Zaliczka na poczet badania rocznego sprawozdania finansowego - jak zaksięgować?

Zaliczki wpłacane na poczet usług, które zostaną wykonane w przyszłych okresach sprawozdawczych, wymagają poprawnego ujęcia w ewidencji. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy wpłacana jest zaliczka na poczet badania rocznego sprawozdania finansowego, gdzie moment poniesienia wydatku nie pokrywa się bezpośrednio z momentem wykonania usługi przez biegłego rewidenta.

Zaliczka na poczet badania rocznego sprawozdania finansowego a koszty w księgach rachunkowych

Zaliczka wpłacona przez jednostkę na poczet badania rocznego sprawozdania finansowego, do czasu wykonania usługi, nie stanowi kosztu jednostki, której sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta. Wynika to z faktu, że zaliczka wpłacona na poczet badania sprawozdania finansowego jednostki nie ma charakteru definitywnego, ponieważ istnieje możliwość jej zwrotu do momentu realizacji usługi. Oznacza to, że jej ujęcie w kosztach w momencie wpłaty zaliczki byłoby niezgodne z zasadami rachunkowości. Kosztem w księgach rachunkowych jednostki badanej będzie dopiero wartość usługi polegającej na badaniu jej rocznego sprawozdania finansowego rozpoznana w momencie wykonania tej usługi.

Ujęcie zaliczki na poczet badania rocznego sprawozdania finansowego w księgach rachunkowych do momentu wykonania usługi

Kwota netto wpłaconej zaliczki wynikająca z otrzymanej faktury zaliczkowej dokumentującej zaliczkę jest wykazywana w księgach rachunkowych jednostki jako nierozliczona zaliczka na poczet przyszłej usługi. W zależności od przyjętych w jednostce zasad (polityki) rachunkowości w zakresie sposobu ewidencji zaliczek zaliczka wpłacona na poczet badania sprawozdania finansowego może być ujęta:

• na koncie 300 „Rozliczenie zakupu” (w analityce: Zaliczki na dostawy i usługi), albo
• na koncie 210 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: Imienne konto kontrahenta) – jeżeli jednostka nie stosuje konta 300 do ewidencji wpłaconych zaliczek.

Należy pamiętać, że do momentu wykonania usługi badania sprawozdania finansowego kwota zaliczki pozostaje na wskazanych kontach, czyli w zależności od przyjętych przez jednostkę rozwiązań w zakresie ewidencji zaliczek na koncie 300 „Rozliczenie zakupu” (w analityce: Zaliczki na dostawy i usługi) lub na koncie 210 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: Imienne konto kontrahenta). Dopiero w momencie wykonania usługi, czyli w okresie, którego usługa dotyczy, następuje jej rozliczenie i ujęcie w kosztach.

Przykład 1.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością podlegająca obowiązkowemu badaniu rocznego sprawozdania finansowego w listopadzie 2025 roku wpłaciła zaliczkę (przelewem) w kwocie 12 300 zł brutto na poczet tego badania i otrzymała fakturę zaliczkową. Spółka z o.o. jest czynnym podatnikiem VAT. Usługa badania rocznego sprawozdania finansowego, na którego poczet została wpłacona zaliczka, zostanie wykonana w 2026 roku. Na fakturze zaliczkowej widnieją następujące kwoty:

• kwota netto: 10 000 zł,
• kwota VAT: 2300 zł,
• kwota brutto: 12 300 zł.

Jednostka zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości do ewidencji zaliczek stosuje konto 300 „Rozliczenie zakupu” (w analityce: Zaliczki na dostawy i usługi). W jaki sposób należy ująć wpłaconą zaliczkę na poczet badania rocznego sprawozdania finansowego w księgach rachunkowych jednostki badanej?

Zaliczka wpłacona przez spółkę z o.o. na poczet badania rocznego sprawozdania finansowego w listopadzie 2025 roku powinna zostać zewidencjonowana w księgach rachunkowych 2025 roku w następujący sposób:

1. Wpłata zaliczki na poczet badania rocznego sprawozdania finansowego na podstawie wyciągu bankowego:

• Wn konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: Imienne konto kontrahenta) – 12 300 zł,
• Ma konto 130 „Rachunek bieżący” – 12 300 zł.

