Każda kontrola podatkowa przeprowadzana u przedsiębiorcy musi odbywać się z poszanowaniem obowiązującego prawa. Czy w trakcie wykonywania czynności kontroler ma prawo wglądu do dokumentów niejawnych, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa? Czy właściciel firmy może odmówić okazania tego rodzaju dokumentacji?
Kontrola podatkowa
Celem każdej kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy podatnicy, płatnicy, inkasenci oraz ich następcy prawni wywiązują się z obowiązków wynikających z prawa podatkowego. Taka kontrola może mieć miejsce w każdym czasie, przy czym organ podatkowy wszczyna ją nie tylko, gdy uzyska zgłoszenie o istnieniu nieprawidłowości kasowych w danej firmie. Kontrola podatkowa jest przeprowadzana najczęściej, gdy organ podatkowy poweźmie uzasadnione wątpliwości co do rzetelności wykonywania obowiązków finansowych przez przedsiębiorcę względem państwa, np. po analizie złożonych przez niego zeznań podatkowych lub w przypadku nieprawidłowego opłacenia podatków. Praktyka pokazuje, że urzędy skarbowe decydują się na wszczęcie kontroli w 3 głównych przypadkach:
- gdy przedsiębiorstwo osiąga niskie dochody i ma bardzo wysokie wydatki,
- gdy przedsiębiorstwo odnotowuje bardzo wysokie straty,
- gdy przedsiębiorca składa wniosek o zwrot podatku od towarów i usług (VAT).
„Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Podejmowanie kontroli podatkowej ma na celu niedopuszczanie do wszczynania zbędnych postępowań podatkowych w sytuacji, gdy zobowiązani prawidłowo wywiązują się z obowiązków, a także służy zebraniu materiału dowodowego, który będzie mógł być wykorzystany w postępowaniu jurysdykcyjnym, w przypadku gdy takie obowiązki nie są respektowane."
Zakres kontroli podatkowej może różnić się w zależności od tego, co dokładnie zamierza wyjaśnić kontroler, przy czym najczęściej będzie chciał sprawdzić wszystkie dokumenty podatkowe i finansowe przechowywane w podmiocie kontrolowanym. Dotyczy to m.in. zeznań podatkowych, listy płac, wydatków oraz zakupów firmowych, faktur, ksiąg rachunkowych i umów. W tym ostatnim przypadku pojawia się jednak pytanie, czy przedsiębiorca ma prawo udostępnić kontrolerowi umowy zawierające w swej treści poufne informacje lub klauzule tajności?
Kontrola dokumentów firmowych
Zgodnie z treścią art. 286 §1 pkt 4 i 5 Ordynacji podatkowej kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w postaci elektronicznej, a także do zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą. Obecna regulacja Ordynacji podatkowej nie odnosi się w żaden sposób do możliwości wyłączenia żadnych dokumentów spod wykonywanej kontroli podatkowej. W praktyce oznacza to więc, że kontroler ma prawo wglądu do pełnej dokumentacji przedsiębiorstwa, a właściciel firmy nie może mu tego odmówić. Oczywiście zebrane lub skopiowane dokumenty pozostają do dyspozycji kontrolera wyłącznie w zakresie wykonywanych przez niego czynności, powinny także mieścić się w zakresie wydanego mu upoważnienia. Kontroler nie może więc upubliczniać dokumentów niejawnych lub takich, które zawierają w sobie postanowienia o obowiązku zachowania tajemnicy.
Przedsiębiorca ma co prawda możliwości kwestionowania zasadności żądania okazania niektórych dokumentów firmowych podczas kontroli, jednak tego rodzaju żądania z reguły są pomijane przez kontrolerów. Niezależnie od tego kontrolowany ma zawsze prawo do podważania protokołu kontroli i wniosków w nim zawartych, a także do działań samego kontrolera. Jeśli więc przedsiębiorca zostanie zobowiązany do okazania wszystkich dokumentów, także tych niejawnych, będzie musiał zastosować się do polecenia kontrolera, jednak w przyszłości może zaskarżyć takie działania. Niezależnie od tego przekazane dokumenty nie mogą być upublicznione i służą wyłącznie dla potrzeb przeprowadzanych kontroli. Przedsiębiorca nie powinien ponieść z tego tytułu żadnej odpowiedzialności np. względem swoich kontrahentów, których dane wskazane w umowach zostały przekazane kontrolerowi podatkowemu.
