Poradnik Przedsiębiorcy

Oferta handlowa jako wizytówka firmy - jak można nią zdobyć klientów?

Podstawowym elementem każdego biznesu jest oferta handlowa. Bez niej nie jest możliwe zaprezentowanie firmy, a tym bardziej jej asortymentu, co w konsekwencji przekłada się na brak pozyskania klientów. Odpowiednio napisana oferta handlowa jest zatem narzędziem, które pełni funkcję wizytówki, pozwalając w ten sposób poszerzać działalność przedsiębiorstwa o nowe rynki zbytu i tym samym zwiększyć jego zyski. Sposób, w jaki zostanie stworzona, musi być w pełni przemyślany, tak by zaintrygować czytających i wywołać chęć zainteresowania samą ofertą. W poniższym artykule omawiamy, jak zbudować opis oferty, która będzie bezkonkurencyjna oraz przedstawiamy samą istotę i funkcje, które związane są z ofertą handlową.

Oferta handlowa - główne cechy

Pod pojęciem oferty handlowej kryje się wiele określeń. Często jest to przede wszystkim zaproszenie do współpracy i katalog asortymentu wraz z cennikiem. Oferta handlowa jest więc niczym innym, jak tylko propozycją sprzedaży lub kupna towarów albo usług, która jednocześnie określa warunki przyszłej umowy kupna-sprzedaży. Czasami, oprócz wyżej wymienionych elementów, dla klienta liczy się zdanie innych firm, które wcześniej współpracowały z oferentem, dlatego oferta może zawierać również referencje.

Bardzo ważnym elementem pisania oferty handlowej jest dostosowanie jej do odbiorcy. Takie rozwiązanie pozwoli skonstruować tekst odpowiadający wyobrażeniom czytającego i zawierający poszukiwane przez niego informacje. Warto jednak pamiętać, że najbardziej atrakcyjne i interesujące dla czytelnika informacje powinny znajdować się na samym początku oferty, dzięki czemu przykują w ten sposób jego uwagę.

Co zawiera oferta handlowa?

Jak każde oficjalne pismo, również oferta handlowa powinna mieć swoją strukturę oraz zawierać określone elementy:

  • tytuł oraz nazwa firmy, do której oferta jest kierowana - Najlepiej jeśli zostaną umieszczone na pierwszej stronie. Warto również dodać dane kontaktowe osoby, z którą przedstawiciel zainteresowanej firmy może się w przyszłości kontaktować.

  • informacje odnośnie do oferenta - Dobrze jeśli znajdują się w stopce dokumentu i uwzględniają dane odnośnie do głównej siedziby, NIP, KRS i kwotę kapitału zakładowego.

  • spis treści - Wymagany jest wyłącznie w sytuacji, jeśli dokument posiada wiele stron. Jego zastosowanie nie pozwoli zgubić się czytającemu.

  • informacje o podmiocie, który przygotował ofertę - Tutaj należy szczegółowo, ale w zwięzły sposób zaprezentować firmę - napisać, jak długo działa ona na rynku, w czym się specjalizuje oraz ilu posiada pracowników. Można opisać również wartości i cele, które kierują przedsiębiorstwem.

  • portfolio klientów - Warto uwzględnić profile firm, z którymi wcześniej współpracowaliśmy, w postaci nazw głównych lub ich logotypów. Należy jednak mieć na uwadze, że opis powinien być krótki i konkretny. W przeciwnym razie zbyt długie treści mogą zniechęcić do czytania, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest wypunktowanie najważniejszych informacji.

  • opis produktów lub usług - Są kluczowym składnikiem każdej oferty handlowej. Powinny obejmować wszystkie dostarczane przez przedsiębiorstwo towary oraz usługi. Wynika to z faktu, że nawet jeżeli przedmiotem oferty handlowej jest tylko jeden z nich, nie jest wykluczone, że klient, zadowolony z dotychczasowych transakcji, zechce zakupić kolejne.

  • cennik - Nie można go pominąć, ponieważ powinien stanowić wycenę wstępną lub zakres cen dla każdego z produktów.

  • informacje techniczne - Konieczne jest uwzględnienie kwestii takich jak sposób realizacji zamówień, specyfikacje techniczne, zdjęcia i szczegółowe opisy produktów, a także zastrzeżenia prawne, na przykład odnośnie do praw intelektualnych i praw autorskich, oraz gwarancje.


