W dynamicznym środowisku gospodarczym, gdzie przedsiębiorstwa nieustannie dążą do optymalizacji procesów finansowych, zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia staje się zjawiskiem coraz częściej podejmowanym przez pracodawców. Decyzje te mogą wynikać z wielu przyczyn – od optymalizacji przepływów pieniężnych, poprzez zmiany w regulacjach wewnętrznych, aż po dostosowanie się do nowych technologii płatniczych. Jednak poza wymiarem czysto organizacyjnym zmiana daty wypłaty wynagrodzenia ma istotne konsekwencje także dla ustalania podstawy wynagrodzenia chorobowego, czyli świadczenia, które przysługuje pracownikowi w razie niezdolności do pracy spowodowanej chorobą.
Podstawa zasiłku chorobowego – zasady ogólne
Obecnie, zgodnie z interpretacją przepisów oraz najnowszymi publikacjami eksperckimi, podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego jest ustalana na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, jakie pracownik otrzymał za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 36 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Ważnym aspektem jest to, że do podstawy tej wlicza się wynagrodzenie należne za pełne miesiące kalendarzowe, a niekoniecznie to, co zostało faktycznie wypłacone w danym okresie. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli wynagrodzenie zostanie wypłacone z opóźnieniem, na przykład z powodu zmiany terminu wypłaty – co może skutkować tym, że część wynagrodzenia zostanie przelana w kolejnym miesiącu – to przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia chorobowego bierze się pod uwagę całkowitą kwotę wynagrodzenia należnego za dany miesiąc. Takie stanowisko utrzymują m.in. eksperci, którzy podkreślają, że „wynagrodzenie należy rozpatrywać jako przychód za dany miesiąc, niezależnie od terminu faktycznej wypłaty”.
Kwestia ta nabiera szczególnego znaczenia w kontekście rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, który przyjmuje za podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym wystąpiła niezdolność do pracy. W myśl ustawy zasiłkowej wynagrodzenie, od którego oblicza się świadczenie, obejmuje wszystkie składniki stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe. Zatem niezależnie od tego, czy pracodawca wypłaci wynagrodzenie w terminie, czy też zmieni datę wypłaty na przykład na 10. dzień kolejnego miesiąca, podstawą do obliczeń pozostaje kwota należna za dany miesiąc. Taki stan rzeczy znajduje potwierdzenie w najnowszych interpretacjach oraz opracowaniach branżowych, gdzie eksperci podkreślają, że „zmiana daty wypłaty wynagrodzenia nie wpływa na wysokość świadczenia chorobowego, o ile wynagrodzenie należne za dany miesiąc pozostaje niezmienione”.
Zmiana daty wypłaty – możliwe warianty
Rozważając zagadnienie zmiany daty wypłaty wynagrodzenia, należy przeanalizować dwa scenariusze:
- zmianę wynagrodzenia z 10. dnia kolejnego miesiąca na ostatni dzień miesiąca;
- zmianę wynagrodzenia z ostatniego dnia miesiąca na 10. dzień kolejnego miesiąca.
Każda z powyższych zmian będzie rodziła inne skutki składkowo podatkowe.
Zmiana daty wpłaty – czyli 13 wypłat w jednym roku
Pierwszą z przykładowych sytuacji, która może mieć miejsce w zakładzie pracy, to zmiana daty wynagrodzenia z 10. dnia kolejnego miesiąca na ostatni dzień miesiąca. Podczas takiej zmiany, w danym miesiącu pracownik otrzyma wynagrodzenie dwa razy (za dwa różne miesiące). Oznacza to tym samym, że w ciągu 12 miesięcy pracownik otrzyma 13 wypłat wynagrodzenia.
Przykład 1.
W zakładzie pracy do czerwca 2025 roku wypłacano wynagrodzenie pracowników do 10. dnia kolejnego miesiąca. Oznacza to, że wynagrodzenie za maj zostało wypłacone 10 czerwca. Od czerwca wprowadzono zmianę i wynagrodzenie wypłacane jest do 30. dnia miesiąca. Oznacza to, że w czerwcu pracownicy tego zakładu pracy otrzymali dwa przelewy wynagrodzenia:
- za maj – 10 czerwca,
- za czerwiec – 30 czerwca.
