Adnotacja ZW lub NP a stawki VAT na fakturze

Wielu przedsiębiorców sprzedaje towary lub usługi i korzysta z różnych zwolnień z VAT. Inni sprzedają usługi dla kontrahentów poza granicami Polski, a sprzedaż ta nie podlega opodatkowaniu VAT w naszym kraju. Jak na gruncie KSEF wygląda obowiązkowa adnotacja ZW lub NP na fakturach ustrukturyzowanych? O czym należy pamiętać?

Obowiązkowe elementy faktury sprzedaży

Faktura to podstawowe i główne narzędzie obowiązujące ustawowo w prawie podatkowym służące dokumentowaniu zawieranych pomiędzy podmiotami transakcji gospodarczych.

Faktury są wystawione przez firmy prywatne, podmioty państwowe, instytucje rządowe, publiczne, inne, a także przez osoby fizyczne prowadzące działalność rejestrowaną, najem prywatny czy też rolników.

Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT faktura powinna zawierać niżej wymienione obligatoryjne elementy:

• datę wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT (podatku od wartości dodanej);
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawkę podatku VAT albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych;
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku VAT i sprzedaż zwolnioną od podatku VAT;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku VAT;
• kwotę należności ogółem.

Podmiotami upoważnionymi do wystawiania faktur są:

• podmioty zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT,
• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu,
• podmioty zarejestrowane jako podatnicy zwolnieni z VAT.

Obowiązkowe elementy faktury u podatnika zwolnionego z VAT

Patrząc na ww. obowiązkowe elementy faktury sprzedaży, warto dodać, że są one właściwe dla podatnika zarejestrowanego jako czynny podatnik VAT.

Czy takie same elementy są wymagane, gdy podatnik korzysta ze zwolnienia z VAT?

Mowa tu o zwolnieniu z VAT:

• przedmiotowym,
• podmiotowym w Polsce,
• podmiotowym poza terytorium UE w innych krajach UE (VAT – SME).

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych z podatku VAT przedmiotowo, podmiotowo w Polsce, podmiotowo w UE poza Polską (VAT – SME) – wskazanie:

1. przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku VAT;
2. przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług;
3. innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.

Jak widać z powyższej regulacji, przedsiębiorcy, którzy wystawiają fakturę zwolnioną z VAT (każdy powyższy rodzaj zwolnienia z VAT), powinni zamieścić informacje o podstawie zwolnienia z VAT. 

Podstawowe stawki podatku VAT obowiązujące w Polsce

Podstawową stawką podatku VAT obowiązującą w Polsce jest stawka 23%.

Inna stawka podatku VAT w stosunku do sprzedaży na terytorium RP to 8%. Stosowana jest przy sprzedaży niektórych towarów lub usług (występują w załączniku nr 3 do ustawy o VAT). Są to m.in.:

• towary spożywcze – kawa, herbata, cukry i wyroby cukiernicze, sosy i preparaty do nich, przetwory spożywcze, gdzie indziej niewymienione ani niewłączone, żelatyna, cykoria palona i pozostałe palone namiastki kawy oraz ich ekstrakty, pozostałe;
• towary zwykle używane w rolnictwie – ziemia ogrodnicza, niektóre zwierzęta żywe, drzewa żywe i pozostałe rośliny, nasiona i owoce oleiste, nawozy, środki poprawiające właściwości gleby, stymulatory wzrostu, podłoża do upraw, produkty pofermentacyjne, środki ochrony roślin, pasze, pozostałe;
• towary związane z ochroną zdrowia – wyroby medyczne, wyposażenie wyrobów medycznych, systemy i zestawy zabiegowe, produkty lecznicze, środki odkażające;
• budowa, dostawy, remont, modernizacja oraz termomodernizacja, a także przebudowa obiektów budowlanych lub ich części, jeśli są one zaliczone do budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym, wspomagające edukację, związane z zakwaterowaniem, związane z usuwaniem niektórych odpadów, wiele innych;
• usługi związane z rolnictwem, niektóre transportowe, usługi weterynaryjne, zamiatania śmieci i usuwania śniegu, sanitarne, naprawy obuwia i wyrobów skórzanych, naprawy rowerów, fryzjerskie, pogrzebowe i pokrewne, niektóre kulturalne i rozrywkowe.

