Przechowywanie dokumentów księgowych – jak zrobić to prawidłowo?

Przechowywanie dokumentów księgowych należy traktować skrupulatnie, dbając o ich odpowiednią ochronę i porządek. Łamanie przepisów dotyczących formy przechowywania dokumentów księgowych lub związanych z nimi terminów wiąże się z poważnymi konsekwencjami, jeżeli ewentualne uchybienia wyjdą na jaw w trakcie kontroli skarbowej. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, jak powinno wyglądać prawidłowe przechowywanie dokumentów księgowych.

Jakie dokumenty księgowe należy przechowywać?

Wśród dokumentów, które należy przechowywać, powinny znajdować się przede wszystkim:

• księgi podatkowe (dla pełnej księgowości – księgi rachunkowe, dla uproszczonej: PKPiR);
• ewidencje;
• rejestry VAT sprzedaży i zakupów;
• dowody księgowe;
• dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury);
• sprawozdania finansowe.

Dokumentacja księgowa stanowi główny dowód podczas kontroli urzędu skarbowego. Dlatego też nie należy wyrzucać faktur i innych dowodów transakcji, ale także korekt, duplikatów i wszelkich dowodów wiążących się z procedurą podatkową. Przy zamykaniu roku podatkowego dokumenty księgowe powinny zostać uzupełnione o kopię rocznej deklaracji podatkowej, a jeżeli zeznanie roczne zostało złożone za pośrednictwem internetu, to konieczne jest także przechowywanie numeru UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru). 

Archiwizacja dokumentów księgowych – jak to robić?

Przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbywać się tak, żeby w trakcie możliwej kontroli organów skarbowych dostęp do nich był swobodny. Zarówno dokumenty kosztowe, jak i sprzedażowe powinny być przechowywane w porządku chronologicznym i ponumerowane zgodnie z PKPiR, a także starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem. Dodatkowo dowody warto podzielić na właściwe okresy rozliczeniowe i je opisać, aby łatwo było je znaleźć. Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych oznacza również wyznaczenie odpowiedniego miejsca, w którym będą one bezpieczne – tj. chronione przed osobami niepowołanymi. Należy mieć na uwadze, że wystąpienie nieprzewidzianych okoliczności, takich jak np. pożar czy kradzież, nie usprawiedliwia utraty dokumentacji księgowej. Jeżeli takie zdarzenie ma miejsce, podatnik ma obowiązek odtworzenia dokumentacji księgowej.

Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej

Współczesnym standardem w praktyce gospodarczej jest korzystanie z programów komputerowych oraz aplikacji online umożliwiających prowadzenie księgowości internetowej. Korzystając z takich rozwiązań, można zapisywać dokumenty księgowe na dysku twardym komputera w plikach elektronicznych (np. jako pliki PDF) i przechowywać je w odpowiednio stworzonym do tego systemie folderów. Dzięki temu nawet bez dostępu do internetu czy przy chwilowej utracie łączności z aplikacją księgową można odnaleźć właściwe wystawione wcześniej dokumenty elektroniczne. Przechowując dokumenty w ten sposób, przedsiębiorca musi zrobić kopię swoich dokumentów księgowych na osobnych, trwałych nośnikach danych cyfrowych np. na pendrivie. Poza tym powinien mieć dostęp do urządzeń służących do odczytu i wydruku informacji ze wspomnianych nośników. Ponadto trzeba zadbać o ochronę takich danych przed:

• niedozwolonymi zmianami, 
• nieupoważnionym rozpowszechnieniem,
• uszkodzeniem,
• zniszczeniem.

Drugim rozwiązaniem, które zyskało na popularności w ostatnich latach, jest przechowywanie dokumentów księgowych w chmurze. Wraz z rosnącym wykorzystaniem nowoczesnych technologii wiele firm decyduje się na przeniesienie swoich dokumentów do chmurowych systemów archiwizacji. Tego rodzaju rozwiązanie oferuje szereg zalet, w tym łatwy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i o każdej porze, co znacząco ułatwia zarządzanie obowiązkami podatkowymi i księgowymi. Dodatkowo chmura zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych, regularne kopie zapasowe oraz możliwość szybkiego udostępniania dokumentów uprawnionym osobom, co jest szczególnie przydatne podczas audytów czy kontroli skarbowych. Korzystanie z chmurowych systemów archiwizacji dokumentów wiąże się też z oszczędnością czasu i kosztów związanych z przechowywaniem papierowych dokumentów.

