Od kiedy można zacząć ponowną rekrutację, gdy pracownica zatrudniona na zastępstwo zaszła w ciążę?

Pracodawca musi dbać o to, aby praca wykonywana przez zatrudnianych przez niego pracowników była wykonywana systematycznie. Oczywiście często jest to dużym wyzwaniem, zdarzają się bowiem sytuacje losowe, kiedy pracownicy nie mogą świadczyć pracy. W wypadku krótkich nieobecności pracodawca może posiłkować się pomocą pozostałych pracowników, jednak gdy nieobecność pracownika trwać będzie dłuższy czas, konieczne jest znalezienie zastępstwa. Jednak nie zawsze oznacza to koniec problemów pracodawcy z ciągłością procesu pracy. Zdarzają się sytuację, kiedy pracownica zatrudniona na zastępstwo zaszła w ciążę i konieczne jest ponowne znalezienie zastępstwa. Niniejszy artykuł ma na celu przybliżyć pracodawcom, kiedy mogą oni zacząć ponowną rekrutację na zastępstwo w takich przypadkach.

Umowa na zastępstwo – ogólna charakterystyka

Umowa na zastępstwo to rodzaj umowy o pracę na czas określony.

Umowa na zastępstwo to umowa o pracę zawierana na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, dlatego też zazwyczaj nie jest wskazany określony okres jej obowiązywania, a zamiast tego wskazuje się zdarzenie, którego zaistnienie powoduje rozwiązanie tej umowy, np. powrót pracownicy z urlopu macierzyńskiego.

Umowa o pracę na zastępstwo powinna zawierać te same elementy co każda umowa o pracę, czyli:

• oznaczenie stron umowy;
• rodzaj umowy;
• datę jej zawarcia;
• warunki pracy i płacy, w tym: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy.

Brak wskazania w umowie o pracę na zastępstwo informacji o jej charakterze, skutkować będzie tym, że po upływie 33 miesięcy lub przy zawarciu 4. umowy pomiędzy stronami automatycznie przekształci się ona w umowę o pracę na czas nieokreślony.

Umowa na zastępstwo może być przez pracodawcę rozwiązana:

• za porozumieniem stron;
• za wypowiedzeniem;
• bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika, tzw. zwolnienie dyscyplinarne.

Uprawnienia pracownicze związane z rodzicielstwem

Przepisy Kodeksu pracy przyznają kobietom specjalne uprawnienia związane z rodzicielstwem.

Pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę z pracownicą w okresie ciąży, a także w okresie urlopu macierzyńskiego, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z jej winy i reprezentująca pracownicę zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy. Ograniczenie to nie dotyczy pracownic w okresie próbnym nieprzekraczającym jednego miesiąca.

Kodeks pracy stanowi również, że pracodawca, rozwiązując umowę o pracę za wypowiedzeniem w okresie ciąży lub urlopu macierzyńskiego, może uczynić to tylko w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy. Ma obowiązek uzgodnić z reprezentującą pracownicę zakładową organizacją związkową termin rozwiązania umowy o pracę.

W wyroku z 12 października 2018 roku Sąd Rejonowy w Puławach IV Wydział Pracy (sygn. IV P 180/18) wskazał, że „przepis art. 25 kp wymienia wszystkie rodzaje umów o pracę i tak ustawodawca przewidział istnienie: umowy o pracę na okres próbny, na czas nieokreślony albo na czas określony. Przepisy kodeksu pracy nie przewidują wprost, jako jednego z rodzajów umowy o pracę, umowy o pracę na zastępstwo; natomiast oczywiście, jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, to pracodawca może w tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności. Umowa na zastępstwo jest więc szczególną umową terminową zawieraną w przypadku usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Treść tej umowy powinna być tak sformułowana, aby jednoznacznie z niej wynikało, że jest to umowa na zastępstwo. W przepisach kodeksu pracy istnieją uregulowania odnoszące się wprost do umów o pracę zawartych na czas określony, które zostały zawarte w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy – np. art. 25 1 § 4 ust 1 kp. Także i przepis art. 177 § 3 1 kp odnosi się wprost do umów o pracę zawartych na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Przepis ten stanowi, że zasada przewidziana w art. 177 § 3 tegoż przepisu tj. że umowa o pracę zawarta na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy albo na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu, nie dotyczy umów o pracę na czas określony zawartych w celu zastąpienia nieobecnego pracownika w pracy. Zatem, w przypadku pracownic w ciąży, których stosunek pracy wykreowany został na podstawie przepisów kodeksu pracy – na podstawie umowy o pracę na czas określony zawartej w celu zastąpienia nieobecnego pracownika w pracy, ochrona ich stosunku pracy przewidziana w § 3 art. 177 kp, jest zniesiona”.

Czas trwania umowy na zastępstwo

Umowa o pracę zawarta w celu zastępstwa nieobecnego pracownika trwa maksymalnie do momentu powrotu do pracy zastępowanego pracownika.

Okres trwania umowy o pracę zawartej w celu zastępstwa jest powiązany z czasem nieobecności pracownika.

Okres obowiązywania umowy na zastępstwo zazwyczaj wskazywany jest za pomocą zdarzenia, którego zaistnienie powoduje rozwiązanie tej umowy, np. powrót pracownicy z urlopu macierzyńskiego.

