Poradnik Przedsiębiorcy

Karta zasiłkowa - czy nadal powinna być prowadzona w firmie?

Jeżeli aktualnie osoby zajmujące się sprawami kadrowo-płacowymi mają wątpliwości, czy karta zasiłkowa powinna być prowadzona, to odpowiedzi należy szukać w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków, które obowiązuje już ponad 4 lata.

Karta zasiłkowa i jej podstawa prawna

Rozporządzenie to zostało wprowadzone 9 maja 2012 r. Brak jest w nim zapisów, zobowiązujących, by płatnicy zasiłków stosowali zastępcze karty zasiłkowe, asygnaty zasiłkowe czy listy płatnicze. Rozporządzenie jest aktem wykonawczym do ustawy z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Czy w związku z tym karta zasiłkowa powinna być sporządzana?

Brak obowiązku sporządzania karty zasiłkowej

Zatem jeśli firma wcześniej zobowiązana do prowadzenia tego rodzaju dokumentacji zasiłkowej po zmianie przepisów zrezygnowała z jej posiadania, to jak najbardziej postępuje zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Oczywiście ewentualne zachowanie kart zasiłkowych, zastępczych asygnat zasiłkowych oraz list płatniczych, a także dalsze z nich korzystanie nie jest wykroczeniem, które podlegałoby określonym sankcjom.

Warto podkreślić, że jak wskazuje praktyka, sporo firm wypłacających świadczenia z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa pozostało przy starych zasadach dokumentowania realizacji tych świadczeń. Zachowana np. karta zasiłkowa dla pracownika często bowiem okazuje się pomocna przy wykonywaniu obowiązków zawodowych. Tym bardziej nie ma przeciwwskazań, by nadal była ona wykorzystywana.

Jeśli nie karta zasiłkowa, to co?

Przez wiele lat obowiązywał druk ZUS Z-7, czyli zastępcza asygnata zasiłkowa. W dalszym ciągu wielu ubezpieczonych czy przedsiębiorców omyłkowo korzysta z niego, przez co wydłuża się czas wypłaty zasiłku. ZUS wypłaca zasiłek chorobowy na podstawie  formularzy ZUS Z-3, ZUS Z-3a, ZUS Z-3b, które pojawiły się w miejscu formularza ZUS Z-7.

Przypomnijmy, że formularz ZUS Z-7, czyli zastępcza asygnata zasiłkowa obowiązywała przy wypłacie świadczeń z ubezpieczenia społecznego:

  • zasiłku chorobowego,

  • zasiłku opiekuńczego,

  • zasiłku macierzyńskiego lub w wysokości zasiłku macierzyńskiego

  • świadczenia rehabilitacyjnego.

Druk należało wypełnić na podstawie otrzymanego od lekarza zwolnienia lekarskiego - ZUS ZLA (dawniej L4).

Teraz, aby otrzymać jedno z wyżej wymienionych świadczeń z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, trzeba wypełnić właściwy dokument dla danej grupy ubezpieczonych:

  • ZUS Z-3 - pracownik zatrudniony na umowę o pracę,

  • ZUS Z-3a - m.in. pracownik wykonujący pracę na podstawie umowy zlecenie,

  • ZUS Z-3b - osoba prowadząca działalność gospodarczą, osoba współpracująca oraz duchowny.

Składając oryginały dokumentów do ZUS-u, należy zachować ich kopie przez okres 5 lat. Jeżeli dokumentacja dostarczana jest bezpośrednio do inspektoratu ZUS, urzędnik potwierdzi na kopii jej przyjęcie pieczątką. Natomiast gdy komplet papierów wysyłany jest pocztą, wówczas za datę przyjęcia trzeba przyjąć datę stempla pocztowego. Przy wysyłce zalecana jest wysyłka listem poleconym, gdzie dowodem jest potwierdzenie nadania.