Poradnik Przedsiębiorcy

Wirtualne biuro - czyli kilka działalności pod jednym adresem

Rozpoczęcie własnej działalności w Polsce nie jest proste, a na pewno nie jest tanie. Młody przedsiębiorca może nie mieć jeszcze żadnego klienta, a już wisi na nim obowiązek comiesięcznego opłacania składek ZUS (w 2019 r. – 555 zł). Co więcej, potrzebna jest również siedziba. Jeżeli przedsiębiorcy nie stać na wynajęcie biura, działalność może zarejestrować we własnym mieszkaniu. Jeżeli takowej nieruchomości nie posiada, pojawia się problem, gdyż wynajmujący bardzo (ale to bardzo) niechętnie zgadzają się na prowadzenie firmy w swoich mieszkaniach. W takiej sytuacji przedsiębiorca może spróbować zarejestrować swoją działalność razem z innymi przedsiębiorcami znajdującymi się w podobnej sytuacji, w wynajętym do tego lokalu (i tym samym obniżyć koszty) lub skorzystać z instytucji, którą jest właśnie wirtualne biuro.

Wirtualne biuro jest to dość świeży „produkt” na polskim rynku, nie wszystkim jeszcze znany. Mimo że nazwa „wirtualne” może kojarzyć się z „nierzeczywistym” czy stworzonym dla pozoru i tym samym odstraszać, to nie ma się czego obawiać. Biura takie są w zupełności legalne, a te lepsze (i droższe) są w stanie spełnić oczekiwania stawiane działalnościom, w których kwestią nadrzędną jest tajemnica zawodowa (np. adwokat, radca prawny czy komornik). Trzeba mieć oczywiście świadomość, że rejestracja kilku działalności pod jednym adresem nie będzie możliwa bez spełnienia wymaganych prawem formalności. Kiedy taka rejestracja jest dozwolona? Czym są wirtualne biura? Czy warto skorzystać z takiej usługi? Na te pytania odpowiemy w niniejszym artykule. 

Kiedy możliwa jest rejestracja kilku działalności gospodarczych pod jednym adresem?

Jak wynika ze wstępu niniejszego artykułu, nie ma przeciwwskazań, aby kilka działalności gospodarczych zostało zarejestrowanych pod tym samym adresem. Jednak, aby było to możliwe, każdy z przedsiębiorców musi posiadać tytuł prawny do nieruchomości. Przy czym nie musi to być własność, może to być równie dobrze najem czy użyczenie. 

Instytucje najmu i użyczenia zostały uregulowane w Ustawie Kodeks cywilny (dalej jako kc). Zgodnie z art. 680 kc w zw. z art. 659 kc przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy lokal do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Z kolei przepis art. 710 kc stanowi, że przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy (lokalu). Użyczenie ma postać nieodpłatną. Tak więc powyższe instytucje odróżnia fakt, że najem wiąże się z obowiązkiem opłacania czynszu, użyczenie jest natomiast bezpłatne. 

Umowa użyczenia zawierana między członkami najbliższej rodziny jest bardzo korzystna dla biorącego w użyczenie, gdyż przepis art. 21 ust. 1 pkt 125 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalnia od podatku użyczenie dokonywane pomiędzy członkami najbliższej rodziny (osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej).

Czym jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro jest to usługa polegająca na wynajęciu przedsiębiorcy miejsca prowadzenia działalności – adresu oraz skrzynki pocztowej, świadczona przez firmę posiadającą przestrzeń biurową oraz zaplecze personalne do obsługi biura. Tak więc biuro to jest wirtualne jedynie z nazwy, tak naprawdę w ramach tej usługi za przedsiębiorcę jego sprawy „biurowe” obsługuje usługodawca. 

Pracownicy wirtualnego biura przyjmą korespondencję przedsiębiorcy, niezwłocznie informując go o możliwość jej odbioru lub wglądu do niej. Na prośbę usługobiorcy mogą również ją archiwizować. Co więcej, w razie potrzeby skanują pisma i przesyłają je na adres poczty elektronicznej klienta. Mogą także przyjmować interesantów w siedzibie.