Jeśli w trakcie roku doszło do takiej sytuacji, a należy ustalić podstawę wynagrodzenia chorobowego, to należy uwzględnić wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc choroby.
[alert-info]Zmiana daty wypłaty nie zmienia okresu, który należy uwzględnić podczas ustalania podstawy świadczenia chorobowego.[alert-info]
Przykład 2.
Pracownik zatrudniony w zakładzie pracy z przykładu 1. zachorował we wrześniu 2025 roku. Ustalając podstawę wynagrodzenia chorobowego, należy uwzględnić wynagrodzenie za okres od września 2024 do sierpnia 2025 roku. Oznacza to, że do podstawy powinny zostać uwzględnione wypłaty za:
- 2024 roku: wrzesień, październik, listopad, grudzień (wypłacane do 10. dnia kolejnego miesiąca);
- 2025 roku: styczeń, luty, marzec, kwiecień, maj (wypłacane do 10. dnia kolejnego miesiąca);
- czerwiec, lipiec, sierpień 2025 roku (wypłacane do 30. dnia miesiąca).
Zgodnie z przepisami podstawę świadczenia chorobowego w tym przypadku stanowi przeciętne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc choroby.
Zmiana wypłaty – czyli 11 wypłat w jednym roku
Innym wariantem zmiany daty wynagrodzenia jest sytuacja, kiedy dotychczas wynagrodzenie było wypłacane do 30. dnia miesiąca, a w efekcie zmiany będzie wypłacane do 10. dnia kolejnego miesiąca. Z analizy takiej sytuacji wynika, że w danym roku kalendarzowym pracownik otrzyma 11 wypłat wynagrodzeń. Czy to oznacza, że do podstawy świadczeń chorobowych uwzględniana będzie zmniejszona liczba wynagrodzeń? Nie, ponieważ ustalając podstawę świadczeń chorobowych, zawsze uwzględniamy wynagrodzenia wypłacone za dany okres, bez względu na datę wypłaty.
Przykład 3.
Pracodawca zdecydował, że od kwietnia zostanie zmieniona data wypłaty wynagrodzenia na 10. dzień kolejnego miesiąca. Oznacza to, że wynagrodzenie za marzec zostało wypłacone 30 marca, natomiast wynagrodzenie za kwiecień zostało wypłacone 10 maja.
W efekcie pracownicy w kwietniu nie otrzymali żadnego przelewu z wynagrodzeniem. Nie ma to jednak wpływu na ustalanie podstawy świadczeń.
Zmiana daty wypłaty a raporty ZUS
Co ważne, zmiana daty wypłaty wpływa też na składki ZUS wykazywane w raportach miesięcznych. Jeżeli data wypłaty zostanie zmieniona z ostatniego dnia miesiąca na 10. dzień kolejnego miesiąca, to w raportach ZUS powstanie fikcyjna przerwa w opłacaniu składek. Podkreślić należy określenie „fikcyjne”, ponieważ w rzeczywistości pracownicy cały czas podlegają ubezpieczeniom ZUS. Jednak taka zmiana daty wypłaty spowoduje to, że w raportach rozliczeniowych ZUS za miesiąc, w którym pracownik nie otrzymał wynagrodzenia, będą wskazani pracownicy z zerowymi składkami. Z kolei przy zmianie w drugą stronę, kiedy pracownik otrzyma dwa przelewy w jednym miesiącu, składki będą naliczone od obu wypłat.
Zmiana terminu wypłaty a wpływ na ustalenie świadczeń chorobowych
Nawet sytuacja, w której wynagrodzenie za dany miesiąc zostaje wypłacone częściowo w miesiącu bieżącym, a częściowo – w kolejnym, nie zmienia faktu, że do ustalenia przeciętnego wynagrodzenia za okres rozliczeniowy bierze się sumę wynagrodzeń należnych za pełne kalendarzowe miesiące. W konsekwencji, jeżeli zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia powoduje, że część wynagrodzenia zostanie przekazana z opóźnieniem, podstawa wymiaru zasiłku chorobowego pozostaje oparta na wynagrodzeniu należnym, a nie na terminie faktycznej wypłaty. Takie rozwiązanie zabezpiecza pracowników, gwarantując im stałość świadczeń w sytuacji niezdolności do pracy.
