Współczesny rynek pracy podlega nieustannym zmianom, a jednym z kluczowych zagadnień stających się przedmiotem zainteresowania zarówno przedsiębiorców, jak i pracowników jest przejęcie zakładu pracy. Zmiany te wynikają nie tylko ze strategii restrukturyzacyjnych firm czy fuzji i przejęć, ale również z dynamicznie zmieniającego się otoczenia prawnego. Kluczowym przepisem regulującym te kwestie jest art. 23(1) Kodeksu pracy, który określa zasady automatycznego przejęcia stosunków pracy przez nowego pracodawcę. Równocześnie bardzo ważną kwestią jest obowiązek złożenia informacji ZUS IWA, czyli dokumentu niezbędnego do ustalenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. W niniejszym artykule omówimy, jakie skutki niesie ze sobą przejęcie zakładu pracy w kontekście obowiązków wynikających z art. 23(1) kp oraz jakie są implikacje dla przedsiębiorców związane z koniecznością składania ZUS IWA. Dowiedz się więcej: przejęcie zakładu pracy a ZUS IWA!
Podstawy prawne przejęcia zakładu pracy
Przepisy kp stanowią fundament ochrony praw pracowniczych w przypadku zmiany podmiotu zatrudniającego. Art. 23(1) kp jednoznacznie precyzuje, że w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę nowy podmiot wstępuje w dotychczasowe stosunki pracy z mocy prawa. Zapis ten ma na celu zapewnienie ciągłości zatrudnienia przy jednoczesnym zachowaniu dotychczasowych praw pracowniczych. W praktyce oznacza to, że zmiana właściciela przedsiębiorstwa nie powoduje rozwiązania umów o pracę ani przerwania okresów zatrudnienia, co stanowi istotny element ochrony pracowników. Regulacja ta jest bezwzględna i nie może być modyfikowana przez porozumienia stron. Warto podkreślić, że przepisy te odnoszą się do wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, natomiast w przypadku zatrudnienia na innych podstawach – na przykład umowach cywilnoprawnych – ochrona ta nie ma zastosowania.
Podstawą do zastosowania art. 23(1) kp jest również obowiązek solidarnych zobowiązań, o których mowa w § 2 tego przepisu. Dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie za zobowiązania wynikające ze stosunków pracy, które powstały przed przejściem zakładu. Ochrona ta zapewnia pracownikom gwarancję, że w przypadku zmiany podmiotu zatrudniającego nie ucierpią oni w zakresie należnych im świadczeń, takich jak wynagrodzenie, świadczenia socjalne czy inne zobowiązania wynikające z umów o pracę.
Skutki przejęcia zakładu pracy w świetle art. 23(1) kp
Przejęcie zakładu pracy niesie ze sobą szereg konsekwencji prawnych, które wpływają zarówno na relacje między pracodawcą a pracownikami, jak i na same stosunki pracy. Nowy pracodawca wstępuje w istniejące stosunki pracy bez konieczności zawierania nowych umów czy podejmowania dodatkowych formalności związanych z rekrutacją. Pracownicy, którzy pracowali u dotychczasowego pracodawcy, pozostają zatrudnieni na tych samych warunkach, jakie obowiązywały przed przejęciem. To automatyczne przejęcie stosunków pracy jest gwarancją ciągłości zatrudnienia, co w praktyce oznacza, że okresy zatrudnienia, nabyte prawa do urlopów czy inne uprawnienia są kontynuowane bez przerwy.
W praktyce przejęcie zakładu pracy może dotyczyć całej jednostki organizacyjnej lub jedynie jej części. W ostatnich latach często obserwuje się sytuacje, w których przedsiębiorstwa decydują się na sprzedaż, fuzje lub restrukturyzacje, w których wyniku część zakładu pracy trafia do nowego podmiotu. W takich przypadkach kluczowe jest ustalenie, którzy pracownicy są bezpośrednio związani z przejmowaną częścią zakładu oraz jakie warunki zatrudnienia będą obowiązywały po przejęciu. Nowy pracodawca musi zapewnić, że zmiana podmiotu nie wpłynie na pogorszenie warunków pracy czy płacy, co jest zgodne z duchem przepisów ochronnych zawartych w art. 23(1) kp.
Istotną konsekwencją przejęcia zakładu pracy jest również możliwość rozwiązania stosunku pracy przez pracownika w trybie uproszczonym. Przepis przewiduje, że w ciągu 2 miesięcy od daty przejęcia zakładu pracy pracownik może rozwiązać umowę o pracę z 7-dniowym wyprzedzeniem, co daje mu narzędzie do ochrony swoich interesów, w szczególności w sytuacji, gdy nowe warunki zatrudnienia nie spełniają jego oczekiwań. Tryb ten wywołuje skutki analogiczne do rozwiązania umowy przez pracodawcę za wypowiedzeniem, co oznacza, że pracownik rezygnujący z pracy w tym trybie nie otrzymuje wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, ale jednocześnie nabywa prawo do świadczeń z tytułu bycia bezrobotnym.
