Praca zdalna stała się popularna z chwilą wybuchu epidemii COVID-19. Najgorsze już za nami, ale taka forma wykonywania obowiązków wpisała się już na stałe. Od kwietnia 2023 roku do Kodeksu pracy wprowadzono przepisy regulujące zasady pracy zdalnej, a także przewidziano możliwość świadczenia przez określoną liczbę dni pracy zdalnej okazjonalnej. Czy praca zdalna okazjonalna jest możliwa zawsze? Jakie zasady obowiązuje przy jej stosowaniu?
Kiedy możliwa jest praca zdalna okazjonalna?
Praca zdalna może być wykonywania okazjonalnie w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Jest to maksymalny wymiar tego uprawnienia i nie może być on rozszerzany przez pracodawcę.
Pracownik może świadczyć pracę zdalnie okazjonalnie na jego wniosek, który może mieć formę papierową lub elektroniczną.
Przykład 1.
Czy pani Anna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą świadczącą usługi projektowe może skierować swoją pracownicę Dagmarę Nowak, która zadzwoniła, aby zgłosić urlop na żądanie, na pracę zdalną okazjonalną?
Pracodawca nie ma uprawnienia, aby skierować pracownika na pracę zdalną okazjonalną. W tym konkretnym przypadku to pracownica musiałaby zgłosić taki wniosek, aby pracodawczyni go zaakceptowała. Jeśli pracownica domagała się urlopu na żądanie, pracodawca powinien uwzględnić jej wniosek.
Praca zdalna okazjonalna nie może być stosowana w przypadku następujących rodzajów prac:
prac szczególnie niebezpiecznych;
prac, w których wyniku następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
prac z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
prac związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
prac powodujących intensywne brudzenie.
Wymiar pracy zdalnej okazjonalnej w roku kalendarzowym
Wymiar pracy zdalnej okazjonalnej jest niezależny od wymiaru czasu pracy pracownika oraz liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy w dniu, w którym wykonuje on pracę w tej formie.
Przykład 2.
Czy pan Michał, który pracuje na ¾ etatu, może korzystać z pracy zdalnej okazjonalnej, a jeśli tak w jakim wymiarze?
Pan Michał może korzystać z pracy zdalnej okazjonalnej w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Wymiar czasu pracy nie ma wpływu na wymiar pracy zdalnej okazjonalnej.
Przykład 3.
Jaki wymiar czasu pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje panu Jakubowi, który pracuje na pełny etat w spółce ABC Sp. z o.o. i na ⅕ etatu w firmie Jana Kowalskiego prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą?
Pan Jakub może korzystać z pracy zdalnej okazjonalnej w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym u każdego z pracodawcy osobno.
Przykład 4.
Jaki wymiar pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje pani Aleksandrze, która w czerwcu 2023 roku podjęła pierwszą pracę jako tłumacz?
Pani Aleksandra – tak, jak każdy inny pracownik – ma prawo do wykorzystania 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej w 2023 i każdym następnym roku.
Przykład 5.
Jaki wymiar pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje panu Gabrielowi, który wcześniej pracował poza Polską, a w listopadzie 2023 roku podjął pracę w Polsce jako dziennikarz?
Pan Gabriel w 2023 roku może w listopadzie i grudniu wykorzystać 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej.
Zmiana pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego oznacza, że pracownikowi u kolejnego pracodawcy będzie przysługiwało prawo do pracy zdalnej okazjonalnej w wymiarze niewykorzystanym u dotychczasowego pracodawcy. Jeżeli pracownik nie skorzysta z pracy zdalnej okazjonalnej u byłego pracodawcy, będzie mu przysługiwał jej pełny wymiar.
Przykład 6.
Jaki wymiar pracy zdalnej przysługuje panu Arkadiuszowi, który u poprzedniego pracodawcy wykorzystał 2 dni pracy zdalnej okazjonalnej, a u nowego pracodawcy rozpoczął pracę we wrześniu 2023 roku?
Pan Arkadiusz ma prawo do 22 dni pracy zdalnej okazjonalnej u nowego pracodawcy, które może wykorzystać w okresie od września do grudnia 2023 roku.
Odnotowywanie wykorzystanego wymiaru pracy zdalnej okazjonalnej w świadectwie pracy
Zgodnie z aktualnie obowiązującym brzmieniem Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy pracodawca ma obowiązek zamieścić w świadectwie pracy informację o liczbie dni pracy zdalnej okazjonalnej wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.
