Poradnik Przedsiębiorcy

Przygotowywanie i zawieranie umów - co należy wiedzieć?

Przygotowywanie i zawieranie umów to często długi i złożony proces. Obejmuje bowiem nie tylko samo opracowanie tekstu umowy czy ustalenie jej formy, ale także negocjacje warunków, które nadadzą umowie kształt zadowalający obie strony, zawieranie umów przedwstępnych lub ramowych. W dzisiejszych czasach coraz częściej rezygnuje się z procesu przygotowywania umów od podstaw na rzecz stosowania wzorców umów - dzieje się tak najczęściej w przypadku zawierania kontraktów powtarzalnych (o jednakowej treści) z różnymi podmiotami. Ma to na celu przede wszystkim uproszczenie obrotu prawnego i oszczędzenie czasu. Kontrakty oryginalne, tworzone od zera, pojawiają się najczęściej w przypadku ryzykownych, dużych i wartościowych transakcji, umów długoterminowych, wielostronnych, czy też w przypadku konieczności zawarcia zespołu porozumień. Wymaga to więc wielu przygotowań, negocjowania warunków, przedstawiania propozycji - nie dzieje się to podczas jednego spotkania stron (a przynajmniej nie powinno), najważniejsze bowiem jest osiągnięcie konsensusu i jak najlepsze zabezpieczenie interesów obu stron.

Czynności przygotowujące zawarcie umowy

Na proces przygotowywania umowy składa się wiele działań, takich jak:

  • dyskusje między stronami nad treścią kontraktu,
  • wymiana posiadanych informacji, oświadczeń, zawierających określenie zamiarów stron,
  • zobowiązanie się w formie umowy do utrzymania negocjacji w tajemnicy,
  • zobowiązanie się do zawarcia umowy o określonej treści (umowa przedwstępna),
  • podejmowanie czynności przed organami administracyjnymi (np. występowanie o  zezwolenia, koncesje),
  • posługiwanie się listami intencyjnymi,
  • negocjowanie,
  • zawieranie umów ramowych.

Listy intencyjne a zawieranie umów 

Instytucja listu intencyjnego nie została uregulowana w kodeksie cywilnym, jednak zgodnie z zasadą swobody umów porozumienie takie strony mogą tworzyć i podpisywać. Listy intencyjne są podpisywane przede wszystkim w celu ograniczenia niebezpieczeństwa związanego ze stanem niepewności powstałym, gdy strony mają zamiar zawrzeć umowę, ale są dopiero na etapie negocjacji lub jeszcze ich nie zaczęły. Może on mieć postać wymiany korespondencji, w której strony zawierają wstępne porozumienie np. dotyczące negocjacji i ich warunków. Może mieć również postać umowy.

List intencyjny jest wstępną deklaracją zamiaru stron zawarcia w przyszłości umowy, której warunki strony obecnie negocjują. Strony często w liście intencyjnym określają, jakich uzgodnień już dokonano oraz jakie zagadnienia pozostały do dalszych negocjacji. W liście strony często zobowiązują się do prowadzenia negocjacji w dobrej wierze, do nierenegocjowania dotychczasowych postanowień czy też deklarują dokonanie określonych wpłat.

Należy jednak podkreślić, że list intencyjny to nie to samo co umowa przedwstępna. Umowa przedwstępna zawiera oświadczenie woli - zobowiązanie się do zawarcia umowy przyrzeczonej. W liście intencyjnym natomiast strony jedynie wyrażają chęć zawarcia umowy w przyszłości, po negocjacjach, nie tworzy on jednak stanu pewności. Ponadto zawarcie w liście intencyjnym ustaleń, które strony chcą negocjować, nie ma charakteru wiążącego, ponieważ nie są pewne - nie zostały jeszcze wynegocjowane.

Konsekwencje prawne, wynikające z podpisania listu intencyjnego, muszą wynikać z samej treści listu. Strony mogą bowiem zawrzeć w liście intencyjnym odpowiednie postanowienia dotyczące warunków negocjowania umowy, utrzymywania negocjacji w tajemnicy itp., oraz określić, jakie skutki będzie miało niedotrzymanie postanowień listu intencyjnego. Należy jednak podkreślić, że jeśli strony określą w liście istotne warunki przyszłej umowy i konsekwencje jej niezawarcia, będziemy mieć do czynienia już z umową przedwstępną, a nie z listem intencyjnym. Przedsiębiorca powinien więc pamiętać, że list intencyjny nie jest zobowiązaniem do zawarcia umowy z drugą stroną, ale jedynie wyrażeniem chęci. Jeżeli do zawarcia umowy nie dojdzie, list intencyjny nie będzie mógł być podstawą do roszczeń (o ile nie doszło do naruszenia postanowień listu intencyjnego, np. dotyczących lojalnych negocjacji).