Ważne!

Bardzo ważne jest podkreślenie korzyści ze współpracy. Należy zwrócić uwagę, co potencjalny klient może zyskać, jeżeli zdecyduje się na zakupienie produktów lub usług danego wytwórcy, dlaczego będzie bardziej zadowolony z udania się właśnie do tej firmy, a nie do konkurencji. W przypadku, kiedy oferta jest odpowiedzią na zapytanie skierowane przez klienta, trzeba odnieść się do każdego pytania zawartego w korespondencji.

Jak stworzyć skuteczną ofertę handlową? - wskazówki dla piszących

Posiadanie doskonałego asortymentu produktów nie zawsze wiąże się z przekonaniem do siebie potencjalnych nabywców. Podobnie jest z pisaniem oferty handlowej - mimo wieloletniego doświadczenia w tworzeniu tego typu tekstów, nie zawsze można robić to dobrze. Jakich reguł należy zatem przestrzegać, aby napisać ofertę, która przekona klienta?

Przemyślany mailing

Przede wszystkim warto postawić na przekonujący tytuł, który przykuje uwagę czytającego. W czasach szerokiej cyfryzacji, kiedy wszystkie dokumenty wysyła się za pomocą poczty elektronicznej, oferta handlowa z mało atrakcyjnym tytułem może przepaść w gąszczu innych maili. Warto również zastanowić się nad adresatem wiadomości i skierować ofertę do właściwej osoby w firmie. Bardzo często sprzedawcy popełniają błąd, przesyłając ofertę na adres ogólny, nie wiedząc, czy osoba, która obsługuje skrzynkę, będzie zainteresowana przeczytaniem propozycji i przekazaniem jej do decyzyjnych osób. O wiele skuteczniejsze jest wysłanie wiadomości do pracownika bezpośrednio odpowiedzialnego za wybranie najbardziej konkurencyjnego oferenta.

Research kluczem do owocnej współpracy

Trzeba również przemyśleć profil firmy, do której wysyła się ofertę. Powinien on być jak najbardziej zbliżony do specyfiki produktów lub usług oferowanych przez wysyłającego. Zwiększa to szanse na nawiązanie korzystnej współpracy dla każdej ze stron.

Istota wielkości

W niektórych firmach panuje przekonanie, że dobrze przygotowana oferta handlowa powinna być dokumentem pokaźnych rozmiarów. Nic bardziej mylnego. Dokument ten powinien zawierać prawdziwe i konkretne informacje, przede wszystkim spis istotnych cech oraz wartości, które dostarcza produkt lub usługa. Nie ma zatem sensu zarzucać potencjalnego nabywcę długimi opisami, które zawierają niepotrzebne informacje. Tym, czego oczekują klienci, jest przede wszystkim rzetelność i dotrzymywanie obietnic. Ta część powinna zatem zawierać nie więcej niż dwa akapity, po przeczytaniu których potencjalny klient musi wiedzieć, czym zajmuje się firma i co produkuje.

Język korzyści

Podczas pisania oferty, trzeba skupić się na korzyściach, jakie odniesie klient po jej zaakceptowaniu. Warto pamiętać, że powinno być w niej tylko kilka najważniejszych zalet. W przypadku, kiedy oferowane towary są drogie, wypunktowanie ich cech szczególnych zostanie potraktowane jako uzasadnienie wysokiej ceny. W tej części dobrze jest zawrzeć informacje odnośnie do tego, gdzie produkty można kupić i z kim się w tym celu kontaktować, a także wspomnieć, że cena  podlega negocjacji (jeśli taka opcja faktycznie istnieje).

Oferta sprzedaży - podsumowanie

Tylko dobra oferta sprzedaży może być źródłem wielu intratnych kontraktów. Przydatnym narzędziem dla osób, które chcą opanować sztukę tworzenia skutecznych dokumentów sprzedażowych, są ich wzory. Na tej podstawie można w szybki sposób nauczyć się, które elementy należy zawrzeć i jak je prawidłowo osadzić. Warto jednak dodać, że najlepsze oferty handlowe są pisane z myślą o konkretnym kliencie, w pełni spersonalizowane pod jego wymagania, a uwzględniane są przy tym najlepsze dla niego produkty i rozwiązania.