To nie koniec możliwości, jakie gwarantują wirtualne biura. Większe firmy oferujące tę usługę udostępniają przedsiębiorcy przeznaczony dla niego numer telefonu stacjonarnego i pełnią rolę sekretariatu, odbierając jego telefony czy też przekierowują w razie potrzeby rozmowy do usługobiorcy. Co więcej, firmy te udostępniają sale konferencyjne, w których przedsiębiorca może umówić się z klientem, a nawet oferują możliwość wynajęcia całego pokoju biurowego na wyłączność. 

Czy taki system prowadzenia działalności jest legalny? 

Wraz z wirtualnymi biurami w Polsce pojawiły się pytania, czy rejestracja siedziby firmy w takim miejscu jest możliwa, a jeżeli tak, czy jest w całości legalna. Jak zostało wcześniej podkreślone, nie ma żadnych przeszkód, aby pod adresem udostępnionym przez wirtualne biuro można było zarejestrować kolejną działalność. Tak więc rejestracja siedziby jest jak najbardziej zgodna z aktualnie obowiązującym prawem, o ile firma prowadząca wirtualne biuro jest właścicielem nieruchomości, w której prowadzi usługę albo posiada zgodę właściciela lokalu na podnajem go osobom trzecim.

Mimo powyższego, nie w każdym wypadku wybór wirtualnego biura będzie dobrym pomysłem. Rejestracja to jedno, ale prowadzenie działalności to już inny temat. Istnieją rodzaje działalności, które ze względu na swój charakter nie będą nadawały się do prowadzenia w takim wirtualnym biurze. Dużo zależy również od rodzaju usług oferowanych przez firmę zajmującą się wynajmem e-biur i to od tego, co oferuje. I tak za przykład można wziąć spółki prawa handlowego, które aby mogły prowadzić działalność w wirtualnym biurze, muszą mieć możliwość wynajęcia sali konferencyjnej oraz pokoju biurowego, gdyż zgodnie z interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Krakowie spółka może dowolnie wybrać miejsce swojej siedziby, jednakże musi ona być siedzibą faktyczną. Tak więc nie wystarczy wynajęcie biura przeznaczonego jedynie do odbioru korespondencji. Zarząd spółki musi posiadać miejsce, w którym będzie mógł prowadzić spotkania zarządu. Również przedsiębiorstwa prowadzące działalność wymagającą zachowania szczególnej poufności i ostrożności w kontaktach z klientami muszą rozważnie wybierać wirtualne biura. W przypadku np. zawodów prawniczych, przedsiębiorca (adwokat, radca prawny) musi zadbać o to, aby firma prowadząca e-biuro była w stanie zagwarantować mu indywidualny pokój kancelaryjny, salę konferencyjną, jak również szafę pancerną, w której ten będzie mógł przetrzymywać akta swoich klientów.

Mając powyższe na uwadze, stwierdzić należy, że jeżeli rodzaj działalności na to pozwala, a firma prowadząca wirtualne biura jest w stanie zapewnić wszelkie wymagane udogodnienia, rejestracja siedziby firmy w e-lokalu i prowadzenie tam działalności jest w zupełności zgodna z prawem. Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 5 sierpnia 2014 r. (sygn. akt: II FSK 3549/13), gdzie stwierdził, że:

„w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych)”.

Wady i zalety wirtualnego biura

Dla większości przedsiębiorców (nie tylko tych początkujących) podstawową zaletą wirtualnego biura jest cena. Zamiast opłacania czynszu wynajmu własnego biura, które w dużym mieście może przewyższać kilka tysięcy złotych, przedsiębiorca na wynajem e-biura przeznaczy miesięcznie od kilkudziesięciu do maksymalnie kilkuset złotych – wirtualne biura w centrum Warszawy w „ekskluzywnych” biurowcach klasy A to koszt do 500 zł miesięcznie.

Co więcej, renomowane firmy prowadzące omawiany rodzaj usług zatrudniają całą kadrę pracowników biurowych, od asystentów po księgowych, którzy są do dyspozycji wynajmującego. Oczywiście jeżeli abonament nie obejmuje takiego typu usług, skorzystanie z pomocy asystenta będzie wiązało się z dodatkową opłatą.

