Poradnik Przedsiębiorcy

Czy monitorowanie pracy zdalnej pracowników jest zgodne z prawem?

Pracownik powinien wykonywać swoje obowiązki rzetelnie i zgodnie z poleceniami przełożonego. Kontrolowanie działań zatrudnionego jest możliwe w tradycyjnym miejscu pracy – jak to natomiast wygląda, jeśli obowiązki są wykonywane zdalnie? Czy monitorowanie pracy zdalnej pracowników przez przełożonych jest zgodne z prawem? 

Praca zdalna

Praca zdalna jest dostępna w polskim systemie prawnym już od wielu lat. Obostrzenia związane z epidemią koronawirusa spowodowały, że ten model wykonywania obowiązków pracowniczych z dnia na dzień stał się coraz bardziej popularny.

W celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
(Art. 3 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych)

Pracodawcy patrzą nieufnie na możliwość wykonywania pracy zdalnej przez swoich podwładnych. Obawiają się, że obowiązki nie będą wykonywane poprawnie i na czas. Czy jest to wystarczające uzasadnienie do monitorowania pracy zdalnej?

Monitorowanie pracy zdalnej – prawo przełożonego

Każdy pracodawca ma pełne prawo do monitorowania swojego pracownika, jeżeli ten wykonuje swoje obowiązki poza siedzibą firmy. Wynika to wprost z treści art. 6714 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez telepracownika w miejscu wykonywania pracy (telepraca powinna być tutaj rozumiana jako praca zdalna).

Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę:

  • wykonywania pracy;
  • w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji;
  • w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy

– za uprzednią zgodą telepracownika wyrażoną na piśmie albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej czy podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.

Jak powinno wyglądać monitorowanie pracy zdalnej?

Prawo pracodawcy do monitorowania pracy zdalnej nie oznacza, że tego rodzaju czynności mogą być prowadzone w dowolnej formie i o każdej porze. Należy pamiętać, że każdy pracownik ma prawo do prywatności, co jest szczególnie ważne, gdy wykonuje swoje obowiązki w domowym zaciszu.

Obecne przepisy wymagają, aby pracodawca dostosował sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania i charakteru danej pracy. Realizowanie czynności kontrolnych nie powinno więc naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Przykładowo – pracodawca nie może żądać od zdalnego pracownika, aby ten pokazywał mu stan wszystkich swoich pomieszczeń czy sprzętów domowych. Kontrola musi pozostawać w ścisłym związku z wykonywanymi obowiązkami.

W praktyce monitorowanie pracy zdalnej powinno opierać się na specjalnie stworzonych do tego programach komputerowych, które w łatwy i nieobciążający pracownika sposób są w stanie przesłać potrzebne informacje do przełożonego. Zdecydowana większość prac wykonywanych w trybie zdalnym opiera się na korzystaniu z komputera, smartfona lub tabletu – zainstalowanie odpowiedniego oprogramowania nie powinno więc stanowić problemu. Trzeba przy tym pamiętać, że koszty w tym zakresie powinny obciążyć pracodawcę, a nie zatrudnionego, zaś pierwszą kontrolę przeprowadza się na wniosek telepracownika przed rozpoczęciem przez niego wykonywania pracy.

Monitorowanie pracy zdalnej a RODO

Poważne wątpliwości budzi ochrona danych osobowych pracowników oraz plików dostępnych na ich komputerach. O ile wykonywanie pracy zdalnej na służbowym sprzęcie nie powinno stanowić w tym zakresie większych problemów, o tyle w przypadku prywatnych komputerów może to stanowić pewien kłopot.

Monitorowanie pracy wykonywanej na prywatnym sprzęcie teoretycznie może doprowadzić do naruszenia prywatności pracownika. Zgodnie z obecnymi przepisami zatrudniający ma prawo nagrywać pracę swojego podwładnego oraz sprawdzać jego służbową pocztę elektroniczną. Naruszenie powyższych zasad – nawet w niewielkim stopniu – może stanowić złamanie przepisów w zakresie ochrony danych osobowych oraz znanego już wszystkim RODO.

