynku, która znacznie ułatwia prowadzenie firmy i udostępnia wiele niezbędnych przedsiębiorcom narzędzi. Koszt pakietów - od 55 do 450 zł netto miesięcznie. Na prostotę oferty stawia z kolei wrocławski e-Biurowiec, gdzie wirtualne biuro kosztuje między 40 a 60 zł, a pakiety obejmują jedynie adres oraz obsługę poczty przychodzącej. Niestety, nie ma tutaj możliwości archiwizacji dokumentów ani oznakowania siedziby, co wydaje się być wadą uniemożliwiającą rejestrację VAT i może okazać się kłopotliwe w przypadku wizyty urzędnika skarbowego pod rejestrowanym adresem.
Mnogość ofert wirtualnych biur i pakietów wynajmu zdaje się nie mieć końca. Czas pandemii pokazał, że spędzanie 8 godzin w biurowcu nie jest konieczne do wykonywania codziennych obowiązków w sposób rzetelny i skuteczny. Rynek cyber przestrzeni biurowych rośnie w siłę dzięki prostocie rozwiązań, ale czy stanie się powszechny na równi z biurami stacjonarnymi, pokaże czas i stopień dostosowania tego typu rozwiązań do obowiązujących przepisów prawnych.
Porównanie ofert wymienionych biur:
Wirtualne Biuro Hello Sieć ogólnopolska | Wirtualne Biuro Vibiuro Sieć ogólnopolska | Chmielna2 Warszawa | Virtoffice Gdańsk | eBiurowiec Wrocław | |
| Zalety |
|
|
|
|
|
| Wady |
|
|
|
|
|
