Poradnik Przedsiębiorcy

Wirtualne biura – co zyskują przedsiębiorcy?

Zgodnie z polskim prawem każda działalność gospodarcza musi posiadać adres, pod którym jest zarejestrowana. Co w sytuacji, kiedy nie mamy możliwości zarejestrowania swojej firmy w miejscu zamieszkania, a przychody nie pozwalają nam na wynajem stacjonarnego biura z obsługą? Ten problem rozwiązują wirtualne biura prześcigające się w atrakcyjności usług dla przedsiębiorców przy zachowaniu jak najniższych kosztów wahających się zazwyczaj w zależności od aglomeracji miejskiej i zakresu świadczeń już od ok. 40 do kilkuset złotych miesięcznie. 

Wirtualne biura - jak to działa?

Rejestrujemy firmę pod adresem wirtualnego biura, dokonujemy opłaty zgodnie z wybranym pakietem, a w naszej siedzibie pojawiamy się tylko wtedy, gdy chcemy odebrać pocztę, czy przeprowadzić telekonferencję. Same plusy? Niekoniecznie, bowiem rejestracja firmy pod wirtualnym adresem wciąż budzi wątpliwości Urzędów Skarbowych, wg których miejsce prowadzenia działalności musi spełniać trzy warunki - posiadać widoczne oznakowanie firmy, wyznaczoną powierzchnię spełniającą kryteria archiwum do przechowywania dokumentów oraz obecność osoby reprezentującej przedsiębiorstwo. Przyjrzyjmy się, co oferują przedsiębiorcom firmy wynajmujące cyber-przestrzenie.  

Możliwości jest wiele - w Warszawie, Wrocławiu, Gdańsku czy Poznaniu znajdziemy wiele ofert wirtualnych biur, które działają na zasadach "sieciówki". Wynajmujący posiadają adresy w centrach kilku polskich miast, jednak np. z sal konferencyjnych możemy korzystać we wszystkich oddziałach. Poza standardowym pakietem zawierającym adres do rejestracji działalności, odbiór poczty i powiadomienie o jej adresacie, możemy wybrać opcje rozszerzone. Wirtualne Biuro Hello oferuje m.in. dostęp do panelu klienta, pomoc w rejestracji firmy, odbieranie i przekierowanie połączeń, czy dedykowany numer telefonu dla najemcy. Ceny w zależności od czasu trwania umowy wahają się między ok. 60 zł a 240 zł netto netto, czy  Wirtualne Biuro - vibiuro.pl, które również oferuje adresy w największych miastach proponuje pakiety od 55 zł do 99 zł i poza standardowymi usługami możemy tutaj liczyć także na wysyłkę korespondencji pocztą, 100 sztuk wizytówek (usługa jednorazowa, poziom jakości nie jest określony), czy dostęp do stacjonarnego biura przez 2 godziny miesięcznie. 

Pod prestiżowymi adresami nie brakuje również pojedynczych biur, które zachęcają do wirtualnego wynajmu. W Warszawie ciekawą propozycję przedstawia Chmielna2. Na popularnej ulicy możemy zarejestrować swoją firmę już od 39 zł miesięcznie, jednak pakiet obejmuje jedynie adres, informacje o poczcie przychodzącej i 3 godziny korzystania z sali konferencyjnej w miesiącu. Co ciekawe, Chmielna 2 w ofercie za 179 zł netto miesięcznie oferuje umieszczenie tabliczki z nazwą firmy, co w świetle polskich przepisów okazuje się mocnym argumentem, zwłaszcza w kontekście wspomnianych wątpliwości Urzędu Skarbowego. Oznakowanie firmy proponuje także VirtOffice.pl w Gdańsku, gdzie podczas korzystania z biura stacjonarnego przez przedsiębiorcę (np. podczas kontroli urzędnika) na ekranach w sali konferencyjnej (dostępnej dla najemcy w ustalonym zakresie w ramach wykupionego pakietu) wyświetla się logo jego firmy. Najemca może korzystać tu nie tylko z adresu, czy kompleksowej obsługi poczty przychodzącej, ale także z archiwum na dokumenty, czy rocznej darmowej księgowości online w serwisie wFirma.pl. Jest to unikalna usługa na rynku, która znacznie ułatwia prowadzenie firmy i udostępnia wiele niezbędnych przedsiębiorcom narzędzi. Koszt pakietów - od 55 do 450 zł netto miesięcznie. Na prostotę oferty stawia z kolei wrocławski e-Biurowiec, gdzie wirtualne biuro kosztuje między 40 a 60 zł, a pakiety obejmują jedynie adres oraz obsługę poczty przychodzącej. Niestety, nie ma tutaj możliwości archiwizacji dokumentów ani oznakowania siedziby, co wydaje się być wadą uniemożliwiającą rejestrację VAT i może okazać się kłopotliwe w przypadku wizyty urzędnika skarbowego pod rejestrowanym adresem.

Mnogość ofert wirtualnych biur i pakietów wynajmu zdaje się nie mieć końca. Czas pandemii pokazał, że spędzanie 8 godzin w biurowcu nie jest konieczne do wykonywania codziennych obowiązków w sposób rzetelny i skuteczny. Rynek cyber przestrzeni biurowych rośnie w siłę dzięki prostocie rozwiązań, ale czy stanie się powszechny na równi z biurami stacjonarnymi, pokaże czas i stopień dostosowania tego typu rozwiązań do obowiązujących przepisów prawnych.

Porównanie ofert wymienionych biur:

 

Wirtualne Biuro Hello

Sieć ogólnopolska

Wirtualne Biuro Vibiuro

Sieć ogólnopolska

Chmielna2

Warszawa

Virtoffice

Gdańsk

eBiurowiec

Wrocław

Zalety
  • Pomoc
    w rejestracji firmy

  • Dostępność sal konferencyjnych w całej Polsce

  • Dedykowany numer telefonu dla najemcy

  • Atrakcyjna cena

  • Dostępność sal konferencyjnych
    w całej Polsce

  • Wysyłka korespondencji pocztą

  • Jednorazowa usługa wydruku wizytówek

  • Niska cena
    za pakiet podstawowy

  • Możliwość oznakowania firmy

  • Oznakowanie firmy

  • Dostępność archiwum

  • Dostęp do księgowości online w ramach pakietu dla przedsiębiorcy
  • Atrakcyjna cena

  • Przejrzysta oferta

Wady
  • Brak oznakowania

  • Brak archiwum

  • Mnogość przedsiębiorstw zarejestrowanych pod jednym adresem


  • Brak oznakowania

  • Brak archiwum

  • Mnogość przedsiębiorstw zarejestrowanych pod jednym adresem


  • Mało atrakcyjny pakiet podstawowy

  • Brak lokalizacji poza Gdańskiem
  • Mało atrakcyjna oferta

  • Brak usług poza pakietem podstawowym