Od kwietnia 2023 roku do Kodeksu pracy zostały wprowadzone przepisy regulujące pracę zdalną. Wśród tych rozwiązań przewidziano także możliwość świadczenia przez pracownika pracy zdalnej okazjonalnie przez określoną liczbę dni w roku. Praca zdalna okazjonalna może być świadczona maksymalnie przez 24 dni w roku. Zdarzają się sytuacje, kiedy pracownik zmienia pracodawcę, a w takiej sytuacji pojawia się pytanie, jak liczyć dni pracy zdalnej okazjonalnej.
Wymiar czasu pracy zdalnej okazjonalnej
Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik może świadczyć pracę zdalną okazjonalnie. Wykonywanie pracy w ten sposób wymaga złożenia przez pracownika wniosku, który może mieć formę papierową lub elektroniczną.
Ustawa określa maksymalny wymiar tego uprawnienia, wobec czego nie ma możliwości, aby pracodawca wydłużył zakres czasowy pracy zdalnej okazjonalnej np. w akcie wewnątrzzakładowym.
Jaki wymiar czasu pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje w przypadku zmiany pracodawcy?
Wobec lakoniczności regulacji odnoszącej się do pracy zdalnej okazjonalnej pojawiło się sporo wątpliwości, które wyjaśnione zostały w odpowiedzi na interpelację nr 38835 posłanki Aleksandry Gajewskiej. Wskazano w niej, że wniosek o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnej pracownik może złożyć w wypadkach uzasadnionych wyłącznie jego potrzebami. Jednak pracodawca nie ma obowiązku go uwzględniać, w szczególności gdy wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy realizowanej przez pracownika. Pracodawca powinien jednak mieć na względzie to, aby odmowa przyjęcia wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej nie stanowiła przejawu dyskryminacji.
Przykład 1.
Czy pani Joanna, która zmieniła pracę, a u poprzedniego pracodawcy wykorzystała 21 dni pracy zdalnej okazjonalnej, może jeszcze użyć tego uprawnienia u nowego pracodawcy?
Pani Joanna może jeszcze skorzystać u nowego pracodawcy z pracy zdalnej okazjonalnej w wymiarze nieprzekraczającym 3 dni.
Przykład 2.
Jaki wymiar pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje panu Rafałowi, który w maju 2023 roku ukończył studia i miesiąc później podjął pierwszą pracę?
Pan Rafał tak jak każdy inny pracownik ma prawo do wykorzystania 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej w 2023 i każdym następnym roku.
Przykład 3.
Jaki wymiar pracy zdalnej przysługuje panu Michałowi we wrześniu 2023 roku, jeżeli u poprzedniego pracodawcy przepracował 8 miesięcy i nie wykorzystał ani jednego dnia pracy zdalnej okazjonalnej, a u nowego pracodawcy rozpoczął pracę we wrześniu 2023 roku?
Pan Michał ma prawo do 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej u nowego pracodawcy, dlatego że dotychczas nie wykorzystał ani jednego dnia przysługującego mu z tego tytułu.
Obowiązek wskazania wykorzystanego wymiaru czasu pracy zdalnej okazjonalnej w świadectwie pracy
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 16 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy w świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych dotyczące wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy.
Wymiar etatu a wymiar czasu pracy zdalnej
Wymiar pracy zdalnej okazjonalnej jest niezależny zarówno od wymiaru czasu pracy pracownika, jak i liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy w dniu, w którym pracownik wykonuje pracę w tej formie.
Przykład 4.
Czy pani Joanna, która pracuje na pół etatu, może korzystać z pracy zdalnej okazjonalnej, a jeśli tak, to w jakim wymiarze?
Pani Joanna może korzystać z pracy zdalnej okazjonalnej w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
Wyłączenia regulacji w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej
W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się regulacji Kodeksu pracy dotyczących uzgodnienia odnoszącego się do wykonywania pracy zdalnej między pracownikiem a pracodawcą przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.
