Termin wypłaty wynagrodzenia to kluczowy element umowy, gwarantujący pracownikowi stabilność finansową. Standardowo pensja jest wypłacana do 10. dnia kolejnego miesiąca, jednak z przyczyn osobistych może pojawić się potrzeba jego modyfikacji. Czy w związku z tym możliwa jest zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia na wniosek pracownika i jak do tej kwestii podchodzą przepisy prawa pracy oraz pracodawcy?
Kodeksowe ramy terminu wypłaty wynagrodzenia
Podstawowe zasady dotyczące terminów wypłaty pensji reguluje art. 85 kp. Ustawodawca wprowadził w nim fundamentalną zasadę ochronną, stanowiącą, że wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Jest to gwarancja dla pracownika, zapewniająca mu regularność i przewidywalność wpływów. Przepis ten precyzuje również, że wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, czyli po świadczeniu pracy, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości. Kluczowe jest tu jednak określenie terminu granicznego – wypłata nie może nastąpić później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Oznacza to, że pracodawca ma swobodę w ustaleniu daty wypłaty w przedziale od 1. do 10. dnia kolejnego miesiąca (np. 1., 5., 8. czy 10. dnia). Przepisy te mają charakter warunkowo nakazowy, co oznacza, że choć pracodawca może ustalić termin korzystniejszy dla pracownika (np. wypłatę „z góry” lub w ostatnim dniu roboczym danego miesiąca), nie może w żaden sposób ustalić terminu późniejszego niż 10. dzień następnego miesiąca. Kp reguluje także sytuację, gdy ustalony dzień wypłaty przypada na dzień wolny od pracy – wówczas pracodawca jest zobligowany wypłacić wynagrodzenie w dniu poprzedzającym ten dzień wolny.
Choć kp zakreśla graniczne ramy czasowe, nie wskazuje on konkretnego dnia, który ma obowiązywać w danym zakładzie. Obowiązek ten spoczywa na pracodawcy, który musi precyzyjnie określić termin wypłaty w wewnętrznych źródłach prawa pracy. Zgodnie z art. 104¹ § 1 pkt 5 kp u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników (lub mniej, jeśli wniosek złoży zakładowa organizacja związkowa), termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia obowiązkowo określa regulamin pracy. Jest to podstawowy dokument porządkowy w firmie. Jeśli pracodawca nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy, informacja o terminie wypłaty musi obligatoryjnie znaleźć się w pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia, przekazywanej pracownikowi na podstawie art. 29 § 3 kp. Termin ten może być również elementem układu zbiorowego pracy, jeśli taki w firmie funkcjonuje. W praktyce zdarza się, że data wypłaty jest wprost wpisywana do umowy o pracę. Chociaż nie jest to kluczowy element umowy, to jeśli już się tam znajdzie, jego zmiana będzie wymagała bardziej sformalizowanego trybu niż modyfikacja regulaminu.
Uprawnienia pracodawcy w ustalaniu i zmianie terminu wypłaty
W ramach wyznaczonych przez art. 85 kp pracodawca dysponuje znaczną swobodą w kształtowaniu polityki płacowej w zakresie terminów. Jest to element jego uprawnień kierowniczych, pozwalający na dostosowanie cyklu płacowego do specyfiki działalności, procesów księgowych i płynności finansowej przedsiębiorstwa. Pracodawca może zatem zdecydować, że wynagrodzenia będą wypłacane 1., 5. czy 10. dnia miesiąca. Co więcej, prawo dopuszcza różnicowanie terminów wypłat dla poszczególnych grup pracowników lub jednostek organizacyjnych pod warunkiem, że takie zróżnicowanie jest obiektywnie uzasadnione. W praktyce często spotyka się sytuację, gdzie pracownicy administracyjno-biurowi otrzymują pensję (wynagrodzenie stałe) wcześniej, np. 1. dnia roboczego, podczas gdy pracownicy produkcyjni, których pensja zależy od liczby godzin i zmiennych dodatków, otrzymują ją później, np. 10. dnia, po zamknięciu list obecności i naliczeniu wszystkich składników.