W praktyce, rozliczenia dokonywane przez pracodawców oraz ZUS opierają się na ustalonych zasadach księgowych, które wyraźnie oddzielają kwestię terminu wypłaty wynagrodzenia od zasady jego naliczania do podstawy wymiaru świadczeń. W związku z tym, nawet gdy zmiana daty wynagrodzenia wpływa na cykliczność wypłat (co może skutkować na przykład sytuacją, w której w jednym miesiącu pracownik otrzyma wynagrodzenie za dwa różne okresy, a w innym – nie otrzyma wynagrodzenia wcale), ostateczna podstawa wymiaru świadczenia chorobowego jest obliczana według ustalonego wzoru, który uwzględnia pełne miesiące zatrudnienia. Jak podkreślają eksperci, „istotne jest, aby pracodawca właściwie dokumentował wszystkie wypłaty, niezależnie od dat ich przekazania, gdyż na tej podstawie dokonywane są wszelkie rozliczenia z ZUS-em”.
Aktualne podstawy prawne dotyczące ustalania wynagrodzenia chorobowego nie uległy zmianie w ostatnich latach. Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz art. 36 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, kluczowym elementem jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika, które stanowi podstawę wymiaru składek i świadczeń. Ponadto minimalna podstawa wymiaru świadczeń chorobowych wynikająca z przepisu o minimalnym wynagrodzeniu za pracę jest corocznie aktualizowana – na przykład od 1 stycznia 2025 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4666 zł brutto, co przekłada się na minimalną podstawę wynagrodzenia chorobowego w wysokości około 4026,29 zł po uwzględnieniu potrącenia składek. Takie regulacje gwarantują, że nawet w przypadku opóźnień w wypłacie wynagrodzenia, pracownik nie otrzyma świadczenia chorobowego obniżonego poniżej ustawowo określonego minimum. W efekcie zmiana daty wypłaty wynagrodzenia nie może skutkować naruszeniem zasad określonych przez ustawę, co jest kluczowe zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców.
Pomoc systemów informatycznych
W praktyce zarówno przedsiębiorstwa, jak i instytucje zajmujące się obsługą kadrowo-płacową stosują narzędzia informatyczne, które umożliwiają automatyczne przeliczanie podstawy wynagrodzenia chorobowego. Dzięki temu, nawet jeśli termin wypłaty zostanie zmieniony, system księgowy uwzględni wynagrodzenie należne za pełne miesiące pracy. Oprogramowanie kadrowo-płacowe integruje dane o wynagrodzeniach, a algorytmy obliczeniowe wyliczają przeciętne miesięczne wynagrodzenie na podstawie ustalonych okresów rozliczeniowych, niezależnie od terminu faktycznego przelewu środków na konto pracownika. Takie rozwiązania pozwalają na minimalizację błędów oraz zwiększają przejrzystość rozliczeń, co ma szczególne znaczenie w świetle licznych kontroli ze strony ZUS.
Podsumowanie
Podsumowując, zmiana daty wypłaty wynagrodzenia, choć może wpłynąć na terminy przelewów i rozliczenia cykliczne, nie powinna wpływać na ustalenie podstawy wynagrodzenia chorobowego, o ile wynagrodzenie należne za dany miesiąc pozostaje bez zmian. Zarówno przepisy prawa pracy, jak i ubezpieczeniowego jasno określają, że podstawa wymiaru świadczeń opiera się na wynagrodzeniu za pełne miesiące zatrudnienia, a nie na terminie faktycznej wypłaty. Dlatego też przy prawidłowo przeprowadzonych zmianach pracownik otrzyma należne mu świadczenie chorobowe, a przedsiębiorca będzie mógł zachować pełną zgodność z obowiązującymi przepisami. Warto, aby pracodawcy regularnie konsultowali zmiany w prawie oraz korzystali z profesjonalnych systemów kadrowo-płacowych, które automatyzują proces rozliczeń i minimalizują ryzyko błędów, co przekłada się na większe bezpieczeństwo finansowe obu stron stosunku pracy.