Przechowując dokumenty w wersji elektronicznej (zarówno na dysku twardym komputera, jak i w chmurze), koniecznie należy zadbać o ich odpowiednią organizację poprzez stworzenie struktury folderów, która będzie odzwierciedlać chronologię dokumentów i podział na konkretne okresy rozliczeniowe, ułatwiając ich sprawne wyszukiwanie i porządkowanie.

Okres przechowywania dokumentów podatkowych

Okres przechowywania firmowej dokumentacji podatkowej, na którą składają się księgi podatkowe i dokumenty stanowiące podstawę rozliczenia podatków jest skorelowany z terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumentację podatkową co do zasady przechowuje się do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy dokumenty podatkowe są archiwizowane tradycyjnie w formie papierowej, jak i gdy ich przechowanie odbywa się elektronicznie. 

Obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego wskazano także w art. 112 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym przepisem podatnicy co do zasady są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Również podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 88 ust. 1 ustawy Ordynacja podatkowa). Dodatkowo także płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta (art. 32 ust. 1 ustawy Ordynacja podatkowa) przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania podatkowego.

W celu ustalenia dokładnego terminu obowiązkowego przechowywania dokumentacji podatkowej należy zatem ustalić, kiedy ma miejsce przedawnienie zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 70 ust. 1 ustawy Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przy czym wyjątek od tej zasady stanowi zobowiązanie podatkowe podatnika podatku dochodowego od osób prawnych powstałe w okresie opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek (estońskiego CIT), które przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca: 

1. roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności tego ryczałtu od dochodu z tytułu ukrytych zysków, od dochodu z tytułu wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą, od dochodu z tytułu zmiany wartości składników majątku lub od dochodu z tytułu nieujawnionych operacji gospodarczych;
2. roku kalendarzowego, w którym:
• zysk został wypłacony na rzecz udziałowców, akcjonariuszy lub wspólników, albo
• zysk został uchwałą o podziale wyniku finansowego netto przeznaczony do wypłaty udziałowcom, akcjonariuszom lub wspólnikom – w przypadku gdy zysk w całości albo w części został wypłacony w formie zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy, albo
• zysk został przeznaczony na pokrycie straty z lat ubiegłych;
3. roku kalendarzowego:
• w którym upłynął termin płatności tego ryczałtu od rozdysponowanego dochodu z tytułu zysku netto, albo
• następującego po roku podatkowym, w którym podatnik zakończył opodatkowanie ryczałtem od dochodów spółek – w przypadku gdy ten ryczałt od dochodu z tytułu zysku netto został zapłacony jednorazowo w sposób, o którym mowa w art. 28t ust. 2 Ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych, albo
• następującego po roku podatkowym, w którym upłynął termin płatności tego ryczałtu – w przypadku, o którym mowa w art. 28t ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Kiedy zgodnie z przepisami można bezpiecznie pozbyć się dokumentów podatkowych?