„Brak jest podstaw, aby związek żądanych dowodów (dokumentów) z przedmiotem kontroli oceniać wyłącznie przez pryzmat podatku, na potrzeby którego dokumenty te zostały stworzone. Zbyt daleko idący jest wniosek, że prowadząc kontrolę podatkową, kontrolujący mogą domagać się wyłącznie dokumentacji dotyczącej stricte tego podatku. Okoliczność, że obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji środków trwałych wynika z przepisów regulujących podatek dochodowy od osób fizycznych, nie oznacza, że dokumenty te nie mogą mieć związku z podatkiem od towarów i usług. Istotne są informacje zawarte w tych dokumentach, a te mogą mieć znaczenie dla rozliczeń z tytułu obu tych podatków. Tym bardziej że częstokroć powstaniem obowiązku podatkowego na gruncie obu tych podatków skutkują te same zdarzenia gospodarcze. Jeżeli w toku kontroli podatkowej pojawi się uzasadniona potrzeba uzyskania informacji, które wprawdzie wynikają z dokumentacji prowadzonej na potrzeby innego podatku, ale mają znaczenie dla przedmiotu kontroli, nie ma podstaw, aby powołując się na art. 286 § 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2651), odmawiać kontrolującym prawa do żądania udostępnienia tej dokumentacji. Zastrzec należy, że ustalenia poczynione z uwzględnieniem takiej dokumentacji mogą dotyczyć zobowiązań podatkowych objętych daną kontrolą podatkową”.
Odmowa udostępnienia dokumentów podczas kontroli podatkowej
Czasami może zdarzyć się, że przedsiębiorca mimo nałożonego obowiązku nie będzie chciał przekazać dokumentów firmowych w ręce kontrolera. Może to dotyczyć zarówno całości, jak i określonej części takich dokumentów. Tego rodzaju działanie jest traktowane przez kontrolerów jak utrudnianie przeprowadzanych przez nich czynności. Dla przedsiębiorcy oznacza to możliwość ukarania karą porządkową w wysokości do 3700 zł. Niezależnie od tego fakt odmowy przekazania określonej dokumentacji zostanie odnotowany w protokole pokontrolnym i może mieć wpływ na wydane zalecenia i wnioski.
Niezależnie od tego utrudnianie przeprowadzenia kontroli może wiązać się z odpowiedzialnością karną skarbową. Zgodnie bowiem z treścią art. 83 §1 Kodeksu karnego skarbowego, kto osobie uprawnionej do przeprowadzenia czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej, audytu lub czynności audytowych, lub dokonania nabycia sprawdzającego udaremnia lub utrudnia wykonanie czynności służbowej, w szczególności kto wbrew żądaniu tej osoby nie okazuje księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej lub księgę lub inny dokument niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznymi, ukrywa lub usuwa, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych.
„Inspektor kontroli skarbowej może w ramach postępowania kontrolnego żądać okazania mu ksiąg podatkowych kontrolowanego oraz, co oczywiste, innych dokumentów dotyczących sfery objętej kontrolą, bez ograniczeń wynikających z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa oraz ustawy z dnia 28 kwietnia 1991 r. o kontroli skarbowej. Należałoby oczywiście dążyć do tego, aby czas realizowania tych czynności był jak najmniej dolegliwy dla kontrolowanego i jego działalności”.
Jeśli przedsiębiorca nie chce udostępnić niektórych dokumentów firmowych ze względu na ich szczególny charakter, zamiast odmawiać wykonania polecenia kontrolera, powinien wskazać mu, że dana dokumentacja może mieć charakter niejawny lub zawierać postanowienia objęte klauzulą tajności. W tym przypadku kontroler powinien odnotować taką informację i wciągnąć ją do protokołu pokontrolnego. Dla przedsiębiorcy będzie to forma zabezpieczenia przed ewentualną odpowiedzialnością prawną względem stron danej umowy lub osób trzecich.
Podsumowanie
Przedsiębiorca ma obowiązek udostępnić wszystkie dokumenty firmowe, które są żądane przez kontrolera i które wchodzą w zakres przeprowadzanej kontroli. Dotyczy to także dokumentów o charakterze niejawnym i zawierających klauzule poufności. Odmowa przekazania takiej dokumentacji może zostać uznana za utrudnianie kontroli i będzie skutkowała nałożeniem kary porządkowej lub grzywny na przedsiębiorcę. Niezależnie od tego właściciel firmy ma prawo żądać, aby w protokole kontroli wpisać wzmiankę o szczególnym charakterze udostępnionych dokumentów. Jeśli kontroler tego nie zrobi, protokół będzie można zaskarżyć.