5% stawka VAT dotyczy towarów, jakie zostały wymienione w załączniku nr 10 do ustawy o VAT. Są to w większości produkty spożywcze: mięso, ryby, warzywa, owoce, jelita, żołądki, produkty mleczarskie, przetwory z mięsa i ryb, tłuszcze i oleje pochodzenia zwierzęcego, przetwory ze zbóż, mąki, skrobi lub mleka, z warzyw i owoców, zupy, buliony, lody, wody, jogurty, maślanki, napoje bezalkoholowe, pozostałe.

Stawką 5% VAT opodatkowana jest także sprzedaż książek, gazet drukowanych, smoczków dla niemowląt i dzieci, jak również dysków, taśm, półprzewodników urządzenia pamięci trwałej.

Stawka 0% VAT stosowana jest dla WDT oraz eksportu towarów, a także dla towarów wymienionych w załączniku nr 8 oraz w przypadkach szczególnych (art. 83 ust. 1 ustawy o VAT).

Stawka ZW nie występuje w ustawie o VAT, ale używa się jej w przypadku sprzedaży towarów lub usług, która korzysta ze zwolnienia przedmiotowego VAT w (Polsce i w UE).

Adnotacja ZW lub NP na fakturze – kiedy występuje?

Podatnicy zwolnieni z VAT (ale i czynni podatnicy VAT) stosują na fakturach sprzedaży w miejscu stawki VAT adnotację:

1. ZW – oznaczającą korzystanie z różnych zwolnień z VAT,
2. NP – oznaczającą niepodleganie opodatkowaniu VAT dokumentowanej fakturą sprzedaży.

Co do zasady wszystkie transakcje gospodarcze dokonywane przez polskich podatników VAT podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. 

Wykaz czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług określa art. 5 ustawy o VAT, z kolei wyłączenia z zakresu opodatkowania wskazuje art. 6 ustawy o VAT.

Opodatkowaniu, ale po stronie nabywcy, podlega również import usług (art. 2 pkt 9 ustawy o VAT) rozumiany jako zakup usług od podatników mających siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej poza terytorium kraju, z tytułu wykonania których podatnikiem jest polski podatnik VAT, ale też import towarów.

W przypadku adnotacji ZW u podatników zwolnionych z VAT może to dotyczyć zwolnienia ze względu na:

• obrót – zwolnienie podmiotowe – ze zwolnienia podmiotowego mogą korzystać przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim ani w bieżącym roku podatkowym kwoty 240 000 zł (wartość sprzedaży bez podatku VAT);
• rodzaj prowadzonej działalności – zwolnienie przedmiotowe, które dotyczy sytuacji, w której przedsiębiorca sprzedaje towary lub usługi korzystające ze zwolnienia z VAT.

W obu przypadkach zwolnień na fakturze musi zostać podana podstawa zwolnienia.

Adnotacja ZW oznacza, że dokonana została transakcja zwolniona z podatku VAT. Wykaz czynności zwolnionych zawarty został w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT. Za czynności zwolnione uznaje się m.in.:

• dostawę towarów używanych;
• dostawę własnych produktów rolnych;
• dostawę ludzkich organów i mleka kobiecego;
• dostawę organów ludzkich, krwi i osocza;
• dostawę złota dla Narodowego Banku Polskiego;
• usługi świadczone przez techników dentystycznych w ramach wykonywania ich zawodu;
• usługi w zakresie opieki medycznej, służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia;
• usługi transportu sanitarnego;
• usługi pomocy społecznej;
• usługi związane ze sportem oraz wychowaniem fizycznym;
• usługi edukacyjne.

Oczywiście to nie wszystkie czynności podlegające zwolnieniu z VAT.

Podmioty, które świadczą wyłącznie usługi zwolnione, nie mają obowiązku rejestracji do VAT.

Stawka ZW na fakturze a KSEF

W momencie wejścia w życie obowiązkowego KSEF nie wszyscy podatnicy wciąż są zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych (np. ze względu na nieprzekroczenie miesięcznej wartości sprzedaży 10 000 zł).