Negocjacje

Podstawowe zasady negocjacji zostały uregulowane w art. 72 oraz 72(1) kodeksu cywilnego:

Art. 72.

§ 1. Jeżeli strony prowadzą negocjacje w celu zawarcia oznaczonej umowy, umowa zostaje zawarta, gdy strony dojdą do porozumienia co do wszystkich jej postanowień, które były przedmiotem negocjacji.

§ 2. Strona, która rozpoczęła lub prowadziła negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy, jest obowiązana do naprawienia szkody, jaką druga strona poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy.

Art. 72(1).

§ 1. Jeżeli w toku negocjacji strona udostępniła informacje z zastrzeżeniem poufności, druga strona jest obowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom oraz do niewykorzystywania tych informacji dla własnych celów, chyba że strony uzgodniły inaczej.

§ 2. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków, o których mowa w § 1, uprawniony może żądać od drugiej strony naprawienia szkody albo wydania uzyskanych przez nią korzyści.

Zgodnie z powyższym w przypadku negocjacji najważniejsza jest szczerość intencji oraz dobre obyczaje. Negocjacje nie mogą być więc prowadzone z zamiarem zawarcia umowy z zupełnie innym podmiotem. Ponadto niedozwolone jest zapewnianie o gotowości zawarcia umowy i wycofanie się, bowiem zerwanie negocjacji bez uzasadnionej przyczyny jest naruszeniem dobrych obyczajów. Nie można również wykorzystywać do własnych celów lub przeciwko drugiej stronie informacji, które strona ta ujawnia w toku negocjacji.

Negocjacje powinny być prowadzone w sposób, który nie będzie powodował szkody po żadnej stronie. Nie powinny być więc celowo przedłużane, nie należy przedstawiać propozycji niekorzystnych dla drugiej strony, zwłaszcza jeśli ich celem byłoby tak naprawdę zerwanie negocjacji. Strony muszą się ponadto informować o wszelkich istotnych sprawach, które mają wpływ na decyzję o podpisaniu lub niepodpisaniu umowy.

Częstą praktyką jest zawieranie przez strony umów o negocjacje. Jest to umowa nienazwana, tworzona w oparciu o zasadę swobody umów, w której strony m.in. określają warunki negocjacji, zobowiązują się prowadzić je w dobrej wierze, a także ograniczają prawa odstąpienia od nich. Należy podkreślić, że umowa o negocjacje powinna dotyczyć samych negocjacji, nie powinny się tam znaleźć żadne postanowienia dotyczące przyszłej umowy.

Umowy przedwstępne

Umowy przedwstępne zawierane są w celu zobowiązania stron do zawarcia w przyszłości właściwej umowy (przyrzeczonej, definitywnej). Reguły dotyczące zawierania umów przedwstępnych zostały określone w kodeksie cywilnym: 

Art. 389.

§ 1. Umowa, przez którą jedna ze stron lub obie zobowiązują się do zawarcia oznaczonej umowy (umowa przedwstępna), powinna określać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej.

§ 2. Jeżeli termin, w ciągu którego ma być zawarta umowa przyrzeczona, nie został oznaczony, powinna ona być zawarta w odpowiednim terminie wyznaczonym przez stronę uprawnioną do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej. Jeżeli obie strony są uprawnione do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej i każda z nich wyznaczyła inny termin, strony wiąże termin wyznaczony przez stronę, która wcześniej złożyła stosowne oświadczenie. Jeżeli w ciągu roku od dnia zawarcia umowy przedwstępnej nie został wyznaczony termin do zawarcia umowy przyrzeczonej, nie można żądać jej zawarcia.

Art. 390.

§ 1. Jeżeli strona zobowiązana do zawarcia umowy przyrzeczonej uchyla się od jej zawarcia, druga strona może żądać naprawienia szkody, którą poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy przyrzeczonej. Strony mogą w umowie przedwstępnej odmiennie określić zakres odszkodowania.

§ 2. Jednakże gdy umowa przedwstępna czyni zadość wymaganiom, od których zależy ważność umowy przyrzeczonej, w szczególności wymaganiom co do formy, strona uprawniona może dochodzić zawarcia umowy przyrzeczonej.

§ 3. Roszczenia z umowy przedwstępnej przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym umowa przyrzeczona miała być zawarta. Jeżeli sąd oddali żądanie zawarcia umowy przyrzeczonej, roszczenia z umowy przedwstępnej przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym orzeczenie stało się prawomocne.

Możesz ocenić ten artykuł