Poradnik Przedsiębiorcy

Dowody księgowe jako podstawa zapisów w księdze

Kwestia, która bardzo często nurtuje przedsiębiorców, to możliwość zaksięgowania wydatku w sytuacji, gdy np. nie posiadają faktury. Warto wiedzieć, że faktura nie jest jedynym dokumentem, na podstawie którego można zaksięgować wydatek do księgi przychodów i rozchodów. W tej kwestii nie ma jednak pełnej swobody, ponieważ podstawą zapisów w KPiR mogą być wyłącznie dowody księgowe, wymienione w rozporządzeniu ministra finansów.

Dowody księgowe - rodzaje

Dowody księgowe precyzyjnie wymienione są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Stosownie do niego, podstawą zapisów w księdze mogą być:

  • faktury VAT, faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury - metoda kasowa;
  • dokumenty celne;
  • rachunki;
  • faktury korygujące i noty korygujące;
  • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania zbiorczym zapisem;
  • noty księgowe;
  • dowody przesunięć;
  • dowody opłat pocztowych i bankowych;
  • inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane wymagane dla dowodów księgowych;
  • dowody wewnętrzne - jednak wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach;
  • paragony lub dowody kasowe - jednak wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach;
  • opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych.

Kiedy dokumenty mogą być uznane za dowody księgowe?

Za dowody księgowe mogą zostać uznane wyłącznie dokumenty, które posiadają poniższe dane:

  1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy), które uczestniczą w operacji gospodarczej;
  2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej (jeżeli są to te same daty, wystarczy ujęcie jednej z nich);
  3. przedmiot operacji gospodarczej, jego wartość oraz ilościowe określenie;
  4. podpisy osób uprawnionych do udokumentowania operacji gospodarczych.

- oznaczone numerem lub w inny sposób, który umożliwia powiązanie dowodu z zapisami księgowymi.

Paragony jako dowody księgowe

Pomimo tego, że przepisy dopuszczają księgowanie wydatków na podstawie paragonów, należy podkreślić, że taka możliwość nie istnieje zawsze, a tylko w ściśle określonych przez przepisy sytuacjach. Zgodnie z rozporządzeniem paragonem fiskalnym mogą być udokumentowane takie wydatki, jak:

  • zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i BHP oraz materiałów biurowych,
  • wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów.

Wówczas pełną wartość paragonu księguje się do KPiR poprzez dowód wewnętrzny (bez możliwości odliczenia VAT), a do jego wydruku dołącza się paragon.

Dodatkowo za dowód księgowy może zostać uznany paragon za przejazd autostradą, jeśli zawiera następujące dane:

  • numer i datę wystawienia,
  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika (sprzedawcy),
  • numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za którą przejazd pobierana jest opłata,
  • kwotę podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Dokumenty te uznawane są wówczas za faktury, co dodatkowo umożliwia podatnikom odliczenie VAT od poniesionego wydatku.

Faktury uproszczone a dowody księgowe

Jeżeli ogólna kwota należności danej transakcji nie przekracza 450 zł lub 100 euro (gdy należność jest wyrażona w walucie euro), podatnicy na wystawianej fakturze nie muszą umieszczać:

  • imienia i nazwiska nabywcy lub jego nazwy oraz adresu,
  • miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
  • ceny jednostkowej towaru/usługi bez podatku (ceny netto),
  • wartości dostarczonych towarów/wykonanych usług, bez kwoty podatku,
  • stawek podatku,
  • sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Najważniejszym elementem jest jednak umieszczenie na takiej fakturze numeru identyfikacji podatkowej - czyli NIP - nabywcy stawek podatku i jego kwoty. Jest to tzw. faktura uproszczona, która również podlega księgowaniu do ewidencji.

Jak długo przechowywać dowody księgowe?

Dowody księgowe (podatkowe) podatnicy muszą przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (zatem faktury zaksięgowane w 2017 roku należy przechowywać aż do roku 2023 - czyli 5 lat od końca roku 2018 - w którym to minął termin zapłaty podatku). Nie ma obowiązku obliczania daty końca przechowywania dla każdego dokumentu i deklaracji z osobna, bowiem termin liczony jest od daty płatności podatku, którą wyznacza ostateczny termin złożenia zeznania rocznego PIT.

Dokumenty powinny być poukładane chronologicznie według dat - od najstarszego, który znajduje się na samym spodzie, do najnowszego, który jest na wierzchu całej dokumentacji. Dodatkowo podatnicy mają obowiązek ponumerować dowody księgowe zgodnie z ich pozycją w KPiR.