Niemniej od stycznia 2027 roku zdecydowana większość podatników zwolnionych z VAT podmiotowo lub przedmiotowo będzie miała obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF.

Natomiast obowiązek odbierania tych faktur mają wszystkie firmy, począwszy od lutego 2026 roku.

Podatnicy korzystający z ww. zwolnień z VAT, którzy aktualnie korzystają już z KSEF, doskonale zdają sobie sprawę z tego, że rodzaj zwolnienia z VAT i podstawa prawna tego zwolnienia właśnie na gruncie KSEF nabiera bardzo ważnego znaczenia.

Muszą oni bowiem dokonać istotnych zmian w ustawieniach KSEF na swoim koncie, jeżeli korzystają z systemów księgowych.

Wskazanie tych zmian będzie się wiązało z tym, że przy wystawianiu każdej faktury sprzedaży automatycznie będzie używany konkretny typ zwolnienia z VAT wraz ze wskazaną podstawą prawną. Wszystko po to, aby w fakturze ustrukturyzowanej na skutek zmian w ustawieniach KSEF dane o zwolnieniu z VAT były dostępne dla innych struktur danych.

Podatnik zwolniony z VAT w momencie, gdy wystawia fakturę sprzedaży korzystającą ze zwolnienia z VAT, musi wybrać:

1. stawkę ZW – zwolnienie z VAT;
2. podstawę prawną zwolnienia;
3. inną podstawę prawną zwolnienia z VAT, jeżeli nie występuje ona w KSEF.

W tym miejscu należy podkreślić, że wskazanie stawki ZW oraz podstawy prawnej jest w KSEF ściśle ze sobą powiązane i będzie przekazywane do wszystkich pozostałych struktur JPK, które korzystają z danych z KSEF.

Zatem w polu P_12 oznaczającym stawkę podatku VAT podatnik wybiera stawkę ZW. W tym momencie na skutek wybrania tej stawki w sekcji P_13-7 (element Fa), gdzie należy wpisać wartość transakcji netto, jest już spodziewana kwota transakcji sprzedaży zwolniona z VAT.

Następnie wymagane jest uzupełnienie pola szczegółowego – podstawy prawnej zwolnienia z VAT (część Fa/Adnotacje):

• w polu P_19A – podatnik wskazuje przepis ustawy, na podstawie którego korzysta ze zwolnienia z podatku VAT – np. art. 113 ust. 1 ustawy o VAT – zwolnienie podmiotowe albo 43 ust. 1 pkt X ustawy o VAT – zwolnienie przedmiotowe z VAT;
• w polu P_19B – wskazuje przepis dyrektywy 2006/112/WE, na mocy którego korzysta ze zwolnienia z podatku VAT w stosunku do realizowanej dostawy towarów lub świadczenia usług;
• w polu P_19C – podatnik podaje inną podstawę prawną wskazującą na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia z podatku VAT.

Należy pamiętać o jednej bardzo ważnej kwestii.

Stawka NP na fakturze a KSEF

W KSEF nie występuje wyłącznie jedna stawka NP, a dokładne przypisanie wszystkich przyczyn stawki NP do tego jednego skrótu.

Dokonano podziału przyczyn niepodlegania opodatkowaniu VAT w sposób następujący:

• stawka techniczna NP I – stosowana w przypadku sprzedaży towarów lub świadczenia usług poza terytorium RP (nie dotyczy świadczenia usług dla kontrahentów z UE na mocy art. 28b ustawy o VAT),
• stawka techniczna NP II – stosowana dla świadczenia usług dla kontrahentów z siedzibą w UE (poza Polską) – miejsce świadczenia usług ustalane jest na podstawie art. 28b ustawy o VAT (transakcje wykazywane w informacji podsumowującej VAT-UE. 

Uzupełnianie stawki ZW albo NP jest obowiązkowe wraz z podaniem podstawy prawnej zwolnienia z VAT albo niepodlegania opodatkowaniu VAT.

Po wejściu w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych informacje te nabrały jeszcze większego priorytetu. Co więcej, informacje te są udostępniane przez węzeł KSEF w formie ustrukturyzowanej do wszystkich struktur JPK.