Poradnik Przedsiębiorcy

Prawidłowe przechowywanie dokumentów księgowych

O firmowe dokumenty księgowe należy skrupulatnie dbać. Łamanie przepisów dotyczących formy przechowywania dokumentów księgowych lub związanych z nimi terminów wiąże się z poważnymi konsekwencjami, jeżeli ewentualne uchybienia wyjdą na jaw w trakcie kontroli skarbowej. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, jak powinno wyglądać prawidłowe przechowywanie dokumentów księgowych.

Jakie dokumenty księgowe należy przechowywać?

Wśród dokumentów, które należy przechowywać, powinny przede wszystkim znajdować się:

  • księgi podatkowe (dla pełnej księgowości - księgi rachunkowe, dla uproszczonej: KPiR),

  • ewidencje,

  • rejestry VAT sprzedaży i zakupów,

  • dowody księgowe,

  • dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury),

  • sprawozdania finansowe.

Dokumentacja księgowa stanowi główny dowód podczas kontroli urzędu skarbowego. Dlatego też nie należy wyrzucać faktur i innych dowodów transakcji, ale także korekt, duplikatów i wszelkich dowodów wiążących się z procedurą podatkową. Przy zamykaniu roku podatkowego dokumenty księgowe powinny zostać uzupełnione o kopię rocznej deklaracji podatkowej.

Ważne!

Aktualnie przedsiębiorca nie ma obowiązku przechowywania deklaracji VAT wraz z Urzędowym Poświadczeniem Odbioru (UPO), dla celów dowodowych warto jednak je zachować.

Archiwizacja dokumentów księgowych - jak to robić?

Przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbywać się tak, żeby w trakcie możliwej kontroli organów skarbowych dostęp do nich był swobodny. Zarówno dokumenty kosztowe, jak i sprzedażowe powinny być przechowywane w porządku chronologicznym i ponumerowane zgodnie z KPiR, a także starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem. Dodatkowo dowody warto podzielić na właściwe okresy rozliczeniowe i je opisać, aby łatwo było je znaleźć. Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych oznacza również wyznaczenie odpowiedniego miejsca, w którym będą one bezpieczne - tj. chronione przed osobami niepowołanymi.

Dokumenty księgowe nie muszą być archiwizowane przez przedsiębiorcę - ten obowiązek można scedować np. na biuro rachunkowe, które prowadzi księgowość firmy. W takiej sytuacji należy zgłosić ten fakt naczelnikowi odpowiedniego urzędu skarbowego w terminie 15 dni od wydania dokumentów księgowych zewnętrznemu podmiotowi. Koniecznie trzeba pamiętać też o tym, by upewnić się, że podczas możliwej kontroli dowody księgowe będą inspektorom udostępnione.

Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej

Współczesnym standardem w praktyce gospodarczej jest korzystanie z programów komputerowych oraz aplikacji online umożliwiających prowadzenie księgowości internetowej. Zatem nasuwa się pytanie, jak powinno wyglądać przechowywanie dokumentów księgowych w wersji elektronicznej?

Korzystając z takich rozwiązań, należy pamiętać, aby zapisać dokumenty księgowe na dysku twardym komputera w plikach elektronicznych (np. jako pliki PDF) i przechowywać je w odpowiednio stworzonym do tego systemie folderów. Dzięki temu nawet bez dostępu do internetu czy przy chwilowej utracie łączności z aplikacją księgową można odnaleźć właściwe wystawione wcześniej dokumenty elektroniczne.

Faktury elektroniczne, podobnie jak faktury w formie papierowej należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, to znaczy przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Dokumenty księgowe pod pewnymi warunkami mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Kluczowe jest respektowanie porządku, chronologii i podziału na konkretne okresy rozliczeniowe. Ponadto trzeba zadbać o ochronę takich danych przed:

  • niedozwolonymi zmianami,

  • nieupoważnionym rozpowszechnieniem,

  • uszkodzeniem,

  • zniszczeniem.

Dodatkowo przedsiębiorca musi zrobić kopię swoich dokumentów księgowych na osobnych, trwałych nośnikach danych cyfrowych np. na pendrivie. Poza tym powinien mieć dostęp do urządzeń służących do odczytu i wydruku informacji ze wspomnianych nośników.

Przedsiębiorca może przechowywać w wersji elektronicznej następujące dokumenty:

Ważne!

Od kwietnia 2016 roku przepis nakładający obowiązek drukowania KPiR został uchylony.

  • rejestry VAT sprzedaży i zakupów,

  • faktury sprzedażowe oraz kosztowe wystawione bądź otrzymane od kontrahenta w formie elektronicznej. Również faktury papierowe można przechowywać w formie elektronicznej (po ich zeskanowaniu),

  • ewidencję wyposażenia,

  • ewidencję środków trwałych.

Należy pamiętać, że przechowywanie dowodów księgowych w formie elektronicznej nie ma zastosowania w odniesieniu do:

  • ewidencji przychodów (ryczałt),

  • dowodów wewnętrznych - przychodowych i kosztowych,

  • ewidencji sprzedaży bezrachunkowej,

  • raportów z kasy fiskalnej zarówno dobowych jak i miesięcznych,

  • ewidencji przebiegu pojazdu.

Przechowywanie dokumentów księgowych - terminy

Przechowywanie dokumentów księgowych przez przedsiębiorcę powinno się dobywać do chwili, gdy minie okres przedawnienia podatkowego. Według prawa upływa on po 5 latach od końca roku, w którym minął termin płatności podatku. To dla podatnika ułatwienie - nie jest zmuszony do obliczania daty końca przechowywania dla każdej faktury i deklaracji z osobna. W tym miejscu trzeba jednak zwrócić uwagę na kwestię podatku dochodowego. Na zamknięcie roku podatkowego, złożenie deklaracji rocznej oraz ewentualną wpłatę podatku przedsiębiorca ma termin do 30 kwietnia następnego roku (w przypadku przedsiębiorcy rozliczającego się w ramach KPiR). Wynika z tego, że wspomniane 5 lat na przechowywanie dokumentów księgowych trzeba liczyć od końca tego roku, w którym uregulowano podatek.

Przykład 1.

Przedsiębiorca zamknął rok podatkowy 2015 i w 2016 roku złożył za niego deklarację roczną. Dokumenty dotyczące roku 2015 takie jak np. faktury przychodowe i kosztowe przechowywane powinny być do końca roku 2021.

Uwaga!

Omawiany okres przechowywania dokumentacji księgowej nie obejmuje dokumentów kadrowych, takich jak lista płac, karta wynagrodzeń czy innych dowodów niezbędnych przy ustalaniu podstawy świadczeń emerytalnych lub rentowych. W ich przypadku przedsiębiorca musi je przechowywać przez 50 lat.