Jeżeli mowa o prowadzeniu działalności, nie można zapomnieć o kwestiach podatkowych. Wszystkie poniesione wydatki związane z wynajęciem e-biura przedsiębiorca może w całości zapisać do kosztów uzyskania przychodu i tym samym obniżyć naliczony podatek dochodowy. Dodatkowo w razie kontroli urzędu skarbowego wynajmujący może skorzystać z doświadczenia pracowników wirtualnego biura, którzy z racji charakteru wykonywanej pracy, mają częsty kontakt z kontrolerami i dokładnie wiedzą, czego można się po takiej kontroli spodziewać.

Plusem jest także fakt, że wynajmujący wirtualne biuro nie musi martwić się zakupem wyposażenia biura, tj. mebli, sprzętu komputerowego, urządzenia wielofunkcyjnego czy też rzutnika. 

Dla niektórych przedsiębiorstw ważne jest również to, że w przeważającej liczbie firmy prowadzące wirtualne biura swoje siedziby mają w centrach dużych miast. Ma to duży wpływ na „prestiż” przedsiębiorstwa korzystającego z wirtualnego biura, gdyż takie umiejscowienie siedziby działa pozytywnie na postrzeganie firmy przez kontrahentów i klientów.

Oczywiście korzystanie z wirtualnego biura ma też swoje minusy. Na pewno jednym z nich jest obowiązek dopłacania do każdej dodatkowej usługi, która nie została ujęta w abonamencie. Tak więc, jeżeli okaże się, że w danym miesiącu przedsiębiorca musi odbyć więcej spotkań z klientami, skorzystać nadprogramowo z sali konferencyjnej czy też wspomóc się wiedzą pracowników biura, np. w kwestii podatkowej, ze wspomnianych wyżej kilkuset złotych miesięczna opłata może wzrosnąć kilkukrotnie. 

Co więcej, wirtualne biuro ma określone godziny pracy, co też ogranicza możliwość korzystania z niego. W takich wypadkach niestandardowe godziny pracy wynajmującego czy wieczorne spotkania z klientami będą wielkim utrudnieniem w korzystaniu z e-biura. 

Nie jest również powiedziane, że obecne przychylne orzecznictwo sądów administracyjnych nie zmieni się w ciągu następnych lat. Urzędy skarbowe od samego pojawienia się omawianej usługi na rynku próbują ukrócić działalność wirtualnych biur. Wciąż pojawiają się przypadki, że odmawiają zarejestrowania działalności w danym e-lokalu czy też utrudniają przedsiębiorcom wynajmującym wirtualne biura nadanie numeru identyfikacji podatkowej, tj. NIP-u.

Wirtualne biuro – podsumowanie

Odpowiadając na pytania z początku artykułu, należy stwierdzić jednoznacznie, że rejestracja wielu działalności gospodarczych pod jednym adresem jest w pełni legalna. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności mogą oczywiście pojawiać się mniejsze lub większe problemy przy dzieleniu biura z innymi firmami, dlatego też przed podjęciem decyzji co do łączenia kilku działalności w jednym miejscu należy dobrze się zastanowić i wziąć pod uwagę wszelkie okoliczności, które mogą dać urzędowi skarbowemu pretekst do kontroli czy nałożenia kary.

Jeżeli więc nie ma przeszkód przed rejestracją kilku firm w jednym miejscu, przedsiębiorca ma pełne prawo do korzystania z wirtualnego biura. Przy wyborze konkretnego usługodawcy warto jednak zapoznać się z tytułem prawnym firmy prowadzącej e-biura do wynajmowanego lokalu – jeżeli firma jest właścicielem nieruchomości bądź posiada zgodę właściciela lokalu na podnajem go osobom trzecim, takie wirtualne biuro jest w pełni legalne. Aby jednak zminimalizować wszelkie ryzyko, należy wybierać jedynie wśród dużych i doświadczonych firm posiadających bogatą historię prowadzenia tego typu usług.