Kwestia, która bardzo często nurtuje przedsiębiorców, to możliwość zaksięgowania wydatku w sytuacji, gdy np. nie posiadają faktury. Warto wiedzieć, że faktura nie jest jedynym dokumentem, na podstawie którego można zaksięgować wydatek do księgi przychodów i rozchodów. W tej kwestii nie ma jednak pełnej swobody, ponieważ podstawą zapisów w KPiR mogą być wyłącznie dowody księgowe, wymienione w rozporządzeniu ministra finansów.
Rodzaje dowodów księgowych
Dowody księgowe precyzyjnie wymienione są w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z § 11. ust. 3 podstawą zapisów w księdze są dowody księgowego, który są:
- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
- dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
- datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
- wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
- wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
- podpis osoby sporządzającej dokument, lub
- inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Dowodami księgowymi zgodnie z § 12. ww. rozporządzenia są:
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
- noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
- dowody przesunięć;
- dowody opłat pocztowych i bankowych;
- inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.
Paragony jako dowody księgowe
Pomimo tego, że przepisy dopuszczają księgowanie wydatków na podstawie paragonów, należy podkreślić, że taka możliwość jest tylko w ściśle określonych przez przepisy sytuacjach. Zgodnie z rozporządzeniem paragonem fiskalnym mogą być udokumentowane takie wydatki, jak:
- zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i BHP oraz materiałów biurowych,
- wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów.
Wówczas pełną wartość paragonu księguje się do KPiR poprzez dowód wewnętrzny (bez możliwości odliczenia VAT), a do jego wydruku dołącza się paragon.
Dodatkowo za dowód księgowy, zgodnie z § 3 pkt. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur, może zostać uznany paragon za przejazd autostradą, jeśli zawiera następujące dane:
- numer i datę wystawienia,
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika (sprzedawcy),
- numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za którą przejazd pobierana jest opłata,
- kwotę podatku,
- kwotę należności ogółem.
Dokumenty te uznawane są wówczas za faktury, co dodatkowo umożliwia podatnikom odliczenie VAT od poniesionego wydatku.
Faktury uproszczone jako dowody księgowe
Jeżeli ogólna kwota należności danej transakcji nie przekracza 450 zł lub 100 euro (gdy należność jest wyrażona w walucie euro), zgodnie z art. 106e ust. 5 ustawy o VAT, podatnicy na wystawianej fakturze nie muszą umieszczać:
- imienia i nazwiska lub nazw nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu,
- miary i ilości (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- ceny jednostkowej towaru/usługi bez podatku (ceny netto),
- wartości dostarczonych towarów/wykonanych usług, bez kwoty podatku,
- stawek podatku,
- sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.
Najważniejszym elementem jest jednak umieszczenie na takiej fakturze numeru identyfikacji podatkowej - czyli NIP - nabywcy stawek podatku i jego kwoty. Jest to tzw. faktura uproszczona, która również podlega księgowaniu do ewidencji.
Jak długo przechowywać dowody księgowe?
Dowody księgowe (podatkowe) podatnicy muszą przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (zatem faktury zaksięgowane w 2024 roku należy przechowywać aż do 2030 roku - czyli 5 lat od końca roku 2025 - czyli roku, w którym to minął termin zapłaty podatku). Nie ma obowiązku obliczania daty końca przechowywania dla każdego dokumentu i deklaracji z osobna, bowiem termin liczony jest od daty płatności podatku, którą wyznacza ostateczny termin złożenia zeznania rocznego PIT.
Dokumenty powinny być poukładane chronologicznie według dat - od najstarszego, który znajduje się na samym spodzie, do najnowszego, który jest na wierzchu całej dokumentacji.