Co w sytuacji, kiedy pracownica zatrudniona na zastępstwo zaszła w ciążę?

Mogą wystąpić przypadki, kiedy pracownica zatrudniona na zastępstwo zajdzie w ciążę.

Wówczas jej umowa o pracę na zastępstwo nie ulegnie przedłużeniu do dnia porodu, ale pracodawca nie ma możliwości wypowiedzenia i rozwiązania umowy o pracę w okresie ciąży pracownicy zatrudnionej w celu zastępstwa, gdy strony określiły czas trwania umowy na zastępstwo jako czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy pracownicy.

Z chwilą powrotu do pracy zastępowanego pracownika umowa pracownicy, która zaszła w ciąże, z mocy prawa ulegnie rozwiązaniu.

Przykład 1.
Pani Joanna od 1 sierpnia 2023 roku przebywa na zwolnieniu lekarskim w związku ze stanem ciąży. Od 1 sierpnia 2023 roku została zatrudniona na umowę o pracę na zastępstwo pani Edyta na czas usprawiedliwionej nieobecności pani Joanny, obejmującej okres zwolnienia lekarskiego do porodu i okres urlopu macierzyńskiego. W grudniu 2023 roku pani Edyta poinformowała pracodawcę o tym, że jest w ciąży. Pracodawca nie może z nią rozwiązać umowy do czasu powrotu pani Joanny. Umowa o pracę pani Edyty ulegnie rozwiązaniu z dniem powrotu do pracy pani Joanny.

Gdy strony zawarły umowę na zastępstwo, w której wskazano konkretną datę jej obowiązywania, z chwilą wystąpienia terminu wskazanego w umowie stosunek pracy pracownicy zatrudnionej na zastępstwo nawet w wypadku stwierdzenia u niej stanu ciąży ulegnie rozwiązaniu z mocy prawa.

Przykład 2.
Pani Joanna od 1 sierpnia 2023 roku przebywa na zwolnieniu lekarskim w związku z wypadkiem. Od 1 sierpnia 2023 roku została zatrudniona na umowę o pracę na zastępstwo pani Edyta. Umowę o pracę na zastępstwo zawarto do 31 grudnia 2022 roku. 3 listopada 2023 roku pani Edyta – pracownica zatrudniona na zastępstwo – poinformowała pracodawcę, że jest w ciąży i zalecono jej korzystanie ze zwolnienia lekarskiego do porodu. Może ona skorzystać ze świadczeń wynikających z ubezpieczenia społecznego, jednak jej umowa o pracę na zastępstwo ulegnie rozwiązaniu 31 grudnia 2023 roku.

Kiedy pracodawca może rozpocząć ponowną rekrutację na zastępstwo?

Pracodawca, który zatrudnia pracownicę na zastępstwo za innego nieobecnego pracownika, może mieć wątpliwości, kiedy może rozpocząć ponowną rekrutację na zastępstwo.

Pracodawcy powinni pamiętać, że prowadzenie ponownego naboru w przypadku, kiedy pracownica zatrudniona na podstawie umowy o pracę na zastępstwo jest w ciąży, dotyczy zastępstwa pracownika, którego dotyczyła pierwotna rekrutacja.

Przykład 3.
Pani Joanna od 1 sierpnia 2023 roku przebywa na zwolnieniu lekarskim w związku ze stanem ciąży. Od 1 sierpnia 2023 roku została zatrudniona na umowę o pracę na zastępstwo pani Edyta na czas usprawiedliwionej nieobecności pani Joanny obejmującej okres zwolnienia lekarskiego do porodu i okres urlopu macierzyńskiego. W grudniu 2023 roku pani Edyta poinformowała pracodawcę o tym, że jest w ciąży. Pracodawca 16 grudnia 2023 roku zatrudni na zastępstwo pana Jana. W umowie o pracę na zastępstwo wskazane zostało, że pracownik ten został zatrudniony na umowę o pracę na zastępstwo na czas usprawiedliwionej nieobecności pani Joanny obejmującej okres zwolnienia lekarskiego do porodu i okres urlopu macierzyńskiego, nie zaś na zastępstwo pani Edyty.

Umowa zlecenia zamiast umowy na zastępstwo

Wskazać należy, że przypadki losowe mogą komplikować sytuację pracowniczą danego pracodawcy w wypadku zawarcia umowy o pracę na zastępstwo. Dopuszczalne jest jednak, aby zamiast zawierać umowę o pracę na zastępstwo, zawrzeć z zastępcą takiej osoby umowę zlecenia. Przy czym należy mieć na uwadze charakter umowy zlecenia. Wybór tej formy zatrudnienia możliwy będzie tylko w przypadkach, gdy rodzaj pracy umożliwiać będzie samodzielne jej wykonywanie przez zleceniobiorcę. Wystąpienie podległości służbowej prowadzić może do uznania, że zleceniobiorca w rzeczywistości świadczy pracę na podstawie umowy o pracę mimo określenia jej mianem umowy zlecenia.

Podsumowując, ponowną rekrutację na zastępstwo, gdy pracownica zatrudniona na zastępstwo zaszła w ciążę, pracodawca może rozpocząć w momencie skierowania pracownicy zatrudnionej na zastępstwo na zwolnienie lekarskie w związku ze stanem ciąży.