Elektroniczne sprawozdanie finansowe – wymagania i zasady

Z końcem roku kalendarzowego nadchodzi również dla większości podmiotów zakończenie roku obrotowego. Jednostki prowadzące księgi rachunkowe powinny rozpocząć zatem przygotowania do zamknięcia roku obrotowego, sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego za 2024 rok. Przedstawiamy jak przygotować elektroniczne sprawozdanie finansowe za 2024 rok.

Sprawozdanie finansowe za 2024 rok - termin sporządzenia

Zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 12 ust. 2, oraz na inny dzień bilansowy, stosując odpowiednio, z zastrzeżeniem ust. 1a i 1b, zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego określone w rozdziale 4. Księgi rachunkowe na mocy art. 12 ust. 2 pkt 1 zamyka się w szczególności na dzień kończący rok obrotowy, jednak nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia. Jednostki, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, sprawozdanie finansowe za 2024 rok sporządzają w terminie do 31 marca 2025 roku. Zgodnie bowiem z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.

Sprawozdanie finansowe za 2024 rok - format

Zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości (UoR) sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Aktualnie jest to jedyna dopuszczalna wersja sporządzenia sprawozdania finansowego przez jednostki prowadzące księgi rachunkowe, nie ma możliwości sporządzenia sprawozdania w wersji papierowej. Oznacza to, że wszystkie sprawozdania finansowe sporządza się w postaci pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego i podpisać elektronicznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.

Stosownie do art. 45 ust. 1g UoR sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Powinno być wytworzone jako jeden plik XML, który zawiera wszystkie elementy sprawozdania, czyli:

• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• informację dodatkową.

Plik XML to rodzaj pliku tekstowego zawierający uporządkowane dane opisywane znacznikami. Powinien być dodatkowo zgodny ze schematem XSD opisującym strukturę danych w sprawozdaniu. Ministerstwo Finansów udostępnia struktury logiczne sprawozdań finansowych, o których mowa w art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości. Obowiązujące struktury i format sprawozdań finansowych dla podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego zostały umieszczone na stronie rządowej Struktury e-Sprawozdań. Należy mieć na uwadze, że plik wygenerowany niezgodnie z opublikowanymi strukturami nie zostanie przyjęty przez system.

Na stronie Struktury e-Sprawozdań opublikowano nowe struktury logiczne sprawozdań finansowych udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, konieczność wprowadzenia zmian wynika z potrzeby dostosowania schem do warunków biznesowych i uwarunkowań prawnych, z którymi związane jest funkcjonowanie systemu e-Sprawozdań finansowych. Zmiany wynikają z konieczności dostosowania do zmian wynikających z ustawy: https://legislacja.gov.pl/projekt/12381804.

Zmiany w strukturach logicznych wynikające z ww. projektu ustawy dotyczą zmian w opisie elementów rachunku zysków i strat, część elementów została również usunięta.

Modernizacja bezpośrednio dotyczy:

• JednostkaInnaWTysiacach(1)_v1-2.xsd,
• JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-2.xsd,
• JednostkaMikroWTysiacach(1)_v1-2.xsd,
• JednostkaMikroWZlotych(1)_v1-2.xsd,
• JednostkaMalaWTysiacach(1)_v1-2 xsd,
• JednostkaMalaWZlotych(1)_v1-2 (1).xsd.

Dla schem:

• JednostkaOpWTysiacach(1)_v1-2.xsd,
• JednostkaOpWZlotych(1)_v1-2.xsd

powyższe zmiany mają znaczenie tylko w sytuacji, gdy jednostka sporządza rachunek zysków i strat zgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy o rachunkowości.

Nowe struktury logiczne dotyczą sprawozdań finansowych sporządzanych za lata obrotowe, które rozpoczęły się 1 stycznia 2024 roku albo później, a więc także sprawozdań finansowych składanych przez jednostki za 2024 rok.

Sprawozdanie finansowe za 2024 rok - podpisywanie

Podpisanie rocznego sprawozdania finansowego za 2024 powinno nastąpić po sporządzeniu sprawozdania finansowego, jednak nie później niż do 31 marca 2025 roku. Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisują, podając zarazem datę podpisu:

• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz
• kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu.

Odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do tego sprawozdania. Podpisanie stanowi potwierdzenie, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie. Do sprawozdania finansowego dołącza się oświadczenie potwierdzające jego zgodność z wymogami ustawy o rachunkowości lub odmowę złożenia takiego oświadczenia.

Przy czym, jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w jego skład po złożeniu przez pozostałe osoby oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia.

Sprawozdanie finansowe za 2024 rok - zatwierdzanie i złożenie

Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego za 2024 rok przez organ zatwierdzający powinno nastąpić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 30 czerwca 2025 roku. Tak stanowi art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Na mocy natomiast art. 12 ust. 4 UoR ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

Przykład 1.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadząca księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości przygotowuje sprawozdanie finansowe za 2024 rok. Zostało ono zatwierdzone 12 czerwca 2025 roku. Kiedy jednostka powinna dokonać ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych za 2024 rok?

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Jeżeli sprawozdanie finansowe za 2024 rok zostało zatwierdzone 12 czerwca 2025 roku, to ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić najpóźniej do 27 czerwca 2025 roku.

Złożenie rocznego sprawozdania finansowego wraz z innymi wymaganymi dokumentami we właściwym rejestrze sądowym powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.