Aby uniknąć odpowiedzialności za naruszenie prywatności pracownika podczas wykonywania przez niego pracy zdalnej, należy ustalić jasne zasady raportowania wyników pracy oraz przeprowadzania kontroli przez zatrudniającego. Doskonałym rozwiązaniem jest wprowadzenie stosownego regulaminu, który precyzyjnie określi zakres praw i obowiązków dwóch stron stosunku pracy. Każdy pracownik świadczący pracę w trybie zdalnym powinien być poinformowany o regułach monitorowania jego czynności.

Jeśli pracodawca naruszy podczas kontroli prywatne dane pracownika – np. uzyska wgląd do jego osobistych zdjęć, filmów lub plików muzycznych, zatrudniony ma pełne prawo zażądać zaprzestania takiego działania. Pokrzywdzonemu przysługuje także roszczenie o zapłatę stosownego zadośćuczynienia.

Art. 448 Kodeksu cywilnego
W razie naruszenia dobra osobistego sąd może przyznać temu, czyje dobro osobiste zostało naruszone, odpowiednią sumę tytułem zadośćuczynienia pieniężnego za doznaną krzywdę lub na jego żądanie zasądzić odpowiednią sumę pieniężną na wskazany przez niego cel społeczny, niezależnie od innych środków potrzebnych do usunięcia skutków naruszenia.

Jak słusznie zauważył Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 13 grudnia 2019 roku, I ACa 704/18, przepis art. 448 kc ma charakter samodzielny i przysługuje obok zastosowania innych środków koniecznych do usunięcia skutków naruszenia dóbr osobistych, o ile inne środki nie wyczerpują uprawnień osoby, której dobro naruszono. Zasądzenie zadośćuczynienia ma zatem zawsze charakter fakultatywny i od oceny sądu opartej na analizie okoliczności konkretnej sprawy zależy przyznanie pokrzywdzonemu ochrony w tej formie, nawet jeśli spełniona została przesłanka w postaci bezprawności naruszenia dobra osobistego.

Czy pracodawca ma obowiązek monitorować pracę zdalną?

Decyzja o monitorowaniu pracy zdalnej należy wyłącznie do zatrudniającego. Jest to prawo, z którego nie musi korzystać. Z drugiej strony praca w takiej szczególnej formie wymaga okresowego sprawdzania efektów i wydajności pracownika.

Monitorowanie pracy zdalnej nie musi być częste – przykładowo może być realizowane raz w tygodniu, a nawet raz w miesiącu. Wiele w tej kwestii zależy od rodzaju danej pracy, wielkości wykonywanych obowiązków czy kontaktu zatrudnionego z klientami firmy.

Kontrolowanie czasu pracy może być także zastąpione rozliczaniem za wykonane zadania. Jest to dobre rozwiązanie szczególnie w przypadku umów cywilnoprawnych, wobec których nie można stosować przepisów Kodeksu pracy – w tym zakresie nie obowiązuje regulacja dotycząca monitorowania pracy zdalnej.

Rozliczanie za każdą godzinę pracy jest z reguły niekorzystne dla każdej ze stron. Pracownik denerwuje się, że jest kontrolowany i nie może skupić się na wykonywanych zadaniach, zaś pracodawca traci dużą ilość czasu na sprawdzanie swojego podwładnego. Jeśli już chcemy monitorować pracownika, róbmy to z umiarem i wyczuciem.

Monitorowanie pracy zdalnej – podsumowanie

Monitorowanie pracy zdalnej jest zgodne z prawem, choć trzeba wyraźnie zaznaczyć, że tylko w stosunku do obowiązków wykonywanych w ramach umowy o pracę. Pracodawca może skorzystać z takiego uprawnienia, choć nie ma ku temu żadnego obowiązku.

Warto pamiętać, że monitorowanie pracy zdalnej nie powinno dotyczyć umów cywilnoprawnych – tutaj przepisy Kodeksu pracy nie znajdują zastosowania. Umowy zlecenie czy też o dzieło powinny być rozliczane w systemie zadaniowym, a nie w toku wykonywanych czynności. Takie rozwiązanie może być również przyjęte w przypadku pracy zdalnej.

Monitorowanie pracy zdalnej musi odbywać się w poszanowaniu prywatności każdego pracownika oraz przy pełnej ochronie jego danych osobowych (niezależnie od tego, czy obowiązki wykonywane są na prywatnym, czy też służbowym sprzęcie). Naruszenie w tym zakresie daje pracownikowi możliwość żądania stosownego zadośćuczynienia od przełożonego.