Często zdarza się, że pracownicy – szczególnie ci zatrudniani na umowach cywilnoprawnych – nie mają ciągłości umów, czyli pomiędzy kolejnymi umowami występują przerwy. W takich przypadkach, składając deklaracje rozliczeniowe, powstaje pytanie o kod tytułu ubezpieczenia w ZUS RCA dla ponownie zatrudnionego pracownika.
Deklaracje zgłoszeniowe
Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę (pracownik) podlega obowiązkowo wszystkim ubezpieczeniom (społecznym i zdrowotnemu) w ZUS-ie. Zgłoszenia takiej osoby dokonuje się na druku ZUS ZUA z kodem 0110xx. Natomiast osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia podlegają: ubezpieczeniom społecznym (składka chorobowa jest dobrowolna) oraz zdrowotnemu lub wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Takie osoby zgłasza się z kodem 0411 na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA.
Co się dzieje, gdy umowa jest kontynuowana?
W przypadku gdy pomiędzy kolejnymi umowami nie występuje ani jeden dzień przerwy, wówczas nie ma potrzeby wyrejestrowywać pracownika czy zleceniobiorcę i ponownie zgłaszać ich do ubezpieczeń.
Przykład 1.
Pierwsza umowa o pracę pani Anny trwała od 2 do 31 stycznia, a kolejną zawarto 1 lutego na czas nieokreślony. Została ona zgłoszona na ZUS ZUA z kodem tytułu 01 10 i z datą 2 stycznia. Pomiędzy kolejnymi umowami nie ma ani jednego dnia przerwy, dlatego po wygaśnięciu pierwszej umowy nie trzeba wyrejestrować i ponownie zarejestrować zleceniobiorcy w ZUS-ie.
Gdy występuje przerwa między umowami
Natomiast gdy między umowami wystąpi choć jeden dzień przerwy, w tej sytuacji po zakończeniu jednej umowy należy wyrejestrować taką osobę z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA. Po zawarciu kolejnej umowy trzeba ponownie zgłosić ją do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA lub ZZA.
Przykład 2.
Pierwsza umowa pana Karola trwała od 1 do 31 października 2024 roku, a kolejna od 5 do 30 listopada 2024 roku. Zleceniobiorca podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Dlatego złożono następujące deklaracje zgłoszeniowe:
- ZUS ZZA z datą zgłoszenia 1 października 2024;
- ZUS ZWUA z datą wyrejestrowania 1 listopada 2024;
- ZUS ZZA z datą zgłoszenia 5 listopada 2024;
- ZUS ZWUA z datą wyrejestrowania 1 grudnia 2024.
Kod tytułu ubezpieczenia po ustaniu zatrudnienia
W przypadku gdy w następnych miesiącach po miesiącu ustania zatrudnienia pracownika zostanie mu wypłacone wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek z tytułu zatrudnienia, za pracownika tego trzeba sporządzić i przekazać do ZUS-u imienny raport miesięczny ZUS RCA/RZA z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 xx. Wskazuje on osobę, za którą należy rozliczyć i opłacić składki lub należne świadczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych nie wcześniej niż za następny miesiąc po ustaniu tytułu do ubezpieczeń.
Natomiast w sytuacji gdy kwota ta zostanie wypłacona po ustaniu zatrudnienia, ale w miesiącu, w którym dana osoba z tytułu tego zatrudnienia podlegała jeszcze ubezpieczeniom, należy za nią złożyć ZUS RCA z kodem 01 10 xx/04 11 xx lub RZA z kodem 04 11 w zależności od tego, do jakich ubezpieczeń była zgłoszona.
Przykład 3.
Umowa o pracę pana Adama zakończyła się w grudniu – został wyrejestrowany od 18 grudnia, natomiast wynagrodzenie za grudzień wypłacono mu w styczniu. Oznacza to, że w ZUS RCA za styczeń należy wpisać kod 30 00 xx i składki naliczone od wypłaty grudniowej.
Przykład 4.
Umowa zlecenie z panią Jadwigą zakończyła się 10 grudnia. Pani Jadwiga opłacała jedynie składkę zdrowotną, ponieważ jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę u innego pracodawcy. Wypłatę za omawiane zlecenie otrzymała 20 grudnia. Oznacza to, że w ZUS RCA za grudzień należy wpisać kod 04 11 xx i składki naliczone od wypłaty dokonanej w grudniu.
