Aby dobrać wykwalifikowany personel, pracodawcy często ponoszą różnego rodzaju wydatki związane z pozyskiwaniem pracowników. Naturalnie nie każdy kandydat staje się osobą zatrudnioną w firmie, co nie zmienia faktu, że koszt związany z rekrutacją został poniesiony. W związku z tym zastanowimy się, czy wydatki na rekrutacje pracowników stanowią koszty podatkowe.
Czy wydatki na rekrutacje pracowników stanowią koszt?
Reguła ogólna wyrażona w art. 22 ust. 1 ustawy PIT podaje, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych kosztów, pod warunkiem że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.
W oparciu na tym krótkim przepisie można sformułować kilka istotnych warunków, które muszą zostać spełnione, aby dany wydatek uznać za koszt uzyskania przychodów.
Po pierwsze należy zweryfikować, czy określony wydatek został wskazany w katalogu określonym w art. 23 ustawy PIT. Przepis ten zawiera bowiem wykaz wydatków, które ustawowo zostały wyłączone z kosztów.
Analiza tego przepisu prowadzi do wniosku, że w art. 23 ustawy PIT nie wymieniono wydatków na rekrutacje pracowników.
Kolejną przesłanką jest wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a prowadzoną działalnością gospodarczą. Musi wystąpić związek bezpośredni lub choćby pośredni, aby dany wydatek potraktować jako koszt podatkowy. Nie ulega wątpliwości, że wydatki związane z zatrudnieniem i pozyskiwaniem pracowników taki związek z prowadzoną działalnością wykazują.
Następny warunek dotyczy „celowości” ponoszenia wydatku. Zwróćmy uwagę, że art. 22 ustawy PIT wskazuje, że wydatek musi być poniesiony w określonym celu. Co istotne, ów cel nie musi się wcale zmaterializować. Można postawić tezę, że skuteczność poniesienia wydatku nie jest determinująca w kontekście uznania wydatku za koszt. Ponoszone koszty powinny cel realizować lub co najmniej zakładać realnie jego osiągnięcie.
Właśnie na podstawie kryterium celu, a nie skutku, można wyprowadzić wniosek, że wydatki na rekrutacje pracowników mogą stanowić koszt podatkowy nawet w przypadku, gdy ostatecznie kandydat nie zostanie zatrudniony.
Przykład 1.
Przedsiębiorca poszukiwał specjalisty z branży budowlanej. W tym celu ogłosił konkurs na stanowisko. Zgłosiło się trzech kandydatów, którym pracodawca zapewnił zakwaterowanie i wyżywienie na czas rekrutacji. Ostatecznie zatrudniono jedną osobę. Czy wydatki na rekrutacje pracowników mogą stanowić koszt w przedsiębiorstwie?
W takim wypadku cały wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodu. Fakt, że ostatecznie zatrudniono jedną osobę, a nie trzy, nie powoduje, że pracodawca do kosztów podatkowych może zaliczyć tylko 1/3 wydatku.
Wydatki na programy stypendialne w kontekście kosztów podatkowych
Inną opcją pozyskiwania pracowników jest rozpoczęcie procesów rekrutacyjnych już na etapie szkolnym. Do nierzadkich należą przypadki, gdzie pracodawcy fundują programy stypendialne dla najzdolniejszych uczniów, którzy w przyszłości mają zostać ich pracownikami.
W tym zakresie ponownie warto rozważyć możliwość potraktowania takiego wydatku w kategorii kosztu podatkowego.
Analogicznie jak powyższej wskażmy, że wydatek na program stypendialny nie został wymieniony w art. 23 ustawy PIT.
Dalej zaznaczmy, że wydatki te związane są z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma przynieść efekty w postaci pozyskania w przyszłości wykwalifikowanej kadry pracowniczej odpowiednio wykształconej pod kątem działalności przedsiębiorcy, zatem spełnione jest kryterium związku przyczynowo-skutkowego.
Zatrudnienie odpowiednio wykwalifikowanych pracowników jest niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej, a co za tym idzie – osiągania przychodów. Powiązanie wydatku z osiągniętym lub potencjalnym przychodem nie musi mieć cechy bezpośredniości.
Poniesiony wydatek nie musi być związany z teraźniejszymi przychodami. Możliwe jest ponoszenie takich wydatków, które zabezpieczają źródło przychodów także w przyszłości. Jak wskazał Dyrektor IS w Katowicach w interpretacji z 2 września 2016 roku (nr IBPB-1-1/4510-227/16-1/AM):
„Wydatki poniesione przez Spółkę na stypendia dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych będą stanowić koszt uzyskania przychodów, gdyż są one poniesione w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów. Wyżej wymieniony program stypendialny umożliwi bowiem Spółce zapewnienie wykwalifikowanej kadry specjalistów (w specyficznej branży, jaką jest hutnictwo), co niewątpliwie przyczyni się do uzyskania przez Spółkę przychodów”.
Ustawodawca dokonał pewnego podziału kosztów, a mianowicie na koszty bezpośrednie, tj. koszty związane z uzyskaniem przychodów, i koszty pośrednie, tj. koszty związane z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć te koszty, których poniesienie wpływa bezpośrednio na uzyskanie przychodu z danego źródła. Są to więc wszelkie koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło konkretne przychody. Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów, nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku.
W zakresie ustalenia momentu poniesienia wydatku należy zauważyć, że wydatku poniesionego na programy stypendialne nie można powiązać bezpośrednio z konkretnymi przychodami, dlatego też zaliczenie go do kosztów podatkowych następuje na zasadach właściwych dla kosztu pośredniego.
Koszty pośrednie są potrącalne w dacie ich poniesienia. Przy czym za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
Umowy o stypendia dotyczą okresu zazwyczaj przekraczającego rok podatkowy, jednakże płatności dokonywane są w okresach miesięcznych. W konsekwencji wydatki na stypendia wypłacane stypendystom stanowić będą koszty uzyskania przychodów w dacie poniesienia, tj. w dacie wypłaty stypendium.
Przykład 2.
Przedsiębiorca z branży informatycznej ufundował stypendium dla najlepszych uczniów matematyki w lokalnym liceum. W przyszłości pracodawca planuje zatrudnić absolwentów liceum. Czy wydatki na programy stypendialne dla uczniów liceum mogą stanowić koszt podatkowy przedsiębiorcy?
Taki wydatek zabezpiecza źródło przychodów w przyszłości, zatem są spełnione kryteria określone w art. 22 ust. 1 ustawy PIT. Wydatek na realizację programu stypendialnego dla przyszłych pracowników będzie kosztem podatkowym dla przedsiębiorcy.
Przechodząc do podsumowania naszego tematu, może stwierdzić, że szeroko rozumiane wydatki na pozyskiwanie pracowników – zarówno na bieżąco, jak i w dłuższej perspektywie – mogą stanowić koszt podatkowy z uwagi na celowość ponoszenia tego wydatku w kontekście przychodów przedsiębiorstwa.
