Ostatnia nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła wiele nowych rozwiązań w odniesieniu do szeroko pojętych obowiązków informacyjnych wobec zatrudnionych. Taka sytuacja dotyczy również postępowania w zakresie informowania pracownika skierowanego do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju. Jakie są zatem zobowiązania pracodawcy a praca za granicą – wyjaśniamy poniżej.
Obowiązki informacyjne pracodawcy wobec zatrudnionego skierowanego do pracy za granicą – podstawa prawna
Kwestie dotyczące informowania pracowników skierowanych do pracy poza granicami kraju zostały uregulowane w przepisach Ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510, z późn. zm.), zwanej dalej „kp”.
Zmiany w tym zakresie zawarto w Ustawie z dnia 9 marca 2023 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 641), określanej dalej jako „nowelizacja”, która obowiązuje od 26 kwietnia 2023 roku.
Przesłanki wprowadzenia zmian w Kodeksie pracy
Zasadniczym celem nowelizacji kp w odniesieniu do obowiązków informacyjnych wobec pracownika oddelegowanego do pracy za granicą była konieczność wdrożenia postanowień dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 roku w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz.Urz. UE L 186 z 11.07.2019, s. 105), w dalszej części określanej mianem „dyrektywy 2019/1152”. Kluczową normą prawa unijnego w tym zakresie jest art. 7 dyrektywy 2019/1152.
Oznacza to, że w przypadku gdy od pracownika wymaga się pracy w państwie członkowskim UE bądź w państwie trzecim, w którym zazwyczaj wykonuje on pracę, państwa członkowskie zapewniają, że pracodawca przekaże dokumenty dotyczące warunków zatrudnienia, przed wyjazdem pracownika, i że będą one zawierać co najmniej następujące dodatkowe informacje:
nazwa państwa lub państw, w których praca za granicą ma być wykonywana oraz przewidywany czas jej trwania;
określenie waluty, w której będzie wypłacane wynagrodzenie;
w stosownych przypadkach – informacja o świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem przydzielonej pracy;
informacja, czy zapewniony jest powrót pracownika do kraju, a w stosownych przypadkach – o warunkach takiego powrotu.
Praca za granicą a dodatkowe informacje dla pracownika
Przywołane regulacje dyrektywy 2019/1152 zostały – w ramach nowelizacji – w dość ścisły sposób przeniesione na grunt krajowego prawa pracy. W tym miejscu warto wspomnieć o dwóch istotnych różnicach w stosunku do dotychczasowych regulacji kp. Po pierwsze – poprzednio obowiązujące unormowania odnosiły się do pracownika skierowanego do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem UE. Po nowelizacji nie ma już tego rozróżnienia. Druga kwestia to okres pracy, bowiem obowiązujące dotąd przepisy odnosiły się do czasu oddelegowania pracownika na okres przekraczający 1 miesiąc, natomiast nowe rozwiązania przewidują konieczność przekazania dodatkowych informacji osobie skierowanej do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego za granicą na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie kalendarzowe.
Zgodnie zatem z art. 29(1) § 2 kp przed wyjazdem pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie pracodawca przekazuje pracownikowi, niezależnie od danych, o których mowa w art. 29 § 3 kp, informacje w postaci papierowej lub elektronicznej o:
państwie lub państwach, w których praca lub zadanie służbowe poza granicami kraju mają być wykonywane;
przewidywanym czasie trwania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju;
walucie, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju;
świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, jeżeli przewidują je przepisy prawa pracy lub wynika to z umowy o pracę;
zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju;
warunkach powrotu pracownika do kraju – w przypadku zapewnienia takiego powrotu.
Pracodawca będzie mógł przekazać pracownikowi wskazane w wyliczeniu informacje w postaci elektronicznej, pod warunkiem że będą one dostępne dla niego z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.