Pracodawca nie tylko ustala pierwotny termin wypłaty, ale ma również prawo do jego jednostronnej zmiany w przyszłości, o ile mieści się ona we wskazanych ramach kodeksowych. Jeśli termin określony jest w regulaminie pracy, jego modyfikacja następuje poprzez zmianę tegoż regulaminu. Zgodnie z art. 104³ § 1 kp zmiana wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Co niezwykle istotne z perspektywy przedsiębiorcy, taka modyfikacja, mająca charakter organizacyjno-porządkowy, nie jest uznawana za zmianę warunków pracy i płacy. Stanowisko to wielokrotnie potwierdzał Główny Inspektorat Pracy (np. w stanowisku GPP-471-4560-26/09/PE/RP), wskazując, że przesunięcie terminu wypłaty (np. z 5. na 10. dzień miesiąca) nie wymaga ani wypowiedzenia warunków pracy i płacy (tzw. wypowiedzenia zmieniającego), ani zawierania z każdym pracownikiem indywidualnego porozumienia zmieniającego (aneksu do umowy). Jest to jednostronna decyzja pracodawcy, komunikowana załodze we wskazanym trybie.
Zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia z inicjatywy pracownika a decyzja pracodawcy
Analizując przepisy kp, dochodzimy do kluczowej konkluzji – polskie prawo pracy nie przewiduje żadnej formalnej ścieżki, która dawałaby pracownikowi uprawnienie do żądania zmiany terminu wypłaty wynagrodzenia. Pracownik nie dysponuje roszczeniem prawnym w tym zakresie. Sytuacja ta różni się fundamentalnie od innych uprawnień pracowniczych, wprowadzonych np. nowelizacją z 2023 roku. Mowa tu chociażby o art. 29³ kp, który daje pracownikowi zatrudnionemu co najmniej 6 miesięcy prawo do wystąpienia z wnioskiem o zmianę rodzaju umowy na umowę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki zatrudnienia. W tamtym przypadku pracodawca ma obowiązek wniosek rozpatrzyć i udzielić pisemnej odpowiedzi z uzasadnieniem. W odniesieniu do terminu wypłaty pensji ustawodawca nie przewidział analogicznego mechanizmu.
Charakter prawny terminu wypłaty wynagrodzenia jest w doktrynie prawa pracy klasyfikowany jako norma o charakterze organizacyjno-porządkowym. Należy ją odróżnić od istotnych warunków pracy i płacy, takich jak sama wysokość wynagrodzenia, rodzaj pracy czy wymiar czasu pracy, które stanowią trzon umowy (art. 29 § 1 kp). Wysokość pensji jest chroniona w sposób szczególny i jej obniżenie wymaga zgody pracownika lub wypowiedzenia zmieniającego. Natomiast termin, w którym pensja jest przelewana na konto, traktowany jest jako kwestia techniczna, ustalana jednostronnie przez pracodawcę w ramach jego prerogatyw kierowniczych i organizacyjnych.
Nie oznacza to jednak, że pracownik nie może w ogóle podjąć inicjatywy w tej sprawie. Na mocy ogólnej zasady swobody umów, wywodzonej z Kodeksu cywilnego (art. 353¹ kc, stosowany w prawie pracy przez art. 300 kp) pracownik ma pełne prawo złożyć do pracodawcy propozycję (wniosek) zmiany dowolnego warunku, w tym terminu wypłaty. Taki wniosek jest jednak wyłącznie ofertą zawarcia porozumienia, a pracodawca dysponuje pełną swobodą decyzyjną w kwestii jego przyjęcia lub odrzucenia. Przedsiębiorca nie jest zobowiązany do uwzględnienia takiego wniosku, a ewentualna odmowa nie musi być w żaden sposób uzasadniana i nie rodzi po stronie pracownika żadnych roszczeń. Decyzja pracodawcy będzie w tym wypadku podyktowana wyłącznie względami biznesowymi, organizacyjnymi i finansowymi.