Kod tytułu ubezpieczenia w przypadku ponownie zatrudnionego pracownika
Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę w raporcie miesięcznym ZUS RCA głównie wykazywana jest z kodem 01 10 xx, a w przypadku gdy wypłata występuje w następnych miesiącach po miesiącu ustania zatrudnienia – wówczas z kodem 30 00 xx. Co jednak w przypadku, gdy pracownika ponownie zatrudniono? W takiej sytuacji możliwe jest, że zostanie on wykazany w dwóch raportach z dwoma kodami.
Przykład 5.
5 grudnia z panem Januszem rozwiązano umowę o pracę. Wynagrodzenie należne za te kilka dni pracy wypłacono mu 8 stycznia. Pan Janusz zostanie ponownie zatrudniony na podstawie umowy o pracę od 16 stycznia. Wynagrodzenie za styczeń zostanie wypłacone dopiero w lutym. W takiej sytuacji pracodawca powinien wykazać pana Janusza w styczniu w dwóch raportach ZUS RCA:
- w pierwszym – z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 xx i składkami naliczonymi od pensji wypłaconej z umowy o pracę, która została rozwiązana w grudniu;
- w drugim – z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx i zerowymi podstawami wymiaru składek ubezpieczeniowych i składkami, gdyż w styczniu pan Janusz nie uzyska żadnego oskładkowanego wynagrodzenia z drugiej umowy o pracę.
Przykład 6.
Umowa o pracę pani Weroniki rozwiązała się 10 grudnia. Po tygodniu ponownie zatrudniono ją na podstawie umowy o pracę. Wynagrodzenie za grudzień wypłacono w styczniu. W takiej sytuacji pracodawca powinien wykazać panią Weronikę w styczniu w dwóch raportach ZUS RCA:
- w pierwszym – z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 xx i składkami naliczonymi od pensji wypłaconej z umowy o pracę, która została rozwiązana w grudniu;
- w drugim – z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx i składkami naliczonymi od pensji z drugiej umowy.
Przykład 7.
Umowa o pracę pani Olgi rozwiązała się 10 lutego. Była ona kontynuowana, czyli 11 lutego podpisano nową umowę. Wynagrodzenie za luty wypłacono na koniec miesiąca. W takiej sytuacji pracodawca powinien wykazać panią Olgę w lutym w jednym raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx i składkami naliczonymi od wynagrodzenia z dwóch umów.
Często zdarza się, że osoba zatrudniona na podstawie umowy zlecenia po jakimś czasie zostanie zatrudniona na podstawie umowy o pracę; wówczas w zależności od daty wypłaty w raporcie RCA/RZA może zostać wykazana z kodem 04 11 xx. Natomiast z powodu rozpoczęcia umowy konieczne będzie sporządzenie raportu RCA z kodem 01 10 xx.
Przykład 8.
Umowa zlecenie pana Wiktora związała się 10 stycznia. Z jej tytułu otrzymał on wynagrodzenie 10 lutego i był zgłoszony do składek społecznych oraz zdrowotnej. Pan Wiktor będzie ponownie zatrudniony na podstawie umowy o pracę od 8 lutego; pierwsze wynagrodzenie zostanie wypłacone w marcu. W takiej sytuacji pracodawca powinien wykazać pana Wiktora w lutym w dwóch raportach ZUS RCA:
- w pierwszym – z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 i składkami naliczonymi od pensji wypłaconej z umowy zlecenia, która została rozwiązana w styczniu;
- w drugim – z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 i zerowymi podstawami wymiaru składek ubezpieczeniowych i składkami.
Przykład 9.
Umowa zlecenie pani Karoliny rozwiązała się 12 stycznia. Z jej tytułu otrzymała ona wynagrodzenie w styczniu i była zgłoszona do składek społecznych oraz zdrowotnej. Od 11 stycznia podpisano z panią Karoliną umowę o pracę; pierwsze wynagrodzenie z tej umowy zostało wypłacone w styczniu. W takiej sytuacji pracodawca powinien wykazać panią Karolinę w styczniu w dwóch raportach ZUS RCA:
- w pierwszym – z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 xx i składkami naliczonymi od pensji wypłaconej z umowy zlecenia;
- w drugim – z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx i składkami naliczonymi od pensji z umowy o pracę.
Sporządzając deklaracje rozliczeniowe, w raporcie RCA i RZA należy wybrać poprawny kod tytułu ubezpieczenia. W przypadku ponownego zatrudnienia pracownika czynność ta może się okazać skomplikowana. Dlatego trzeba znać zasady używania kodu 30 00 xx.