Przejęcie zakładu pracy a ZUS IWA – wymagania i obowiązki
Równolegle z kwestiami związanymi z przejęciem zakładu pracy pojawia się problematyka składania informacji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a konkretnie ZUS IWA, czyli informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Obowiązek ten wiąże się z mechanizmem ustalania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe na nadchodzący rok składkowy. Przepisy ZUS-u dokładnie określają, jakie warunki muszą spełnić płatnicy składek, aby mieli obowiązek złożenia ZUS IWA:
opłacać składki na ubezpieczenie wypadkowe przez wszystkie miesiące w poprzednim roku i co najmniej 1 dzień w styczniu tego roku,
w poprzednim roku zgłaszać do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób w miesiącu (w tym siebie),
31 grudnia poprzedniego roku być wpisanym do rejestru REGON.
[alert-info] Jak podkreśla Zakład Ubezpieczeń Społecznych, ZUS IWA nie muszą składać podatnicy, którzy przez chociaż 1 miesiąc poprzedniego roku nie opłacali składki na ubezpieczenie wypadkowe, ponieważ żadna osoba, za którą opłacali składki, nie podlegała temu ubezpieczeniu. [/alert -info]
W kontekście przejęcia zakładu pracy należy zwrócić szczególną uwagę na ciągłość zgłoszeń ubezpieczonych. Nowy pracodawca, przejmując pracowników, staje się jednocześnie płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe. W związku z tym istotne jest, aby w trakcie przejścia nie doszło do przerwy w zgłaszaniu ubezpieczonych, co mogłoby skutkować zwolnieniem z obowiązku składania ZUS IWA. Obowiązek ten ma charakter roczny, a termin jego złożenia przypada na ostatni dzień stycznia roku następującego po roku, za który składana jest informacja. Warto podkreślić, że przekazane dane są podstawą do ustalenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, co ma bezpośredni wpływ na koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo.
Sytuacja przejęcia zakładu pracy w kontekście obowiązku złożenia ZUS IWA była wielokrotnie interpretowana w różnych interpretacjach oraz orzecznictwie sądowym. Tym samym interpretacja przepisów nie pozostawia wątpliwości.
Przejęcie zakładu pracy nie zwalnia lub nie zmienia wyżej wymienionych warunków, które decydują o obowiązku złożenia ZUS IWA.
W praktyce przejęcie zakładu pracy wiąże się z koniecznością przeprowadzenia szeregu działań administracyjnych. Nowy pracodawca musi uregulować kwestie zgłoszeń ubezpieczonych, przekazać odpowiednią dokumentację do ZUS-u oraz dokonać ewentualnych korekt, jeżeli w trakcie roku doszło do zmian w liczbie zatrudnionych osób. Kluczowe jest tutaj zachowanie ciągłości ubezpieczenia – zarówno dotychczasowego, jak i nowego – co umożliwia prawidłowe ustalenie składki na kolejny rok. W związku z tym, niezależnie od faktu przejęcia zakładu pracy, obowiązek złożenia informacji ZUS IWA pozostaje jednym z istotnych elementów formalnych, które muszą być dopełnione przez przedsiębiorców.
Analiza praktyczna i aktualność przepisów
Obowiązujące przepisy prawa pracy i regulacje dotyczące zgłaszania informacji ZUS IWA pozostają niezmienne, jednak w praktyce interpretacyjnej pojawiają się liczne wątpliwości i spory sądowe, które mają znaczenie zarówno dla przedsiębiorców, jak i pracowników. Art. 23 (1) kp, którego celem jest ochrona ciągłości zatrudnienia, znajduje swoje potwierdzenie w orzecznictwie sądowym, co potwierdza, że zmiana podmiotu zatrudniającego nie powinna wpływać negatywnie na prawa pracowników. Nowy pracodawca, wstępując w dotychczasowe stosunki pracy, nie ma możliwości dowolnej zmiany warunków zatrudnienia bez zachowania określonych terminów i procedur.
Również w zakresie składania informacji ZUS IWA przepisy pozostają aktualne. Przepisy ZUS-u precyzyjnie określają, że obowiązek składania tej informacji dotyczy przedsiębiorców, którzy przez cały rok kalendarzowy zgłaszali co najmniej 1 ubezpieczonego oraz którzy mają zgłoszonych średnio co najmniej 10 osób. Interpretacje wydawane przez ZUS potwierdzają, że brak zgłoszenia ubezpieczonych choćby przez 1 miesiąc powoduje zwolnienie z obowiązku składania ZUS IWA za dany rok składkowy. Taki stan rzeczy ma ogromne znaczenie, gdyż wpływa na sposób ustalania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, a co za tym idzie – na koszty ponoszone przez przedsiębiorstwa.