Ponadto przepisy związane z pracą zdalną okazjonalną wyłączają możliwość wykonywania pracy zdalnej na polecenie pracodawcy, jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do świadczenia pracy zdalnej w następujących przypadkach:
w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.
W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się regulacji dotyczących obowiązku pracodawcy odnoszącego się do uwzględnienia wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej w następujących sytuacjach:
pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie potwierdzające ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu wydane przez lekarza ubezpieczenia zdrowotnego posiadającego specjalizację II stopnia lub tytuł specjalisty w dziedzinie: położnictwa i ginekologii, perinatologii, neonatologii, neurologii dziecięcej, kardiologii dziecięcej lub chirurgii dziecięcej;
pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
pracownika – rodzica dziecka posiadającego odpowiednio: opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
pracownicy w ciąży;
pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Do pracy zdalnej okazjonalnej nie znajdują zastosowania także przepisy dotyczące określenia zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu lub regulaminie, w tym także odnoszące się do sposobu przekazania informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku wykonywania pracy zdalnej.
Pracownika świadczącego pracę zdalną okazjonalnie nie dotyczą regulacje w zakresie wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, ochrony dobrowolności pracy zdalnej zakazujące wypowiadania umowy o pracę w razie odmowy przez pracownika zgody na zmianę warunków wykonywania pracy poprzez pracę zdalną, wystąpienia przez pracownika o wykonywanie pracy zdalnej niebędącej pracą zdalną okazjonalną i zaprzestania wykonywania pracy zdalnej.
W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej wyłączeniu podlegają także przepisy nakładające na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrywania przez pracodawcę niezbędnych kosztów z tym związanych.
Ponadto wyłączeniu podlega obowiązek pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej i innych kosztów, jeżeli zostało to uregulowane w porozumieniu, regulaminie bądź poleceniu.
Również przepisy uprawniające do ustalenia zasad wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, których nie zapewnia pracodawca i ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą lub ryczałtu, nie obowiązują w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej.
Zwolnienie od przeprowadzenia szkolenia okresowego pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym
Podczas wykonywania przez pracownika pracy zdalnej okazjonalnej znajduje zastosowanie zwolnienie od przeprowadzenia szkolenia okresowego pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
Kiedy praca zdalna okazjonalna nie może być wykonywana?
Jak wskazano w wyjaśnieniu Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, praca zdalna okazjonalna, tak jak i praca zdalna „standardowa”, nie może być stosowana w przypadku następujących rodzajów prac:
szczególnie niebezpiecznych;
w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
powodujących intensywne brudzenie.
Kontrola pracy zdalnej okazjonalnej
W przypadku uwzględnienia przez pracodawcę wniosku pracownika o pracę zdalną okazjonalną kontrola w zakresie jej wykonywania, bezpieczeństwa i higieny pracy, przestrzegania wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem.
Jakie ogólne regulacje dotyczące pracy zdalnej są odpowiednio stosowane przy pracy zdalnej okazjonalnej?
W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej stosuje się m.in. następujące regulacje z zakresu pracy zdalnej:
dotyczące określenia procedur ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej;
dotyczące wzajemnego porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną;
dotyczące kontroli wykonywania pracy zdalnej;
dotyczące obowiązków pracodawcy wobec pracownika, za wyjątkiem tych, które zostały wyłączone na mocy przepisów szczególnych.
Podsumowanie
Praca zdalna okazjonalna może być świadczona maksymalnie przez 24 dni w roku, bez względu na okres zatrudnienia czy zmiany pracodawców. Przekroczenie liczby 24 dni oznacza, że pracownik wykonuje standardową pracę zdalną. Pracodawcy mają obowiązek odnotować w świadectwie pracy fakt wykorzystania określonej liczby dni pracy zdalnej okazjonalnej, tak aby nowy pracodawca miał wiedzę, ile dni tego uprawnienia przysługuje jeszcze pracownikowi w danym roku kalendarzowym.