Tryby formalizacji zmiany na wniosek pracownika
Załóżmy jednak scenariusz pozytywny dla pracownika, w którym pracodawca, po analizie wniosku, decyduje się przychylić do jego prośby. W jaki sposób taka zmiana powinna zostać sformalizowana? Tryb postępowania zależy od tego, gdzie pierwotnie określono termin wypłaty. Jeżeli data ta była elementem indywidualnej umowy o pracę, jedyną skuteczną drogą jest zawarcie pisemnego porozumienia zmieniającego, potocznie zwanego aneksem do umowy. Jest to czynność dwustronna, wymagająca zgodnego oświadczenia woli obu stron stosunku pracy. Aneks taki powinien precyzyjnie określać nowy termin wypłaty oraz datę, od której nowa zasada zaczyna obowiązywać.
Jeżeli natomiast termin wypłaty wynikał, co jest częstszą praktyką, z regulaminu pracy lub informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 kp), sytuacja jest odmienna. Pracodawca nie może zmienić regulaminu pracy tylko dla jednego pracownika. W takim przypadku zgoda na indywidualną zmianę terminu wypłaty również powinna przyjąć formę pisemnego porozumienia (aneksu), które będzie stanowiło wyjątek w stosunku do ogólnych zasad panujących w firmie. Dodatkowo, jeśli termin był w informacji o warunkach zatrudnienia, pracodawca powinien zaktualizować tę informację. Zgodnie z art. 29 § 3² kp jest on zobowiązany poinformować pracownika na piśmie o zmianie warunków zatrudnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. W praktyce najbezpieczniejszym i najbardziej przejrzystym rozwiązaniem jest zawsze sporządzenie dwustronnego aneksu do umowy, który jednoznacznie potwierdza wolę obu stron.
Praktyczne przeszkody i ryzyka – perspektywa przedsiębiorcy
Przedsiębiorca rozpatrujący wniosek pracownika o indywidualną zmianę terminu wypłaty musi wziąć pod uwagę szereg czynników organizacyjnych, finansowych i administracyjnych, które w zdecydowanej większości przemawiają za odrzuceniem takiej prośby. Przede wszystkim nowoczesne systemy kadrowo-płacowe są projektowane z myślą o procesowaniu listy płac w jednym, konkretnym cyklu. Wprowadzenie wyjątku dla jednej osoby generuje konieczność ręcznej obsługi, dodatkowej konfiguracji systemu lub wręcz prowadzenia odrębnego procesu naliczania i przelewów. To nie tylko podnosi koszty administracyjne, ale także zwielokrotnia ryzyko popełnienia błędu.
Kolejnym argumentem jest chęć utrzymania spójności organizacyjnej i równego traktowania. Prowadzenie jednolitej polityki płacowej jest transparentne i zapobiega powstawaniu nieporozumień czy poczucia niesprawiedliwości wśród załogi. Zgoda na jeden wyjątek może otworzyć furtkę dla kolejnych wniosków, prowadząc do chaosu organizacyjnego. Nie bez znaczenia jest także aspekt płynności finansowej – pracodawca planuje swoje przepływy pieniężne (cash flow) tak, aby zgromadzić odpowiednie środki na jeden, konkretny dzień w miesiącu. Wprowadzenie dodatkowego terminu wypłaty, zwłaszcza jeśli miałby on nastąpić wcześniej (np. 30. dnia bieżącego miesiąca, zamiast 10. następnego), stanowiłoby dodatkowe obciążenie dla budżetu firmy, która musiałaby finansować pensję pracownika, zanim sama otrzyma płatności od kontrahentów za dany miesiąc.