W art. 29(1) § 2 kp jest mowa o tym, że informacja dla pracownika skierowanego do pracy poza granicami kraju ma dodatkowy charakter. Obowiązki informacyjne należy więc zrealizować niezależnie od przekazania pracownikowi podstawowych informacji o warunkach zatrudnienia określonych w art. 29 § 3 kp. Na podstawie wskazanego przepisu pracodawca informuje pracownika w formie tradycyjnej (papierowej) lub elektronicznej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:
obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;
obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy;
przysługujących pracownikowi przerwach w pracy;
przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku;
zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią;
w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę;
w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy;
innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych;
wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania;
obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji – sposobie ich ustalania;
prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy;
układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji;
w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Ponadto, nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca informuje go o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.
Przykład 1.
Pracodawca zatrudnił pracownika na stanowisku montażysty i serwisanta urządzeń energetycznych. Firma prowadzi działalność także poza granicami kraju. Przedsiębiorstwo otrzymało zlecenie na wykonanie modernizacji sieci elektrycznej dla warsztatów samochodowych funkcjonujących poza Polską. Pracodawca zlecił pracownikowi wyjazd w celu realizacji tej usługi na okres 6 tygodni. Oprócz informacji o podstawowych warunkach zatrudnienia przekazanych pracownikowi odpowiednio w ciągu 7 dni i 30 dni od daty nawiązania umowy o pracę pracodawca jest obowiązany poinformować pracownika w zakresie przedmiotowym wynikającym z art. 29(1) § 2 kp (czyli m.in. o przewidywanym czasie trwania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, walucie, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju oraz o zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju). Informacja taka musi być przekazana przed wyjazdem pracownika do pracy.
Poinformowanie pracownika o walucie, w której będzie wypłacane wynagrodzenie w czasie pracy poza krajem
W art. 29(1) § 3 kp przewidziano szczególną regulację, zgodnie z którą poinformowanie pracownika o walucie, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju może nastąpić przez wskazanie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiednich przepisów prawa pracy.
Przykład 2.
Przedsiębiorca deleguje pracowników do pracy poza granicami kraju na 2 miesiące. Otrzymają oni wynagrodzenie w walucie państwa, na obszarze którego realizowane będą usługi według stawek ustalonych w załączniku do regulaminu wynagradzania obowiązującego w firmie. Informacje w tym zakresie pracodawca udostępnia pracownikom w formie dokumentu elektronicznego zawierającego treść załącznika do regulaminu wynagradzania oraz wyciąg z przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167, z późn. zm.).
Obowiązek poinformowania pracownika kierowanego za granicę o zmianie warunków zatrudnienia
Pracodawca jest ponadto obowiązany poinformować pracownika skierowanego do pracy poza krajem, w postaci papierowej lub elektronicznej, o zmianie warunków zatrudnienia określonych w art. 29(1) § 2 kp, niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika.
Obowiązki informacyjne w odniesieniu do osób zatrudnionych na innej podstawie niż umowa o pracę
Jak wynika z art. 29(1) § 6 kp, przepisy dotyczące obowiązku przekazania określonych informacji pracownikowi przed jego wyjazdem do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju wykorzystuje się odpowiednio do stosunków pracy nawiązanych na podstawie innej niż umowa o pracę. Oznacza to więc konieczność przekazania wymaganych kp informacji osobom, z którymi stosunki pracy nawiązano na podstawie:
powołania;
wyboru;
spółdzielczej umowy o pracę;
mianowania.
Praca za granicą. O czym pracodawca musi poinformować pracownika? Podsumowanie
Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła unormowania, zgodnie z którymi pracodawca kierujący pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie będzie zobligowany przekazać takiej osobie dodatkowe informacje, niezależnie od podstawowych danych o warunkach zatrudnienia. Powyższy obowiązek odnosi się zarówno do pracowników kierowanych do pracy w państwach UE, jak i w państwach trzecich. Przekazanie wymaganych prawem informacji musi nastąpić przed wyjazdem pracownika za granicę w związku z obowiązkami służbowymi. Jeśli nastąpi zmiana warunków zatrudnienia, należy również niezwłocznie zrealizować obowiązek informacyjny. Poinformowanie pracownika o walucie, w której będzie mu wypłacane wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, może nastąpić przez wskazanie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiednich przepisów prawa pracy.