Jakie przepisy stosuje się do pracy zdalnej okazjonalnej?
W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się regulacji Kodeksu pracy dotyczących:
uzgodnienia dotyczącego wykonywania pracy zdalnej między pracownikiem a pracodawcą przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia;
wykonywania pracy zdalnej na polecenie pracodawcy;
obowiązku pracodawcy dotyczącego uwzględnienia wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej w przypadkach związanych z opieką nad określonymi kategoriami członków rodziny i kobiet w ciąży;
określenia zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu lub regulaminie, w tym także dotyczących sposobu przekazania informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku wykonywania pracy zdalnej;
wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy;
ochrony dobrowolności pracy zdalnej zakazujących wypowiadania umowy o pracę w wypadku odmowy przez pracownika zgody na zmianę warunków wykonywania pracy poprzez pracę zdalną;
wystąpienia przez pracownika o wykonywanie pracy zdalnej niebędącej pracą zdalną okazjonalną i zaprzestania wykonywania pracy zdalnej;
obowiązku zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrywania przez pracodawcę niezbędnych kosztów z tym związanych;
obowiązku pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej i innych kosztów, jeżeli zostało to uregulowane w porozumieniu, regulaminie bądź poleceniu;
zasad wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, których nie zapewnia pracodawca, i ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą lub ryczałtu.
regulacje dotyczące określenie procedur ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej;
regulacje dotyczące wzajemnego porozumiewanie się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną;
regulacje dotyczące kontroli wykonywania pracy zdalnej;
regulacje dotyczące obowiązków pracodawcy wobec pracownika, z wyjątkiem tych, które zostały wyłączone na mocy przepisów szczególnych.
Kontrola przez pracodawcę pracownika wykonującego pracę zdalną okazjonalnie
Zakres kontroli pracy zdalnej okazjonalnej obejmuje:
kontrolę w zakresie wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej;
kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
kontrolę w zakresie przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.
Kontrola pracy zdalnej okazjonalnej odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem.
Wniosek o pracę zdalną okazjonalną
Przepisy nie przechowują elementów wniosku o pracę zdalną okazjonalną, powinien on jednak zawierać:
dane pracodawcy;
dane pracownika;
datę wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej;
miejsce wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej;
oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego, zasadami bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, procedurami ochrony danych osobowych i przestrzeganiu ich oraz uzgodnieniu zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej.
Pracodawca może się nie zgodzić na wybrane przez pracownika miejsce wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej, choć nie oznacza to, że praca zdalna okazjonalna musi być wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika.
Przechowywanie dokumentów związanych z pracą zdalną okazjonalną w aktach osobowych pracownika
Pracodawca musi pamiętać, że w związku z wprowadzeniem do Kodeksu pracy regulacji dotyczących pracy zdalnej dokumenty z tym związane pracodawca obowiązany jest przechowywać w części B akt osobowych pracownika.
Oznacza to, że w części B będą musiały znaleźć się m.in.:
wnioski o pracę zdalną okazjonalną;
porozumienie z pracownikiem dotyczące pracy zdalnej;
wnioski o pracę zdalną;
wnioski uprawnionych pracowników o wykonywanie pracy zdalnej;
polecenia wykonywania pracy zdalnej;
odwołanie polecenia wykonywania pracy zdalnej;
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika: z procedurą ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej, oceną ryzyka zawodowego, z informacjami z zakresu BHP przy pracy zdalnej;
wnioski o zaprzestanie pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia;
oświadczenia pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych umożliwiających wykonywanie pracy zdalnej;
uzgodnienia dotyczące rozliczania kosztów pracy zdalnej.
Przykład 7.
Czy pracodawca pani Elżbiety obowiązany jest przechowywać każdy z 24 wniosków dotyczących wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej w 2023 roku?
Tak, pracodawca ma obowiązek w jej aktach osobowych umieścić każdy wniosek pracownicy o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnej.
Podsumowanie
Podsumowując, praca zdalna okazjonalna jest dopuszczalna, z wyjątkiem prac, co do których pracodawca przewidział wyłączenie standardowej pracy zdalnej. Praca zdalna okazjonalna może być świadczona maksymalnie przez 24 dni w roku, bez względu na okres zatrudnienia, zmiany pracodawców czy wymiar czasu pracy.
