Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki na remont pomieszczenia niestanowiącego środka trwałego

Niektórzy przedsiębiorcy do celów prowadzenia działalności wykorzystują powierzchnie magazynowe, biura, hale produkcyjne. Innym natomiast wystarcza wygospodarowany pokój w mieszkaniu prywatnym. Przedsiębiorca nie zawsze jednak podejmuje decyzję o uznaniu określonych pomieszczeń za środek trwały. Niezależnie od tego lokal wykorzystywany do celów firmowych często wymaga remontu mającego na celu jego dostosowanie do potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej. W takiej sytuacji pojawia się pytanie, czy wydatki na remont pomieszczenia niestanowiącego środka trwałego mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?

Remont czy ulepszenie?

Dla sposobu ujęcia w kosztach podatkowych wydatków związanych z przystosowaniem lub modernizacją danego składnika majątku istotne znaczenie ma określenie ich charakteru, a w szczególności ustalenie, czy mają one wyłącznie charakter odtworzeniowy (remont), czy też skutkują ulepszeniem środka trwałego.

Przez ulepszenie środków trwałych należy rozumieć:

  • przebudowę, czyli zmianę (poprawienie) istniejącego stanu środków trwałych na inny,

  • rozbudowę, tj. powiększenie (rozszerzenie) składników majątkowych, w szczególności budynków i budowli, linii technologicznych itp.,

  • rekonstrukcję, tj. odtworzenie zużytych całkowicie lub częściowo składników majątku,

  • adaptację, tj. przystosowanie, (przerobienie) składnika majątkowego do wykorzystania go w innym celu niż ten, do którego był pierwotnie przeznaczony albo nadania mu nowych cech użytkowych,

  • modernizację, tj. unowocześnienie środka trwałego.

Natomiast istotą remontu będzie wykonanie prac przywracających pierwotny stan techniczny i użytkowy środka trwałego, niezwiększających jego wartości początkowej. Remontem jest zatem przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego poprzez wymianę zużytych elementów, nie powodując jednak zmian w użytkowaniu, przeznaczeniu i konstrukcji tego obiektu. Konsekwencją remontu ma być utrzymanie środka trwałego we właściwym stanie technicznym i użytkowym.

Ważne!

Remont polega na odtworzeniu, przywróceniu pierwotnego stanu technicznego i użytkowego lokalu (budynku).

Różnica pomiędzy nakładami ponoszonymi na remont a nakładami ponoszonymi na ulepszenie środków trwałych polega na tym, że remont zmierza do podtrzymania, odtworzenia wartości użytkowej środka trwałego i jest rodzajem naprawy, wymiany zużytych elementów, natomiast w wyniku ulepszenia środek trwały zostaje przystosowany do spełnienia innych, nowych funkcji, zyskuje istotną zmianę cech użytkowych.

Istotną różnicą jest również ich sposób ujęcia w kosztach podatkowych. W przypadku wydatków zakwalifikowanych jako ulepszenie składnika majątku, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, ujęcia w koszty podatkowe dokonuje się poprzez odpisy amortyzacyjne (jeśli ich suma w ciągu roku podatkowego przekroczy kwotę 3500 zł). Otóż wydatki takie wprowadzić należy do ewidencji środków trwałych jako inwestycja w obcy środek trwały i amortyzować zgodnie z właściwymi stawkami. Oznacza to, że nie mogą zostać one bezpośrednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia (art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. c) ustawy o PIT). Natomiast wydatki na remont lokalu stanowią koszty uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia, niezależnie od ich wartości.

Czy wydatki na remont pomieszczenia niestanowiącego środka trwałego są kosztem?

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

  • musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

  • nie może być wymieniony w art. 23 ustawy o PIT wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów,

  • musi być należycie udokumentowany.

Co do zasady kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Co za tym idzie, wydatki na remont mogą zostać zaliczone do kosztów firmowych, ale tylko w takiej części, w jakiej dotyczą one prowadzonej działalności gospodarczej. 

Zatem w sytuacji, gdy przedsiębiorca prowadzi biuro w prywatnym mieszkaniu, niezbędne jest wyodrębnienie w tym lokalu pomieszczenia, które służy wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej i jednocześnie nie służy celom osobistym.

Takie stanowisko przedstawił m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 18 lutego 2015 r., nr  ILPB1/415-1363/14-2/AA:

Jedynie w przypadku, gdy posiadany przez podatnika lokal, jako całość lub wyodrębnione w tym lokalu pomieszczenie służy tylko i wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej i jednocześnie nie służy celom osobistym, nie ma przeszkód do zaliczenia wydatków związanych z jego utrzymaniem i eksploatacją do kosztów uzyskania przychodów.

Natomiast w sytuacji, gdy określony lokal jest wykorzystywane przede wszystkim na cele prywatne podatnika, a jedynie sporadycznie (w razie istnienia takiej potrzeby) w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, wydatki związane z pozyskaniem i posiadaniem takiego lokalu stanowią bez wątpienia wydatki o charakterze osobistym. W rezultacie nie mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. 

Podobne stanowisko wyraził również Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacjach indywidualnych z 3 kwietnia 2015 r., nr IBPBI/1/415-1512/14/SŚ oraz z 7 października 2014 r., nr IBPBI/1/415-769/14/AB.

Należy również dodać, że do ujęcia wydatków remontowych w koszty uzyskania przychodu nie jest konieczne wprowadzenie tego pomieszczenia (lokalu) do ewidencji środków trwałych. Jednak brak jego ujęcia w ewidencji uniemożliwi zaliczenie odpisów amortyzacyjnych w koszty uzyskania przychodu. Niemniej jednak nie można zapominać, że na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia, że wydatki na remont pomieszczenia niestanowiącego środka trwałego są ponoszone w związku z prowadzoną działalnością.

Ważne!

Wydatki na remont pomieszczenia niestanowiącego środka trwałego i wykorzystywanego w prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej lokalu (budynku) mogą zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Przykład 1.

Księgowa prowadzi biuro rachunkowe w prywatnym domu jednorodzinnym, w którym mieszka. Do celów prowadzenia działalności przeznaczyła jeden z pokoi. Pomieszczenia tego nie wprowadziła natomiast  do ewidencji środków trwałych. W pokoju tym znajduje się biurko, szafa oraz urządzenia służące wyłącznie prowadzeniu działalności gospodarczej (komputer, drukarka, monitor). W pokoju tym księgowa wykonuje swoją pracę, przechowuje dokumentację księgową oraz przyjmuje klientów. W planach ma remont tego pomieszczenia (wymianę okien, drzwi, grzejników oraz malowanie).

Księgowa wyodrębniła jeden z pokoi mieszkalnych na biuro, z którego korzysta wyłącznie na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, zatem nie ma przeciwwskazań, aby poniesione wydatki na remont zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Przykład 2.

Informatyk prowadzi działalność gospodarczą w prywatnym mieszkaniu, w którym również mieszka. Ze względu na małą powierzchnię mieszkania do prowadzenia działalności został w części przeznaczony salon. Informatyk wyodrębnił miejsce na biurko i sprzęt komputerowy.

Z uwagi na fakt, że przedsiębiorca nie wydzielił w lokalu mieszkalnym pomieszczenia wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej, wydatki na remont pomieszczenia niestanowiącego środka trwałego, w którym pracuje i jednocześnie mieszka, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, ponieważ mają charakter również osobisty.