Poradnik Przedsiębiorcy

Prawidłowe przechowywanie dokumentów księgowych

O firmowe dokumenty księgowe należy skrupulatnie dbać. Łamanie przepisów dotyczących formy przechowywania dokumentów księgowych lub związanych z nimi terminów wiąże się z poważnymi konsekwencjami, jeżeli ewentualne uchybienia wyjdą na jaw w trakcie kontroli skarbowej. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, jak powinno wyglądać prawidłowe przechowywanie dokumentów księgowych.

Jakie dokumenty księgowe należy przechowywać?

Wśród dokumentów, które należy przechowywać, powinny przede wszystkim znajdować się:

  • księgi podatkowe (dla pełnej księgowości - księgi rachunkowe, dla uproszczonej: KPiR),

  • ewidencje,

  • rejestry VAT sprzedaży i zakupów,

  • dowody księgowe,

  • dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury),

  • sprawozdania finansowe.

Dokumentacja księgowa stanowi główny dowód podczas kontroli urzędu skarbowego. Dlatego też nie należy wyrzucać faktur i innych dowodów transakcji, ale także korekt, duplikatów i wszelkich dowodów wiążących się z procedurą podatkową. Przy zamykaniu roku podatkowego dokumenty księgowe powinny zostać uzupełnione o kopię rocznej deklaracji podatkowej.

Ważne!

Aktualnie przedsiębiorca nie ma obowiązku przechowywania deklaracji VAT wraz z Urzędowym Poświadczeniem Odbioru (UPO), dla celów dowodowych warto jednak je zachować.

Archiwizacja dokumentów księgowych - jak to robić?

Przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbywać się tak, żeby w trakcie możliwej kontroli organów skarbowych dostęp do nich był swobodny. Zarówno dokumenty kosztowe, jak i sprzedażowe powinny być przechowywane w porządku chronologicznym i ponumerowane zgodnie z KPiR, a także starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem. Dodatkowo dowody warto podzielić na właściwe okresy rozliczeniowe i je opisać, aby łatwo było je znaleźć. Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych oznacza również wyznaczenie odpowiedniego miejsca, w którym będą one bezpieczne - tj. chronione przed osobami niepowołanymi.

Dokumenty księgowe nie muszą być archiwizowane przez przedsiębiorcę - ten obowiązek można scedować np. na biuro rachunkowe, które prowadzi księgowość firmy. W takiej sytuacji należy zgłosić ten fakt naczelnikowi odpowiedniego urzędu skarbowego w terminie 15 dni od wydania dokumentów księgowych zewnętrznemu podmiotowi. Koniecznie trzeba pamiętać też o tym, by upewnić się, że podczas możliwej kontroli dowody księgowe będą inspektorom udostępnione.

Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej

Współczesnym standardem w praktyce gospodarczej jest korzystanie z programów komputerowych oraz aplikacji online umożliwiających prowadzenie księgowości internetowej. Zatem nasuwa się pytanie, jak powinno wyglądać przechowywanie dokumentów księgowych w wersji elektronicznej?

Korzystając z takich rozwiązań, należy pamiętać, aby zapisać dokumenty księgowe na dysku twardym komputera w plikach elektronicznych (np. jako pliki PDF) i przechowywać je w odpowiednio stworzonym do tego systemie folderów. Dzięki temu nawet bez dostępu do internetu czy przy chwilowej utracie łączności z aplikacją księgową można odnaleźć właściwe wystawione wcześniej dokumenty elektroniczne.

Faktury elektroniczne, podobnie jak faktury w formie papierowej należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, to znaczy przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Dokumenty księgowe pod pewnymi warunkami mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Kluczowe jest respektowanie porządku, chronologii i podziału na konkretne okresy rozliczeniowe. Ponadto trzeba zadbać o ochronę takich danych przed:

  • niedozwolonymi zmianami,

  • nieupoważnionym rozpowszechnieniem,

  • uszkodzeniem,

  • zniszczeniem.

Dodatkowo przedsiębiorca musi zrobić kopię swoich dokumentów księgowych na osobnych, trwałych nośnikach danych cyfrowych np. na pendrivie. Poza tym powinien mieć dostęp do urządzeń służących do odczytu i wydruku informacji ze wspomnianych nośników.

Przedsiębiorca może przechowywać w wersji elektronicznej następujące dokumenty:

Ważne!

Od kwietnia 2016 roku przepis nakładający obowiązek drukowania KPiR został uchylony.

  • rejestry VAT sprzedaży i zakupów,

  • faktury sprzedażowe oraz kosztowe wystawione bądź otrzymane od kontrahenta w formie elektronicznej. Również faktury papierowe można przechowywać w formie elektronicznej (po ich zeskanowaniu),

  • ewidencję wyposażenia,

  • ewidencję środków trwałych.

Możesz ocenić ten artykuł