Poradnik Przedsiębiorcy

Złożona oferta a moment zawarcia umowy - co należy o tym wiedzieć

Każdej z firm działających na wolnym rynku, będących stroną gospodarczego stosunku prawnego zależy na podpisaniu umowy. Wzajemne zobowiązanie oznacza bowiem, że po wykonaniu zadeklarowanego świadczenia firma otrzyma wynagrodzenie. W praktyce gospodarczej, przy dużej konkurencji na rynku, istotną kwestię stanowi jak najszybsze doprowadzenie do podpisania umowy. Złożona oferta powinna być wcześniej odpowiednio przygotowana i sformułowana.

Czym jest złożona oferta?

Złożona oferta to nic innego jak oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy, które musi jednak już na wstępie określać istotne postanowienia umowy. W obecnej rzeczywistości czas to pieniądz, chodzi więc o to, aby w jak najkrótszym czasie przedstawić drugiej stronie siebie (firmę) i swoje konkretne warunki współpracy. 

Jeżeli złożona oferta ma być głównym bodźcem prowadzącym do podpisania umowy, nie powinna zawierać takich pojęć jak: “niewiążąca” czy “bez zobowiązań”. Dla potencjalnego nabywcy bowiem propozycja zawierająca takie klauzule nie przedstawia żadnej konkretnej wartości i od razu wskazuje na długi proces prowadzący do podpisania umowy końcowej. Może być uznana raczej za formę reklamy niż ofertę samą w sobie.

Aby propozycja współpracy przedstawiała dla adresata wysoką wartość, powinny się w niej znaleźć zapisy,które przenosiłyby się na konkretne postanowienia umowne.

Kogo wiąże złożona oferta?

Kodeks cywilny wskazuje stosowne przepisy. Złożona oferta wiąże jej autora z przedstawioną propozycją. Oznacza to, że w momencie, gdy druga strona przyjmie ofertę, oferent (składający ofertę) powinien być gotowy na wywiązanie się z zadeklarowanych postanowień. Oferta nie wiąże jednak bezterminowo. Składający ofertę może określić termin z góry. Jeżeli nie wyznaczano jednak okresu aktualności oferty, czas jej obowiązywania zależy od formy prezentacji. Są to:

1. bezpośrednia prezentacja - spotkanie, wideorozmowa czy zwykła rozmowa telefoniczna - jeżeli nie postanowiono inaczej, nieprzyjęta podczas bezpośredniej prezentacji oferta przestaje wiązać strony już po zakończeniu rozmów;
2. oferta przesłana mailem lub za pośrednictwem poczty - jest wiążąca do czasu, w którym realnie składający propozycję mógłby otrzymać od potencjalnego klienta odpowiedź.

Przyjęcie oferty = zawarcie umowy?

Jeżeli oferta została złożona w trybie i formie o jakich mowa powyżej, jej przyjęcie jest jednoznaczne z zawarciem umowy. Potwierdzenie przyjęcia  oferty najczęściej stanowi złożone przez zamawiającego oświadczenie. Może przyjąć ono charakter np. podpisu pod umową, której treść przedstawiała sama oferta. Nie zawsze jednak tak jest. Jedną z form zawierania umów są bowiem umowy dorozumiane - brak sprzeciwu oznacza zgodę.

Co do zasady umowę uznaje się więc za zawartą w momencie, w którym składający umowę w trybie ofertowym otrzyma oświadczenie potwierdzające przyjęcie złożonej oferty.

Jak zgłosić uwagi do oferty?

Przyjmujący umowę przedstawioną w trybie ofertowym nie zawsze musi zaakceptować wszystkie jej postanowienia. Może w procesie przyjęcia oferty zastrzec pewne zmiany w jej treści. W ten sposób tworzy swoją, zmodyfikowaną ofertę na podstawie oferty pierwotnej. Następuje wówczas zamiana ról. Wyjątkiem jest sytuacja, w której uwagi mają na celu jedynie uzupełnienie, dopowiedzenie pewnych kwestii. Wówczas umowa może zacząć od razu obowiązywać w formie pierwotnej, z dopiskiem wskazanych przez adresata oferty uzupełnień.

Czy złożona oferta może być odwołana?

Jeżeli stronami złożonej oferty są przedsiębiorcy, może ona co do zasady zostać odwołana. Należy jednak zwrócić uwagę na jej treść. Zawarte w niej mogą być klauzule o nieodwołalności. Wówczas, jeżeli adresat  złoży oświadczenie o przyjęciu oferty przed wygaśnięciem oferty, nie można jej co do zasady odwołać.  W takim przypadku możliwością odwołania umowy byłoby złożenie zgodnych oświadczeń woli obu stron.

W przypadku ofert składanych na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności, czyli konsumentów,  składający propozycję umowy związany jest ofertą do momentu jej wygaśnięcia.