2. Ujęcie faktury zaliczkowej otrzymanej przez jednostkę od kontrahenta (firmy wykonującej badanie rocznego sprawozdania finansowego):

a) ujęcie wartości wpłaconej zaliczki w kwocie brutto z faktury zaliczkowej:

• Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu” (w analityce: Zaliczki na dostawy i usługi) – 12 300 zł,
• Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: Imienne konto kontrahenta) – 12 300 zł.

b) ujęcie podatku VAT naliczonego (podlegającego odliczeniu):

• Wn konto 221 „VAT naliczony i jego rozliczenie” – 2300 zł,
• Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” (w analityce: Zaliczki na dostawy i usługi) – 2300 zł.

Kwota netto zaliczki nie stanowi kosztu w 2025 roku, ponieważ usługa zostanie wykonana w 2026 roku. Dopiero w momencie wykonania badania sprawozdania finansowego nastąpi jej przeksięgowanie w koszty działalności operacyjnej. Zatem na koniec roku obrotowego (2025) na koncie 300 w księgach rachunkowych jednostki pozostanie saldo Wn w wysokości kwoty netto z faktury zaliczkowej (10 000 zł). Kwota ta zostanie rozliczona po zakończeniu badania, co w praktyce następuje na podstawie otrzymanej faktury końcowej.

Przykład 2.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością podlegająca obowiązkowemu badaniu rocznego sprawozdania finansowego w grudniu 2025 roku wpłaciła zaliczkę (przelewem) w kwocie 9840 zł brutto na poczet tego badania i otrzymała fakturę zaliczkową. Spółka z o.o. jest czynnym podatnikiem VAT. Usługa badania rocznego sprawozdania finansowego, na którego poczet została wpłacona zaliczka, zostanie wykonana w 2026 roku.

Na fakturze zaliczkowej widnieją następujące kwoty:

• kwota netto: 8000 zł,
• kwota VAT: 1840 zł,
• kwota brutto: 9840 zł.

Jednostka zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości nie stosuje konta 300 „Rozliczenie zakupu” do ewidencji zaliczek – ewidencjonuje zaliczki na koncie 210 „Rozrachunki z dostawcami”. W jaki sposób należy ująć wpłaconą zaliczkę na poczet badania rocznego sprawozdania finansowego w księgach rachunkowych jednostki badanej?

Zaliczka wpłacona przez spółkę z o.o. powinna zostać zewidencjonowana w księgach rachunkowych 2025 roku w następujący sposób:

1. Wpłata zaliczki na podstawie wyciągu bankowego:

• Wn konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: Imienne konto kontrahenta) – 9840 zł,
• Ma konto 130 „Rachunek bieżący” – 9840 zł.

2. Ujęcie faktury zaliczkowej otrzymanej od kontrahenta – jednostka nie stosuje konta 300, dlatego ewidencji podlega wyłącznie kwota VAT naliczonego podlegającego odliczeniu:

• Wn konto 221 „VAT naliczony i jego rozliczenie” – 1840 zł,
• Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: Imienne konto kontrahenta) – 1840 zł.

Kwota netto zaliczki nie stanowi kosztu w 2025 roku, ponieważ usługa zostanie wykonana w 2026 roku. Do momentu wykonania usługi pozostaje ona wykazana jako należność z tytułu wpłaconej zaliczki (rozrachunek z dostawcą). Dopiero w momencie wykonania badania sprawozdania finansowego nastąpi jej rozliczenie i ujęcie w kosztach działalności operacyjnej.

Zaliczka wpłacona na poczet badania rocznego sprawozdania finansowego do momentu wykonania usługi nie stanowi kosztu jednostki, ponieważ nie ma charakteru definitywnego. W księgach rachunkowych ujmowana jest jako nierozliczona zaliczka na koncie 300 „Rozliczenie zakupu” lub na koncie 210 „Rozrachunki z dostawcami”, w zależności od przyjętej polityki rachunkowości. Koszt powstaje dopiero w momencie wykonania usługi badania sprawozdania finansowego, co zapewnia zgodność z zasadą memoriału. Sposób ewidencji zaliczki wpływa wyłącznie na technikę księgowania, jednak w obu wariantach jej wartość netto pozostaje poza kosztami do czasu realizacji usługi.