Jak poprawnie uzupełnić formularz ZUS IWA po przejęciu pracowników?
Zgodnie ze stanowiskiem ekspertów, jeżeli doszło do przejęcia pracowników od innego pracodawcy, nowy pracodawca ma obowiązek uwzględnić w formularzu ZUS IWA dane obejmujące cały rok kalendarzowy, także te z okresu sprzed przejęcia. Należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:
Liczba ubezpieczonych – w formularzu powinny zostać uwzględnione wszystkie osoby zgłaszane do ubezpieczenia wypadkowego w trakcie całego roku, zarówno przed przejęciem pracowników, jak i po nim.
Liczba osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy – należy wpisać całkowitą liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy, jakie miały miejsce w danym roku kalendarzowym, bez względu na to, czy doszło do nich przed przejęciem pracowników, czy po tym zdarzeniu.
Liczba pracowników pracujących w warunkach zagrożenia – formularz powinien zawierać dane o wszystkich osobach zatrudnionych w warunkach narażających na przekroczenie dopuszczalnych norm stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia, niezależnie od tego, czy pracowali oni przed, czy po przejęciu.
Niezwykle istotne jest, aby dane dotyczące całego roku kalendarzowego były kompletne, obejmując zarówno okres przed, jak i po przejęciu pracowników.
Stanowisko ZUS-u
Zgodnie ze stanowiskiem ZUS-u w deklaracji ZUS IWA należy uwzględnić tylko wypadki, które miały miejsce w zakładzie pracy, za który składana jest deklaracja. Podobnie jest z liczbą osób pracujących w warunkach uciążliwych. Zdaniem zakładu informacje zawarte w ZUS IWA mają jak najbardziej odzwierciedlić warunki pracy panujące w danym zakładzie pracy. Podawanie danych dotyczących zdarzeń, które miały miejsce u poprzedniego płatnika, nie mają przełożenia na warunki pracy panujące w innym miejscu pracy.
[alert-info] Stanowiska ekspertów-praktyków nie zawsze są zgodne ze stanowiskiem ZUS-u. Warto do każdego przypadku podejść indywidualnie i rozpatrywać go z uwzględnieniem wszystkich elementów, które mają wpływ na ustalanie stawki wypadkowej.[alert-info]
Przykład 1.
Nowo powstała spółka w konsekwencji umowy biznesowej od czerwca 2024 roku przejęła pracowników innej spółki na podstawie art. 23(1) kp. Nowa spółka nie ma obowiązku złożenia ZUS IWA za 2024 rok, ponieważ nie była płatnikiem składek przez cały rok (powstała dopiero w trakcie roku).
Przykład 2.
Zakład pracy, który od kilku lat zatrudnia 5 pracowników, w lipcu 2024 roku przejął część pracowników innego zakładu pracy. W rezultacie przyjęto 9 pracowników. W zakresie obowiązku składania ZUS IWA zakład pracy spełnia wszystkie warunki. Podczas wypełniania deklaracji należy uwzględnić liczbę zatrudnionych zarówno dotychczas zatrudnionych, jak i tych nowo przejętych.
W sytuacji przejęcia zakładu pracy kwestie formalne dotyczące zgłoszeń do ZUS-u nabierają dodatkowego znaczenia. Nowy pracodawca musi bowiem nie tylko przejąć prawa pracowników, ale również zadbać o to, aby w dokumentacji ubezpieczeniowej nie doszło do przerw, które mogłyby skutkować problemami w ustaleniu właściwej stopy składki. Z tego powodu przedsiębiorcy podejmujący działania restrukturyzacyjne lub fuzje są zmuszeni do szczegółowej analizy stanu zgłoszeń ubezpieczonych oraz do współpracy z doradcami kadrowo-płacowymi, którzy pomogą w prawidłowym przeprowadzeniu procedur administracyjnych.
Podsumowanie - przejęcie zakładu pracy a ZUS IWA
Podsumowując, przejęcie zakładu pracy i związany z nim obowiązek złożenia ZUS IWA to zagadnienia, które mimo swojej złożoności służą zapewnieniu ciągłości zatrudnienia i ochronie praw pracowników. Nowy pracodawca, przejmując pracowników, musi zadbać nie tylko o zachowanie warunków pracy, ale również o prawidłowe uregulowanie kwestii ubezpieczeniowych. Dla przedsiębiorców kluczowe jest stosowanie się do obowiązujących przepisów, a jednocześnie korzystanie z nowoczesnych narzędzi informatycznych oraz wsparcia specjalistów, aby proces ten przebiegał sprawnie i bezproblemowo. Tylko w ten sposób możliwe jest zapewnienie stabilności i bezpieczeństwa zarówno w sferze stosunków pracy, jak i w obszarze kosztów ubezpieczeniowych, co ma bezpośredni wpływ na konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku.