W 2025 roku można zatem co do zasady pozbyć się ksiąg podatkowych i związanych z ich prowadzeniem dokumentów dotyczących rozliczenia podatków, których termin płatności przypadał w 2019 roku lub wcześniej. Z końcem 2024 roku skończył się bowiem obowiązkowy okres ich archiwizacji. W tym miejscu trzeba jednak zwrócić uwagę na kwestię podatku dochodowego. Na zamknięcie roku podatkowego, złożenie deklaracji rocznej oraz ewentualną wpłatę podatku przedsiębiorca ma termin do 30 kwietnia następnego roku (w przypadku przedsiębiorcy rozliczającego się w ramach PKPiR). Wynika z tego, że wspomniane 5 lat na przechowywanie dokumentów księgowych trzeba liczyć od końca tego roku, w którym uregulowano podatek. Należy zwrócić uwagę, że obowiązek przechowywania dokumentów podatkowych do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczy także podatników, którzy w danym roku podatkowym ponieśli stratę. Dodatkowo przedsiębiorcy dokonujący odpisów amortyzacyjnych powinni wziąć pod uwagę, że dokumenty dotyczące środka trwałego będące podstawą dokonywania odpisów amortyzacyjnych należy przechowywać przez cały okres amortyzacji środka trwałego, aż do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ostatni rok, w którym zakończono amortyzację. Potwierdzenie takiego stanowiska znajdziemy w interpretacji indywidualnej (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.723.2023.1.IM) z dnia 24.11.2023 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Przykład 1.

Pan Marek, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, zamknął rok podatkowy 2019, a w 2020 roku złożył za ten rok zeznanie podatkowe PIT-36 w terminie do 30 kwietnia 2020 roku. Dokumenty związane z rozliczeniem za 2019 rok, takie jak faktury przychodowe i kosztowe, powinny być przechowywane zgodnie z przepisami do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy czym zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Do kiedy pan Marek powinien przechowywać dokumenty księgowe?

Pan Marek złożył deklarację roczną PIT za 2019 rok w ustawowym terminie, czyli do 30 kwietnia 2020 roku. Zobowiązanie podatkowe za 2019 rok przedawnia się po 5 latach liczonych od końca roku, w którym minął termin płatności podatku, czyli od 31 grudnia 2020 roku. 5 lat od tego terminu mija z końcem 31 grudnia 2025 roku. Pan Marek powinien przechowywać dokumenty związane z działalnością za 2019 rok, w tym faktury przychodowe i kosztowe, co najmniej do końca 31 grudnia 2025 roku. Dopiero po tej dacie możliwe jest ich bezpieczne zniszczenie.

Pozbywając się dokumentów księgowych, należy pamiętać, że te same dokumenty (np. faktury) mogą być wykorzystywane przy sporządzaniu rozliczeń różnych podatków, których terminy przedawnienia się nie pokrywają (np. podatku od towarów i usług i podatku dochodowego), dlatego okres ich przechowywania powinien zostać dostosowany do najdłuższego terminu przedawnienia.

Przykład 2.

Pani Daria prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jest ona również czynnym podatnikiem VAT. W 2018 roku kobieta dokonywała comiesięcznych rozliczeń podatku VAT, a także rocznego rozliczenia podatku PIT, poprzedzonego wpłatą comiesięcznych zaliczek na podatek dochodowy. Jak przedstawiają się terminy przedawnienia poszczególnych podatków?

Termin płatności zobowiązań podatkowych z tytułu podatku VAT za poszczególne miesiące przypadał na 25. dzień kolejnego miesiąca. Przykładowo:

• VAT za styczeń 2018 roku należało zapłacić do 26 lutego 2018 roku (25 lutego był niedzielą),
• VAT za listopad 2018 roku należało zapłacić do 27 grudnia 2018 roku (25 grudnia to dzień wolny).

Podatek VAT za okres od stycznia do listopada 2018 roku przedawni się z upływem 31 grudnia 2023 roku, ponieważ zobowiązania podatkowe przedawniają się po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności. Jednocześnie dokumenty z 2018 roku, takie jak faktury sprzedażowe i zakupowe, mają wpływ na ustalenie przychodów i kosztów uzyskania przychodów w rozliczeniu PIT za 2018 rok. Podatek dochodowy za ten rok (PIT) należało wpłacić do 30 kwietnia 2019 roku. Zobowiązanie podatkowe przedawni się z końcem 31 grudnia 2024 roku. Oznacza to, że chociaż podatek VAT za część miesięcy 2018 roku przedawnił się z końcem 2023 roku, faktury sprzedażowe i zakupowe mające wpływ na rozliczenie PIT należy przechowywać do końca 2024 roku. Dopiero po tym czasie pani Daria możne zgodnie z przepisami pozbyć się tych dokumentów.