Przykład 1.
Pracownik otrzymuje pensję 10. dnia miesiąca (za miesiąc poprzedni) i wnioskuje o zmianę tego terminu na 30. dzień miesiąca, począwszy od listopada 2025 roku. Ponieważ w zakładzie pracy jest zatrudnionych tylko kilku pracowników, pracodawca wyraża zgodę na taką zmianę. Co to oznacza dla pracownika? Otrzyma on dwie wpłaty w jednym miesiącu, tj. za październik wypłaconą 10 listopada oraz za listopad wypłaconą 30 listopada. W praktyce wynagrodzenie za listopad wypłacone na koniec miesiąca będzie niższe, ponieważ podczas obliczania drugiej wypłaty nie zostaną zastosowane koszty uzyskania przychodu oraz kwota zmniejszająca podatek. W konsekwencji podatek od drugiej wypłaty będzie wyższy, a to oznacza niższe wynagrodzenie netto.
Przykład 2.
Dział logistyki w pewnej firmie złożył wniosek o zmianę terminu wypłaty dla wszystkich pracowników działu z 30. dnia miesiąca na 10. dzień kolejnego miesiąca. Pracodawca po konsultacjach z przedstawicielami pracowników i konsultacjach z działem płac wyraził zgodę na taką zmianę, która weszła w życie 1 grudnia 2025 roku. Dla pracowników oznacza to, że wynagrodzenie za listopad było wypłacone 30 listopada, natomiast wynagrodzenie za grudzień będzie wypłacone dopiero 10 stycznia, czyli już w nowym roku podatkowym. Ta sytuacja będzie miała odzwierciedlenie w zeznaniu rocznym pracowników.
Orzecznictwo i stanowiska organów – koncentracja na terminowości
Analizując dostępne źródła, zarówno stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy, jak i orzecznictwo sądowe, można zauważyć wyraźną tendencję. Organy te nie zajmują się co do zasady oceną prawa pracownika do wnioskowania o zmianę terminu wypłaty, ponieważ, jak wskazano, takie prawo nie istnieje. Państwowa Inspekcja Pracy w swoich wyjaśnieniach skupia się na potwierdzeniu kompetencji pracodawcy do jednostronnej zmiany regulaminu pracy w tym zakresie, traktując to jako czynność organizacyjną.
Orzecznictwo sądów pracy, w tym Sądu Najwyższego (np. w wyroku I PKN 191/99 lub I PK 197/14), koncentruje się niemal wyłącznie na negatywnych skutkach nieterminowego wypłacania wynagrodzenia. Sądy wielokrotnie podkreślały, że terminowa wypłata pensji jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy (art. 94 pkt 5 kp), a jej naruszenie, nawet jeśli opóźnienie jest niewielkie, może stanowić podstawę do rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy (art. 55 § 1¹ kp). Żadne ze znanych orzeczeń nie dotyczy jednak sytuacji, w której pracownik domagałby się przed sądem zmiany ustalonego w zakładzie terminu wypłaty. Potwierdza to tezę, że jest to sfera pozostawiona w gestii pracodawcy, a jedynym obowiązkiem prawnym firmy jest przestrzeganie raz ustalonego terminu, niezależnie, czy jest to 1., 5., czy 10. dzień miesiąca.
Zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia - Podsumowanie
Odpowiadając wprost na postawione pytanie: tak, pracownik może złożyć wniosek o zmianę terminu wypłaty wynagrodzenia, jednak nie ma żadnego prawnego roszczenia do jego uwzględnienia. Decyzja w tej sprawie należy wyłącznie do pracodawcy i jest podyktowana jego suwerenną oceną możliwości organizacyjnych, administracyjnych i finansowych. Polski kp nie przewiduje dla pracownika uprawnienia do samodzielnego inicjowania takich zmian w sposób wiążący dla pracodawcy.
