Kontrola trzeźwości pracowników a ochrona danych

Badanie trzeźwości pracowników wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych o szczególnie wrażliwym charakterze. Dlatego też przepisy Kodeksu pracy (art. 221c i nast.) wprowadzają szczególne zasady ich ochrony. Dowie się czy kontrola trzeźwości pracowników powinna przestrzegać przepisów RODO.

Kontrola trzeźwości pracowników

Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób bądź ochrony mienia, pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników. Nie może ona naruszać ich godności oraz innych dóbr osobistych.

Kontrola trzeźwości obejmuje badanie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie. Badanie polega na stwierdzeniu braku obecności alkoholu w organizmie pracownika albo obecności alkoholu wskazującej na stan po użyciu alkoholu, albo stan nietrzeźwości w rozumieniu art. 46 ust. 2 albo 3 Ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Za równoznaczne ze stwierdzeniem braku obecności alkoholu w organizmie pracownika uznaje się przypadki, w których zawartość alkoholu nie osiąga lub nie prowadzi do osiągnięcia wartości właściwych dla stanu po użyciu alkoholu.

Wprowadzenie kontroli trzeźwości, grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości i sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia do niej wykorzystywanego, czas i częstotliwość jej przeprowadzania, ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. O wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania. W związku z zatrudnieniem pracownika objętego kontrolą trzeźwości pracodawca przekazuje temu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy analogiczne informacje w postaci papierowej lub elektronicznej.

Potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania przechowuje się w części B akt osobowych (§ 3 pkt 2 lit. f tiret czwarte Rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Niedopuszczenie pracownika do pracy i badanie wykonywane przez właściwy organ

Pracodawca nie dopuszcza pracownika do pracy, jeżeli kontrola trzeźwości wykaże obecność alkoholu w jego organizmie wskazującą na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości bądź zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy. Informację dotyczącą podstawy niedopuszczenia pracownika do pracy przekazuje się pracownikowi do wiadomości.

Na żądanie pracodawcy lub pracownika niedopuszczonego do pracy badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego. Organ przeprowadzający badanie przekazuje pracodawcy i pracownikowi niedopuszczonemu do pracy informację w formie pisemnej, obejmującą imię i nazwisko osoby badanej oraz jej numer PESEL, a w przypadku jego braku – serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, datę, godzinę oraz minutę przeprowadzonego badania, a także jego wynik. W przypadku przeprowadzenia kilku pomiarów organ przeprowadzający badanie przekazuje informację o czasie przeprowadzenia pomiarów i wyniku każdego z nich.

Przetwarzanie danych osobowych w związku z badaniem trzeźwości

Pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie przeprowadzonego przez siebie badania trzeźwości oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości, a także informacje o badaniu trzeźwości pracownika przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego – wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób bądź ochrony mienia, i przechowuje te informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania.

Przykład 1.

Pracownik 15 czerwca 2023 roku został przez pracodawcę poddany badaniu trzeźwości, które wykazało stan po użyciu alkoholu. W związku z tym informacje o tym badaniu mogą być przechowywane w aktach osobowych do 15 czerwca 2024 roku.

W przypadku zastosowania kary upomnienia, kary nagany lub kary pieniężnej pracodawca przechowuje informacje o badaniu trzeźwości w aktach osobowych pracownika do czasu uznania kary za niebyłą zgodnie z art. 113 Kodeksu pracy, który stanowi, że karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu.

Przykład 2.

Po stwierdzeniu stanu nietrzeźwości pracodawca 3 lipca 2023 roku nałożył na pracownika karę pieniężną na podstawie art. 108 § 2 Kodeksu pracy. 25 września 2023 roku pracownik otrzymał karę upomnienia za nieprzestrzeganie przyjętego w zakładzie pracy sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy. Później nie był już karany przez pracodawcę. Zatem rok nienagannej pracy pracownika upływa w tym przypadku 25 września 2024 roku i do tego dnia (nie dłużej) należy w aktach osobowych przechowywać informacje o badaniu trzeźwości, które skutkowały nałożeniem kary 3 lipca 2023 roku, wraz z zawiadomieniami o tej karze oraz kolejnej karze z 25 września 2023 roku.

W przypadku, w którym informacje o badaniu trzeźwości mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, okres przechowywania w aktach osobowych ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Zgodnie z § 3 pkt 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonych przez pracodawcę lub przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego przechowuje się w części E akt osobowych.

Po upływie wspomnianych okresów przechowywania informacje o badaniu trzeźwości  podlegają obowiązkowemu usunięciu z akt osobowych. Niedopełnienie przez pracodawcę tego obowiązku uprawnia pracownika do wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o nakazanie usunięcia tych informacji z jego akt osobowych, a jeśli w związku z zaniechaniem pracodawcy pracownik poniósł szkodę, może on wystąpić o odszkodowanie na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy.

Przedstawione wyżej zasady postępowania z informacjami dotyczącymi badania trzeźwości stosuje się odpowiednio w przypadku prowadzenia przez pracodawcę kontroli (badań) pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu.

Podsumowując, unormowane w Kodeksie pracy szczególne mechanizmy postępowania z danymi osobowymi pracownika związanymi z kontrolą trzeźwości, służące ochronie tych danych, polegają z jednej strony na dopuszczeniu do ich przetwarzania tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób bądź ochrony mienia, a z drugiej strony – na ustaleniu stosunkowo krótkiego (co do zasady trwającego 1 rok) okresu ich przechowywania w aktach osobowych, z obowiązkiem ich usunięcia z akt zaraz po upływie tego okresu.