Poradnik Przedsiębiorcy

Błędny paragon z kasy fiskalnej – ewidencja i księgowanie

Wiele firm ma ze względu na charakter prowadzonych usług obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Tacy przedsiębiorcy powinni jednak pamiętać, że z tym obowiązkiem wiąże się również inny – dotyczący ewidencjonowania pomyłek. Jak zatem potraktować błędny paragon z kasy fiskalnej, aby można go było odpowiednio rozliczyć w KPiR? O tym jest poniższy artykuł! Zachęcamy do przeczytania.

Kto i w jaki sposób musi ewidencjonować sprzedaż?

Obowiązek ewidencji sprzedaży na kasie rejestrującej wynika z art. 111 ustawy o VAT. Są nim objęci podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Ich obowiązkiem jest nie tylko nabijanie na kasę każdej tego typu transakcji, ale również wydawanie kupującym paragonów. 

Z kolei w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów można przeczytać, że te podmioty, które są zobowiązanie do prowadzenia ewidencji obrotów na kasie fiskalnej, mają również obowiązek codziennego lub comiesięcznego wpisywania danych z raportów dobowych, lub miesięcznych do KPiR. Zapisy te powinny być skorygowane o wartości mogące mieć wpływ na wysokość przychodu, czyli:

  • zwroty,
  • reklamacje,
  • wymiany towarów,
  • błędne paragony wynikające z nabicia złej stawki VAT.

Ogólne zasady księgowania paragonów w KPiR

W § 30 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR znaleźć można informację, że  księgowanie przychodu na podstawie miesięcznego raportu z kasy powinno zostać wykonane najpóźniej do 20. dnia kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Zasadniczo przygody ze sprzedaży ewidencjonowanej na kasie rejestrujące powinno ujmować się w KPiR w kolumnie 7 – Sprzedaż towarów i usług.

Błędny paragon z kasy fiskalnej – na czym polega ewidencja?

Istnieją regulacje dotyczące ewidencjonowania drobnych pomyłek na kasie fiskalnej. Te zdarzają się praktycznie w przypadku każdej działalności, niemniej jednak mogą spowodować zamieszanie w zapisach. Dlatego tak ważne jest ich odpowiednie dokumentowanie. Służy do tego tzw. ewidencja oczywistych pomyłek.

Korekty należy dokonać niezwłocznie w sytuacji, gdy podczas posługiwania się kasą fiskalną wystąpi błąd oczywisty, czyli taki, który widać na pierwszy rzut oka oraz bez większych wątpliwości można uznać, że nie było to działanie zamierzone. Niemniej jednak w ramach kasy rejestrującej nie ma możliwości anulowania lub usuwania nabitych już transakcji. Dlatego właśnie korekta odbywa się na łamach wyżej wspomnianej ewidencji. W razie wystąpienia pomyłek należy je w niej zanotować wraz z krótkim opisem dotyczącym okoliczności zdarzenia zarejestrowanego przypadkowo bądź błędnie.

Drugim wykazem, do którego prowadzenia zobowiązany jest wskazany wyżej przedsiębiorca, jest ewidencja zwrotów i reklamacji. Dokument ten powinien być opatrzony imieniem i nazwiskiem lub nazwą i NIP-em firmy, a także numerem ewidencyjnym danej kasy, której dotyczą zwroty i reklamacje.

Zarówno w przypadku ewidencji oczywistych pomyłek, jak i ewidencji zwrotów i reklamacji, do opisu danego zdarzenia powinien zostać dołączony błędny paragon z kasy fiskalnej bądź paragon, na podstawie którego klient dokonuje zwrotu towaru.